Itt az idő! Itt az ideje, hogy az üzleti folyamatokat átalakítsuk a hatékonyabb és ugyanakkor biztonságosabb munkavégzés érdekében. A jobb digitális munkafolyamatok segítenek az üzleti világban. Egyre több olyan platform és megoldás létezik, amelyek az abszolút szabványos folyamatoktól a hiánypótló, speciális alkalmazásokig mindenben segíthetnek. Az egyik ilyen standard folyamat, amely a digitális megoldásoknak köszönhetően jelentősen javítható, az aláírások gyűjtése.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogy mi is az a digitális "aláírás-munkafolyamat", és hogyan segítheti Önt magát, a vállalatát vagy a hálózatát, ha az értelmes digitalizálásra támaszkodik.
Analóg kontra digitális. Hogyan lehet aláírásokat szerezni.
Természetesen létezik a "régimódi" változat is: Papírra írt tollal történő aláírás. Ez sem kerül sokba - különösen, ha Ön az aláíró személy -, és néha "díszesebbnek", sőt, formálisabbnak tűnik. Különösen, ha valódi találkozóval kombinálják. A kézzel írt aláírás egyébként is jogilag érvényes.
Második pillantásra kiderül a "patkányfarok": egy nagyon bonyolult, fáradságos és erőforrás-igényes folyamat (nyomtatás, szkennelés, frankírozás, postázás, várakozás a visszaküldésre stb.) Ez azt is jelenti: médiaszünetek, amelyek felhígítják a bizonyító értéketés végül, de nem utolsósorban: Az aláírt és visszaküldött szerződés beszerzése vagy várakozása nagyon időigényes.
Az alternatíva a digitális vagy elektronikus aláírás: Technikailag ez egy aszimmetrikus titkosítási algoritmusokon alapuló kriptográfiai módszer. Ez lehetővé teszi a dokumentum hitelességének és az aláíró személyazonosságának ellenőrzését. További információk. Ami a háttérben technikailag összetett és rendkívül biztonságos, azt az előtérben egy könnyen kezelhető felhasználói felület rejti el. Végeredményben a jogilag érvényes digitális aláírás olyan egyszerű, mint egy online banki átutalás.
A különbség a jogilag érvényes elektronikus aláírás és az értéktelen felirat között.
Az üzleti világban ugyanis még nem terjedt el széles körben, hogy a digitális aláírások kibocsátása és megszerzése szigorú irányelveknek kell, hogy megfeleljen. Ennek oka, hogy az eIDAS-rendeletben pontosan szabályozott legmagasabb szintű biztonságot számtalan webes eszköz nem nyújtja.
A képi aláírások komoly problémát jelentenek. A saját aláírás digitális képe nem érvényes digitális aláírás, és nem felel meg semmilyen szabványnak. Nincs mód az aláíró személyazonosságának ellenőrzésére vagy a dokumentum integritásának biztosítására (a dokumentumot nem manipulálták). A képi aláírás könnyen manipulálható.
Más a helyzet a fejlett vagy minősített elektronikus aláírással. Ez a két elektronikus aláírási szabvány nagyon nagy biztonságot garantál az aláírási folyamatban részt vevő valamennyi fél számára. Sok, különösen európai gyártó erre a két szabványra összpontosít. További információ
De hogyan lehet kideríteni vagy ellenőrizni, hogy egy kapott digitális aláírás melyik szabványnak felel meg, vagy hogy az aláírást egyáltalán manipulálták-e?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Alapvetően a digitális aláírásnak különböző módjai vannak: egyszerű, fejlett és minősített. Annak ellenére, hogy a digitális aláírások felületesen azonos megjelenésűek a végleges dokumentumon, az adott típusú digitális aláírás státusza és kötelező jellege eltérő".
QES, AES, SES: E-aláírás-szabványok áttekintése
A digitális aláírásoknak különböző típusai léteznek, és a felhasználási esettől és követelményektől függően kell kiválasztani egy adott aláírási szabványt. Az EU-ban ennek jogalapja az eIDAS-rendelet, amely meghatározza az egyes formákra vonatkozó követelményeket. Ebben a cikkben a három legfontosabb aláírási szabványt és azok különböző tulajdonságait ismertetjük.Egy egyszerű elektronikus aláírás vagy képaláírás esetében nem lehet semmilyen manipulációt kimutatni. Röviden, csak olyan aláírás minősíthető jogszerűnek, amelyet egy nyilvánosan jóváhagyott ellenőrző szolgáltatás ellenőrizni tud. Az olyan platformok, mint a sproof sign, mind a legmagasabb színvonalú aláírások létrehozására, mind pedig bármely dokumentum integrált ellenőrzésére specializálódtak.
Egy egyszerű elektronikus aláírás vagy képaláírás esetében nem lehet semmilyen manipulációt kimutatni. Röviden, csak olyan aláírás minősíthető jogszerűnek, amelyet egy nyilvánosan jóváhagyott ellenőrző szolgáltatás ellenőrizni tud. Az olyan platformok, mint a sproof sign, mindkettőre specializálódtak: a legmagasabb színvonalú aláírások létrehozására és bármely dokumentum integrált ellenőrzésére.
