Teisiškai galiojantis elektroninis parašas

Vis dar esama painiavos: skirtingi, dažnai labai panašūs terminai, tokie kaip rašytinė forma, rašytinė forma, laisva forma, ranka rašyta forma, kelia painiavą tvarkant sutartis. Dėl šios priežasties žmonės, deja, vis dar dažnai griebiasi rašiklio, popieriaus ir nepatogių pašto kanalų, kai reikia ką nors pasirašyti.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kokiais naudojimo atvejais skaitmeninis parašas yra 100 % teisiškai galiojantis ir užtikrina didžiausią įrodomąją vertę bei atsekamumą. Nedidelis "spoileris": Yra tik labai nedaug išskirtinių atvejų, kai elektroninio parašo naudoti neleidžiama. Kitais atvejais skaitmeninio parašo procesas visais atvejais "pranoksta" analoginį parašą dėl techninio neklastojamumo ir didžiausios įrodomosios vertės.

Kokia yra sutarčių funkcija?

Iš esmės ji akivaizdi: pasirašydamos sutartį visos dalyvaujančios šalys sutinka su sutartyje nustatytomis sąlygomis ir įsipareigojimais. Sutarties sudarymas užtikrina, kad visos sutarties šalys įvykdys savo įsipareigojimus ir kad jų teisės ir interesai bus apsaugoti. Be to, pasirašytas dokumentas gali pasitarnauti kaip įrodymas kilus konfliktui ir padėti atsilaikyti teisme. Efektyviausias būdas pasirašyti sutartis - tai daryti skaitmeniniu būdu.

Nesvarbu, ar tai būtų analoginis, ar skaitmeninis įrenginys: Ką sutarčių formos laisvė reiškia sutartims?

Europos šalyse sutartys paprastai galioja be nustatytos formos. Tai reiškia, kad nėra jokių taisyklių, reglamentuojančių, kaip turi būti pasirašomos sutartys. Pavyzdžiui, leidžiama elektroninė, rašytinė ar net žodinė forma (žr. ABG 883 straipsnį). Galiausiai pačios sutarties šalys gali susitarti dėl konkrečios pasirašymo formos.

Nors nėra jokių teisinių reikalavimų, kaip pasirašyti sutartis, kurioms netaikomi jokie formos reikalavimai, daugeliu verslo tikslų patariama elgtis atsargiai! Būtų klaida pasirašyti svarbias sutartis, kurioms netaikomi jokie formos reikalavimai, naudojant žemą elektroninio parašo standartą. Jei sutartyse numatytos didelės derybų sumos arba didelė atsakomybės rizika, būtinai reikėtų naudoti aukštą elektroninio parašo standartą.

Kai kurios sutartys pagal įstatymą turi būti rašytinės formos.

Tam tikrų rūšių sutartims ypač svarbi vienos iš sutarties šalių apsauga, todėl įstatymas reikalauja rašytinės formos. Teisiniu požiūriu tai vadinama rašytine forma. Kad būtų įvykdyta rašytinė arba rašytinė forma, pagal įstatymą reikalaujama abiejų sutarties šalių ranka rašyto parašo. Austrijoje rašytinė forma reglamentuojama ABGB 886 straipsnyje, Vokietijoje - BGB 126 straipsnio 1 dalyje.

Štai geroji žinia, įtvirtinta įstatyme: Pagal BGB (Vokietijos Federacinė Respublika) 126a straipsnį, jeigu įstatyme nenustatyta kitaip, įstatymu nustatytą rašytinę formą galima pakeisti elektronine forma. Apskritai eIDAS reglamentas, kuris nuo 2016 m. galioja visoje Europoje, reglamentuoja e. parašo techninius ir turinio reikalavimus ir turi viršenybę prieš nacionalinius įstatymus.

Jei konkrečiai reikalaujama "rašytinės formos", pasirašant teisės aktų reikalavimus atitinkančiais dokumentais galima naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą (KEP).

Todėl svarbu suprasti, kad sąvokos "rašytinė forma" arba "rašytinė forma", kurios paprastai reiškia rašyseną ir popierių, jokiu būdu neapima skaitmeninių metodų. Skaitmeninis parašas gali būti 100 % lygiavertis "rašytiniam raštui".

"Wills & Co. Retais atvejais pakanka tik "šlapio parašo".

Sudarant sutartis ir pasirašant dokumentus ranka pasirašyti reikalaujama tik tada, kai tai aiškiai (!) nurodyta teisės nuostatoje arba šalių sutartiniame susitarime.

Be kai kurių paveldėjimo teisės dokumentų, pavyzdžiui, testamentų (kurie netgi turi būti pasirašyti ranka) ir kai kurių kitų notarinių aktų, yra keletas ryškių pavyzdžių, kai pagal įstatymą dokumentų rūšys gali būti pasirašomos tik ranka, ypač žmogiškųjų išteklių srityje.

Vienas iš pavyzdžių - darbo santykių nutraukimas pranešimu apie darbo sutarties nutraukimą arba susitarimu dėl darbo sutarties nutraukimo pagal Vokietijos civilinio kodekso (BGB) 623 straipsnį Vokietijos (!) teisėje. Šiuo atveju jokia e. parašo forma negali pakeisti rašytinės formos, nes elektroninė forma pagal BGB 623 straipsnį yra aiškiai išskirta įstatymu.

