Sunkūs sutarčių sudarymo procesai - jau praeitis, tačiau kaip lengvai ir saugiai pasirašyti sutartis internetu? Šiame straipsnyje sužinosite, kaip sutartys pasirašomos internetu arba kaip galima gauti parašus internete. Kas svarbu, kokie yra kokybės kriterijai? Bet prieš tai "spoileris": Paprasta ir saugu gali, bet neprivalo veikti kartu.
Elektroninis parašas jau įsitvirtino
Tai požiūrio klausimas. Dokumento pasirašymas turi tam tikrą estetinį elementą. Sprendimą užantspauduojate kažkuo labai asmenišku - savo ranka rašytu parašu. Šis parašas dažnai repetuojamas ir tobulinamas daugelį metų ir daugeliu atvejų išlieka nepakitęs visą verslo gyvenimą. Dažnai analogiškas dokumento pasirašymas yra susijęs su susitikimu, yra kelios sutarties šalys ir dažnai yra kažkas socialinio. Žmonės susitinka, paspaudžia vienas kitam ranką, pasirašo dokumentą ir paskui jį atiduoda į daugiau ar mažiau saugų archyvą. Dažniausiai šalys būna patenkintos ir nueina savais keliais.
Kita medalio pusė yra akivaizdi. Nepriklausomai nuo to, ar norite atvaizduoti vidinius, ar išorinius pasirašymo procesus. Tam reikia labai daug išteklių, kuriuos galima iššvaistyti naudojant skaitmeninį parašą. Sprendimų priėmimo procesų skaitmeninimas jau atėjo net į labai "senas" pramonės šakas ir verslo sritis. Privačiame kontekste elektroninis sutarčių pasirašymas jau kurį laiką yra plačiai paplitęs, o daugelyje Europos šalių jį palaiko valstybiniai e. tapatybės paslaugų teikėjai.
Atitinkamai pasirašymo sprendimų integravimas įmonių kontekste labai dažnai prasideda nuo pavienių balsų įmonėje, kurie jau seniai susipažino su elektroninio parašo privalumais privačiame sektoriuje. Daugelis vyriausybinių internetinių paslaugų suteikia galimybę piliečiams skaitmeniniu būdu pasirašyti sutartis. Galiausiai tai lemia, kad verslininkai nori pasinaudoti šių elektroninio parašo sprendimų privalumais tvarkant sutartis ir savo įmonėse.
Kaip veikia skaitmeninis parašas?
Internete plinta vis daugiau naujų, dažnai nedidelių ir nemokamų nemokamų parašo priemonių, kurių registracija ir naudojimas dažnai yra labai žemo lygio. Jos veikia taip pat, kaip ir didesnės priemonės: Skaitmeninį dokumentą išsaugote vietoje, įkeliate jį į interneto naršyklės įrankį ir pasirašote. Naudojant kai kurias priemones, dokumentą taip pat galima atsisiųsti, o paskui išsiųsti. Priešingai, yra sudėtingų pasirašymo platformų, kurios dažnai integruojamos į išsamią dokumentų valdymo sistemą arba CRM ar ERP sistemą. Tai taip pat leidžia daug sudėtingesnį trečiosios šalies parašą arba nuotolinį pasirašymą. Tai reiškia, kad taip pat galiu išleisti pasirašyti paties pasirašytą dokumentą, apibrėžti sudėtingas pasirašymo sekas ir darbo eigą ir pan.
Ypač profesionalioje aplinkoje vis didesnį pripažinimą įgyja sprendimai, kurie specializuojasi visapusiškam PDF dokumentų pasirašymui ir siūlo aukščiausius saugumo standartus bei, svarbiausia, labai paprastus naudotojo nurodymus. Skaitmeninį PDF dokumentų pasirašymą per interneto naršyklę iš esmės galima suskirstyti į tris esminius komponentus.
Sutarčių valdymas:
Čia, kaip minėta, atotrūkis yra didelis. Minimalūs internetinės priemonės kriterijai yra galimybė įkelti dokumentus (daugumoje programų failai automatiškai konvertuojami į įprastą PDF formatą) ir po pasirašymo vėl juos atsisiųsti arba saugoti kuo saugiau. Išsamios priemonės taip pat leidžia išmaniai valdyti ir apžvelgti visus svarbius dokumentus centrinėje vietoje.
Skaitmeninis dokumentų parašas:
Skaitmeninis parašas: pagrindinis visų internetinių parašo priemonių elementas yra skaitmeninio parašo taikymas sutarties dokumentui. Galiojančio skaitmeninio parašo taikymas PDF dokumente yra techninis procesas, kurį reikia aiškiai atskirti nuo paprasto rankinio parašo atvaizdo įterpimo be jokių papildomų techninių priemonių!
Visų pirma galiojantis skaitmeninis parašas leidžia nustatyti vėlesnius dokumento pakeitimus. Kitaip yra paprasto atvaizdų įterpimo atveju. Techniniu požiūriu skaitmeninio parašo atveju dokumento turinys yra tvirtai susietas su taikomu parašu. Vizualinė parašo išvaizda dokumente visų pirma yra informacinio pobūdžio ir neturi reikšmės (techniniam) galiojimui. sproof sign, pavyzdžiui, palaiko parašo vaizdų įterpimą arba rankinį pasirašymą ekrane, tačiau taip pat fone sukuria pilną skaitmeninį parašą. Kitas skaitmeninių parašų lygmuo yra kvalifikuoti skaitmeniniai parašai. Juose pasirašantįjį asmenį tikrina patikimumo paslaugų teikėjas. Tai organizacijos, kurios atlieka išsamų asmens ar organizacijos tapatybės patikrinimą ir skaitmeninio pasirašymo metu tapatybę susieja su parašu. Taigi kvalifikuoti skaitmeniniai parašai turi specialų teisinį statusą, lygiavertį ranka rašytiems parašams.
