Digitális szerződések, valódi kötelezettségvállalás: az FSJ és a papírmentes ügyintézés felé vezető út

Amikor három évvel ezelőtt átvettem az ügyvezető igazgatói tisztséget, a több mint 50 éve létező szövetség még gyerekcipőben járt a digitalizáció terén. Addig a szociális intézményekkel és az FSJ résztvevőivel kötött szerződéseket formanyomtatványok segítségével készítették, kinyomtatták, aláírták, lebélyegezték, borítékba tették és elküldték a postára. És postán aláírták és visszaküldték. Ha változásra volt szükség, minden kezdődött elölről. Ez kisebb számú résztvevővel még kivitelezhető volt, de minél több fiatal felnőtt végzett FSJ-t, annál lehetetlenebbé vált a vállalkozás. Nem is beszélve a hibák valószínűségéről a különböző Excel-listákban. Ez azt jelentette, hogy digitalizált megoldásokat kellett találni a 21. századra.

Az első lépés az volt, hogy kerestünk egy informatikai céget, amely képes volt digitalizálni az összes folyamatunkat. Ez azt jelentette, hogy a jelentkezéseket már nem e-mailben csatolmányként kaptuk meg (amelyek adatait aztán be kellett illeszteni az Excel-listákba), ahogyan az korábban megszokott és szükséges volt, hanem egy regisztrációs eszközön keresztül. Az adatokat ezután közvetlenül fel lehetett használni a szükséges szerződések automatikus létrehozására, amint egy FSJ-hely megerősítést nyert. Ez azt jelentette, hogy a szerződés létrehozása befejeződött, de a digitális aláírási lehetőség továbbra is hiányzott. Némi kutatás után, és mindenekelőtt egy barátom ajánlásának köszönhetően végül rábukkantam a sproofra.

A digitális átalakulás jelentőségét az FSJ számára nem lehet túlbecsülni. Egy FSJ-év mindig ősszel kezdődik. Ez azt jelenti, hogy a nyár a csúcsidőszak az elhelyezések és a szerződések tekintetében is. Minden elhelyezett személyre két szerződés szükséges az egyesületünkkel: A szociális intézménnyel és az FSJ résztvevőjével. Ezeket a szerződéseket nekünk kell aláírnunk, és természetesen a másik félnek is. sproof ideális megoldást kínált és kínál számunkra! Ebben az évben körülbelül 700 FSJ-kihelyezésre számítunk, és ezért körülbelül 1400 szerződést kell aláírni.

Fontos volt számunkra, hogy olyan megoldást találjunk, amely praktikus és megfizethető. Az adatvédelemnek teljesülnie kellett. Az aláírás feldolgozására használt eszköznek hozzáértőnek, megbízhatónak, professzionálisnak kellett lennie, és mindenekelőtt "meg kellett hallgatnia", hogy mire van szükségünk. Mindezt a sproof segítségével találtuk meg.

A szociális intézményekkel és az FSJ résztvevőivel kötött FSJ-megállapodások aláírásához, valamint a finanszírozó szervekkel kötött szerződésekhez, szolgáltatási szerződésekhez stb. Egyszerűen minden olyan dokumentumhoz, amelyhez hivatalosan érvényes aláírás szükséges. A sproof tehát nemcsak az FSJ-feladatokkal kapcsolatos szerződésekkel kapcsolatban segít nekünk, hanem az egyesület elnöke és ügyvezetője által aláírandó dokumentumokkal kapcsolatban is, mivel nem látjuk egymást olyan gyakran - ami megnehezíti a kézzel történő aláírást -, hanem főként e-mailben és telefonon tartjuk a kapcsolatot.

Amióta van sproofunk, amely lehetővé teszi az aláírást az ID-Austria segítségével, nincs szükség többé találkozókra, amelyek korábban főként arról szóltak, hogy egy fontos dokumentumot aláírjanak. A papírmentes megoldást is ünnepeljük. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy értékes erőforrásokat takarítsunk meg. Ma már szinte semmit sem nyomtatunk.

Az informatikai cég, amely a digitalizálást végezte számunkra, és a sproof közvetlenül gondoskodott erről. Szakembertől szakemberig, hogy úgy mondjam. Ez ideális volt számunkra, mint ügyfél számára.

Természetesen rendkívül magasak az elvárásaink. Az adatvédelem és a biztonság kérdése volt az egyik első kérdés, amit feltettünk, amikor rátaláltunk a sproofra.

A sproof minden munkatársa hihetetlenül kompetens, barátságos, professzionális és mindig arra törekszik, hogy a legjobb megoldást találja meg számunkra. Ott vannak és elérhetőek a kérdések és problémák esetén, és mindent megtesznek azért, hogy mi, mint ügyfél, azt az eredményt kapjuk, amire szükségünk van és amit szeretnénk. sproof a legjobb dolog, ami történhetett velünk, a nagyszerű informatikai cég mellett, amellyel a digitalizációt megközelítettük.

Igen, különösen akkor, amikor digitálisan íratom alá a dokumentumokat az elnök asszonyunkkal, az aláírás munkafolyamatát használjuk. De az önkéntes pozíciókkal és az FSJ résztvevőivel kötött szerződéseknél is. Azzal, hogy a postai úton küldött szerződések kézi aláírásáról áttértünk az e-mailben történő digitális aláírásra, a több mint 700 szociális intézményben is biztosítottuk a digitalizálást, mivel a szociális intézmények vezetőségének ezután szintén a digitális aláírással kellett foglalkoznia.

Már a harmadik évnél tartunk, és mindenhol csodálatosan működik. a sproofot megbízható és nem bonyolult partnernek tekintik. A digitális rajz egyébként soha nem jelentett kihívást az FSJ résztvevői számára. A fiatal felnőttek pillanatok alatt megcsinálták a mobiltelefonjukkal, mintha soha nem csinálták volna másképp. Ez is a sproof egyszerű és érthető használhatóságáról szól. Ezúton szeretnénk egy nagy KÖSZÖNETET mondani a nagyszerű együttműködésért!!!