A munkafolyamatok ereje: Külső digitális aláírások beszerzése mindössze 5 lépésben
1) Üzleti kapcsolatok hozzáadásaTermészetesen! Ha egy dokumentumot szeretnék aláírásra kiadni, az első lépés a kapcsolattartói adatok ismerete. A legtöbb esetben az aláírási kéréseket a levelezési címen keresztül kezeljük, mivel a levelezési cím már jó alapot nyújt a másik fél hitelesítésére. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) esetében a személyazonosság igazolása közvetlenül a személyes levelezési címhez kapcsolódik. Ennek megfelelően a másik fél ugyanazzal a levelezési címmel állít ki digitális aláírást, amelyet az aláírási kérelemhez használt.
Az elektronikus aláírási platform egyik előnye, már az aláíráskérés kezdetétől fogva, a kapcsolattartási adatok egyszerű kezelése. Rendszerint a gyakran használt kapcsolatok automatikusan javasoltak a gyűjtési folyamatok során, és minden kapcsolatadat automatikusan bekerül egy egyszerűsített kapcsolattartási rendszerbe, ahol megtekinthető és szerkeszthető.
3) Aláírási sorrendek és szerepek meghatározása. Számos olyan felhasználási eset van, amikor el akarja kerülni, hogy több kapcsolattartó egyszerre kapjon egy dokumentumot aláírásra. Ilyen felhasználási eset lehet, hogy a vezetőségnek két másik részleg képviselői után kell aláírnia, és végül a titkárnő kapja meg a dokumentumot megtekintésre vagy végleges letöltésre.
4) Aláírási pozíciók meghatározása. Minden aláírási platform egyik legfontosabb funkciója az "aláírás helyőrzőinek meghatározása". Ezáltal pontosan meghatározhatja, hogy melyik oldalon, kinek, hol kell aláírnia. A sproof sign segítségével az aláírási lap mérete is beállítható.
5) Határidő beállítása az aláírásra és emlékeztetők küldése. A munkafolyamat utolsó lépéseként a legtöbb átfogó, minden egyben aláírási megoldás lehetővé teszi, hogy határidőt állítson be, írjon egy barátságos (konkrétra szabott) meghívó szöveget, és ami a legfontosabb, automatikusan emlékeztesse a címzetteket erre a határidőre. Így jelentősen megnő az ellenjegyzett dokumentum időben történő kézhezvételének sikerességi aránya. Arról nem is beszélve, hogy ez a munkafolyamat amúgy is jelentősen minimalizálja a "döntésig eltelt időt".
6) (Választható:) A kapott aláírások ellenőrzése közvetlenül a sproof sign-ban. Mint már említettük, fontos, hogy megértést teremtsünk arról, hogy a minősített és fejlett elektronikus aláírás garantálja a legmagasabb szintű biztonságot, mivel érvényessége nagyon könnyen érvényesíthető. A közvetlenül integrált ellenőrzési mechanizmus -mint a sproof sign-ban elérhető- lehetővé teszi a fontos jóváhagyási folyamatok teljes nyomon követhetőségét és biztonságát.
A digitális aláírás a meghívó személy szempontjából
A meghívó személy számára alapvető fontosságú, hogy minden aláírás időben visszakerüljön. Az aláírási platformra való alacsony küszöbű belépés kulcsfontosságú. sproof sign optimalizálta ezt a folyamatot:
- A leírás szerint a meghívó személy postai úton küldi ki a dokumentumot aláírásra.
- A meghívott személy megkapja a levelet, rákattint a linkre, és közvetlenül, regisztráció nélkül (!) aláírhatja a dokumentumot.
- Ha minősített aláírásra van szükség, és a meghívott személy még nem rendelkezik meglévő QES azonosítóval (a minősített aláírás lehetősége), akkor a meghívott személyt a regisztrációt követően közvetlenül végigvezetik az azonosítási folyamaton.
- A meghívott személynek soha (!) semmilyen költsége nincs.
- Ha valaki már sproof sign felhasználó, természetesen iktathatja a dokumentumot, vagy ha kívánja, továbbíthatja azt további aláírás céljából, felteheti a veremre, delegálhatja az aláírási kérelmeket stb.
Szeretné elkezdeni? Regisztráljon most ingyenesen és kapja meg az első aláírását
Ezt csak a sproof sign-nál találja meg. Mindent megtettünk annak érdekében, hogy felhasználóinknak a lehető legkönnyebben indulhassanak el a digitális aláírások világában. Egy ingyenes privát fiókkal azonnal használhatja a platformot, és saját maga készítheti el első digitális aláírásait, vagy szerezheti be azokat akadálymentesen egész Európában.
További blogbejegyzések
Mi az a digitális aláírás?Mi a minősített elektronikus aláírás Európában (Update 2024)Hogyan írja alá szerződéseit digitálisan és garantáltan jogilag érvényes módon?eIDAS 2.0 - A digitális személyazonosság és aláírás újratervezése Európában (2024. március)GDPR-megfelelőség: amit tudnia kell, a többi nem kötelező