Parašų valdymas ir darbo eigos:
Visas parašo platformų potencialas atsiskleidžia, kai reikia siųsti saugius ir reikalavimus atitinkančius parašo prašymus kitiems. Pvz., "Sproof Sign" leidžia deleguoti įvairias užduotis (pvz., pasirašyti dokumentus, peržiūrėti dokumentus, persiųsti dokumentus) skirtingiems žmonėms. Bendravimas vyksta, viena vertus, per žiniatinklio programėlę, kita vertus, per pašto srautą. Tokiu būdu niekas negali būti prarasta. Dėl automatinio delegavimo taip pat lengviau valdyti pasirašymo procesus ir laikytis terminų bei terminų. Be to, galima apibrėžti pakaitinius asmenis, nustatyti nebuvimo pastabas, nurodyti pasirašymo sekas ir apibrėžti standartą, kuris turėtų būti naudojamas pasirašant.
Pirmiausia kokybė. - Internetinių parašo priemonių kokybės kriterijai
Skaitmeninių parašų privalumų yra daug ir įvairių. Pateikiame svarbiausių pažangių e. parašo priemonių kokybės savybių sąrašą:
Debesijos prieinamumas ir saugumas.
Sutartys internetu pasiekiamos bet kada ir bet kur, jei tik turite prieigą prie interneto. Galimybė naudotis visą parą ir 7 dienas per savaitę yra didelis saugių debesijos sprendimų privalumas. Tačiau reikia labai griežtai pasirūpinti, kad būtų pasikliaujama saugia ir patikima saugojimo aplinka, apsaugota nuo neteisėtos prieigos, praradimo ir netinkamo naudojimo. Taikant debesijos programas, reikėtų ypač atidžiai stebėti, kad priemonė būtų 100 % talpinama Europos serveriuose.
Skaitmeninių parašų patikimumas:
Be to, reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kaip galima arba reikia įrodyti savo tapatybę. Paprastas elektroninis parašas (SES) nesuteikia jokios teisinės apsaugos ir jo niekada nereikėtų naudoti pasirašant įmonėse. Siekiant aukščiausio saugumo lygio, reikėtų naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą (KEP), kuris pagal eIDAS reglamentą yra etalonas Europoje. Iš tikrųjų parašo teikėjo pasirinkimas yra ypač svarbus, o tam, kad būtų galima kuo geriau suplanuoti naudojimo atvejus savo įmonėje, reikia turėti tam tikrų pagrindinių žinių apie tris skirtingus parašo standartus.
Patikrinkite taikomus elektroninius parašus:
Kitas puikus dalykas yra tai, kad elektroninius parašus galima patikrinti visam laikui. Informacija apie kiekvieną pasirašymo proceso etapą nuo pradžios iki pabaigos, įskaitant taikomus parašus ir unikalią pasirašančiojo (-iųjų) tapatybę, neatskiriamai ir visam laikui išsaugoma pdf dokumente. Išsamūs e. parašo sprendimai (pvz., "Sproof Sign") leidžia atlikti patikrą tiesiogiai platformoje.
Bendradarbiavimas:
Pasirašymas yra komandinis darbas. Pasirašykite viduje arba gaukite išorinių suinteresuotųjų šalių patvirtinimus. Svarbu, kad savo komandą galėtumėte labai lengvai valdyti naudodami administratoriaus paskyrą. Naujus naudotojus turi būti galima labai lengvai pridėti, o turimų parašo vienetų fondą turi būti galima labai lengvai padidinti.
Atitiktis:
Įmonės privalo laikytis galiojančių įstatymų ir kitų teisės aktų, ypač susijusių su saugiu ir teisiškai suderintu dokumentų ir duomenų saugojimu Europos teritorijoje. Kelios priemonės (pvz., "Sproof Sign") remiasi labai aukštu PDF/A dokumentų standartu.
Išvados:
Laikas pasirašyti. Internetinės e. parašo paslaugos yra įdomus ir naudingas būdas supaprastinti verslo procesus ir sutaupyti laiko bei pastangų. Verslo kontekste svarbu, kad ji atitiktų visus atitinkamus reikalavimus konkrečiam naudojimo atvejui.
Daugiau dienoraščio įrašų
Skaitmeninės sutartys, tikri įsipareigojimai: FSJ ir kelias į popierinį administravimąGeriausia iš abiejų pasaulių. "Linde & sproof"."Mes tvarkome Austrijos apskaitą". Federalinė apskaitos agentūra (BHAG) pasirašo skaitmeniniu būdu.Didžiausias viešbučių ir viešojo maitinimo srityje: Hogast ženklai su sproof ženklu. Prašyti elektroninių parašų - gauti kelis skaitmeninius parašus el. paštu (vidinius ir išorinius)