Didelė nesėkmė Vokietijos skaitmeninimo politikoje neseniai buvo prieštaringai aptarinėjama daugelyje žiniasklaidos priemonių. Nuo 1995 m. darbdaviai Vokietijoje privalėjo raštu užfiksuoti svarbiausias sutarties sąlygas ir pateikti jas darbuotojui pasirašyti pagal Vokietijos įrodymų įstatymą (NachwG): Svarbiausių darbo sąlygų registravimas (§2 NachwG). Nors ES direktyva (eIDAS reglamentas) leidžia perduoti duomenis elektroniniu būdu, Vokietijoje neleidžiama pateikti esminių sutarties sąlygų įrodymų elektronine forma. Net kvalifikuotas elektroninis parašas neatitinka Patikrinimo įstatymo reikalavimų.

Mūsų asmeninis vertinimas: Tik laiko klausimas, kada būtinos skaitmeninimo priemonės, ypač žmogiškųjų išteklių sektoriuje, turės teigiamą poveikį ir teisės aktams, o Patikrinimo įstatymas netrukus vėl bus iš dalies pakeistas.

Be to, net ir šiuo ypatingu atveju jau yra "apėjimo būdų", kad būtų galima kiek įmanoma sumažinti popieriaus ir laiko sąnaudas ir iki minimumo sumažinti žiniasklaidos trikdžius. Tai veikia, pavyzdžiui, dėl papildomų dokumentų, kurie pagal įstatymą pasirašomi analogiškai, tačiau skaitmeninė kopija vis tiek tvarkoma ir saugoma centralizuotai skaitmeniniame archyve.

Visiškai nerizikinga: pasirašykite skaitmeniniu būdu ir laikydamiesi reikiamų oficialių reikalavimų.

Nepriklausomai nuo to, ar sutartis yra analoginė, ar skaitmeninė, nacionaliniai teisės aktai pirmiausia reglamentuoja, ar sutarčiai taikomi formalūs reikalavimai ir kaip jie taikomi. Susipažinę su tuo ir nusprendę eiti skaitmeniniu, laiką taupančiu keliu, eIDAS reglamentas (Elektroninės atpažinties, autentiškumo patvirtinimo ir patikimumo užtikrinimo paslaugos) taikomas kaip galiojanti sistema visose ES/EEB valstybėse narėse. Ši teisinė sistema turėtų paspartinti skaitmeninę transformaciją visoje Europoje, sudaryti sąlygas verslo procesams nenutrūkstamai veikti be medijų ir palengvinti saugius elektroninius procesus tarp 28 atskirų rinkų.

Didelė eIDAS dalis reglamentuoja saugios skaitmeninės tapatybės ir saugių elektroninių parašų klausimus. Taigi, jei, kaip minėta, elektroninis parašas nėra aiškiai draudžiamas nacionaliniuose įstatymuose, sutartys gali būti pasirašomos laikantis eIDAS gairių. Reglamente iš esmės skiriami trys elektroninių parašų tipai: paprastas, pažangusis ir kvalifikuotas.

Visiems verslo subjektams svarbu gerai apžvelgti įmonėje vykstančius sutarčių procesus, kad būtų galima nuspręsti, kuris parašo standartas kuriam sutarties procesui tinka.

Rekomenduojame išsamiai perskaityti mūsų apžvalginį straipsnį apie parašo standartus. Kartu su šiuo straipsniu galėsite nuspręsti, kokias sutartis kokiu standartu turėtumėte pasirašyti.

Štai įprastas praktinis teisiškai negaliojančio parašo pavyzdys:

Pavyzdys: Sprendimams, kurie įforminami kaip tekstas elektroniniame laiške, taikoma rašytinė forma, kad jie būtų teisiškai galiojantys. Tai reiškia, kad rašytiniu parašu turi pasirašyti visos sutarties šalys. Šiuo atveju dažnai pasitaiko, kad skaitmeniniai parašai yra netinkami. Šios procedūros nėra teisiškai galiojančios:

• Atspausdinti, pasirašyti, dar kartą nuskaityti, išsiųsti (laikmenos pertrauka)
• parašo atvaizdo patalpinimas ant el. dokumento (paprastas elektroninis parašas)

Šiuo atveju teisiškai galiojantis būdas būtų tik kvalifikuotas elektroninis parašas.

Išvada

Nepaisant visų skaitmeninimo priemonių ir naujų metodų, kaip verslą vykdyti be popieriaus, esame įsitikinę, kad parašas visada bus svarbi visų rūšių sprendimų ir patvirtinimų dalis. Tai reiškia, kad turi būti užtikrintas saugumas ir atitiktis, ypač profesiniame sektoriuje.

Būtent čia pasireiškia skaitmeninio parašo platformų, tokių kaip "sproof sign", stiprybė: techniškai sudėtingi procesai tvarkomi fone. Pavyzdžiui, norint pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, tereikia tik vieną kartą identifikuoti save. Platforma jus veda per 10 minučių trunkantį procesą.