Contratti digitali, impegno reale: l'FSJ e il percorso verso un'amministrazione senza carta

Quando ho assunto la carica di Direttore generale tre anni fa, l'Associazione, che esisteva da oltre 50 anni, era ancora agli inizi in termini di digitalizzazione. Fino a quel momento, tutti i contratti con le istituzioni sociali e con i partecipanti alla FSJ venivano creati utilizzando dei moduli, stampati, firmati, affrancati, messi in una busta e inviati all'ufficio postale. Poi venivano firmati e rispediti per posta. Se era necessario un cambiamento, tutto ricominciava da capo. Questo era ancora fattibile con un numero ridotto di partecipanti, ma più giovani adulti facevano una FSJ, più l'impresa diventava impossibile. Per non parlare della probabilità di errori nei vari elenchi Excel. Ciò significava che era necessario trovare soluzioni digitalizzate per il 21° secolo.

Il primo passo è stato quello di trovare un'azienda informatica che potesse digitalizzare tutti i nostri processi. Ciò significava che non potevamo più ricevere le candidature come allegato di un'e-mail (le cui informazioni dovevano poi essere inserite negli elenchi Excel), come era solito e necessario in precedenza, ma tramite uno strumento di registrazione. I dati potevano poi essere utilizzati direttamente per creare automaticamente i contratti necessari una volta confermato un collocamento FSJ. Ciò significava che la creazione del contratto era completa, ma mancava ancora l'opzione di firma digitale. Dopo alcune ricerche e, soprattutto, grazie alla raccomandazione di un amico, mi sono finalmente imbattuta in sproof.

L'importanza della trasformazione digitale per la FSJ non può essere sopravvalutata. Un anno FSJ inizia sempre in autunno. Ciò significa che l'estate è il periodo di punta per i collocamenti e anche il periodo di punta per i contratti. Per ogni persona collocata sono necessari due contratti con la nostra associazione: Con l'istituzione sociale e con il partecipante alla FSJ. Noi dobbiamo firmare questi contratti e, ovviamente, anche la controparte. sproof ci ha offerto e continua ad offrirci la soluzione ideale! Quest'anno prevediamo circa 700 incarichi FSJ, e quindi circa 1400 contratti da firmare.

Per noi era importante trovare una soluzione pratica e conveniente. La protezione dei dati doveva essere rispettata. Lo strumento utilizzato per elaborare la firma doveva essere competente, affidabile, professionale e, soprattutto, "ascoltare" le nostre esigenze. Abbiamo trovato tutto questo con sproof.

Per le firme dei nostri accordi FSJ con le istituzioni sociali e con i partecipanti alla FSJ e anche per i contratti con gli enti finanziatori, i contratti di servizio, ecc. Semplicemente per tutti i documenti che richiedono una firma ufficialmente valida. Quindi sproof non ci aiuta solo per i contratti relativi agli incarichi FSJ, ma anche per i documenti che devono essere firmati dal presidente e dal direttore dell'associazione, poiché non ci vediamo spesso - il che rende difficile firmare a mano - ma siamo in contatto principalmente via e-mail e telefono.

Da quando abbiamo lo sproof, che ci permette di firmare tramite ID-Austria, non c'è più bisogno di riunioni, che prima servivano soprattutto per ottenere una firma per un documento importante. Stiamo anche festeggiando la soluzione senza carta. Questo ci permette di risparmiare risorse preziose. Oggi non stampiamo quasi nulla.

L'azienda informatica che ha realizzato la digitalizzazione per noi e sproof se ne è occupata direttamente. Da specialista a specialista, per così dire. Per noi clienti era l'ideale.

Naturalmente, abbiamo standard estremamente elevati. La questione della protezione e della sicurezza dei dati è stata una delle prime che ci siamo posti quando abbiamo incontrato sproof.

Tutti i dipendenti di sproof sono incredibilmente competenti, cordiali, professionali e si sforzano sempre di trovare la soluzione migliore per noi. Sono presenti e disponibili per domande e problemi e fanno tutto il possibile per garantire che noi, come clienti, otteniamo il risultato che desideriamo e di cui abbiamo bisogno. sproof è la cosa migliore che ci potesse capitare, insieme alla grande azienda IT con cui ci siamo avvicinati alla digitalizzazione.

Sì, soprattutto quando firmo digitalmente i documenti con la nostra presidentessa, il flusso di lavoro della firma viene utilizzato. Ma anche per i contratti con le posizioni di volontariato e i partecipanti alla FSJ. Passando dalle firme manuali sugli accordi inviati per posta alle firme digitali via e-mail, abbiamo garantito la digitalizzazione anche nelle oltre 700 istituzioni sociali, perché anche la direzione delle istituzioni sociali ha dovuto occuparsi della firma digitale.

Ora siamo al terzo anno di utilizzo e sta funzionando meravigliosamente ovunque. sproof è visto come un partner affidabile e senza complicazioni. Tra l'altro, il disegno digitale non è mai stato una sfida per i partecipanti alla FSJ. I giovani adulti lo hanno fatto in pochissimo tempo con i loro cellulari, come se non lo avessero mai fatto in altro modo. Anche questo è indice della facile e comprensibile usabilità di sproof. Vorremmo dire un grande GRAZIE per la grande collaborazione!!!