"Mes tvarkome Austrijos apskaitą". Federalinė apskaitos agentūra (BHAG) pasirašo skaitmeniniu būdu.

Skaitmeninimas vyksta visose kasdienio gyvenimo srityse. Tačiau daugelis viešųjų įmonių didžiąja dalimi vis dar gyvena analoginiame pasaulyje. Federalinėje apskaitos agentūroje situacija kitokia! Ši 500 darbuotojų turinti įmonė veikia 7 vietose visoje Austrijoje ir remiasi sąmoninga ir ilgai planuojama skaitmeninimo strategija. "Esame beveik įpareigoti skaitmeninimo procesus įgyvendinti labai laiku", - sako Federalinės apskaitos agentūros IT skyriaus vadovas Alexanderis Sellneris.

To pasekmė: įdiegta skaitmeninio parašo platforma - dar vienas žingsnis optimizuojant procesus. Taip gerokai palengvinamas vienas svarbiausių veiklos procesų - saugus ir teisiškai galiojantis dokumentų pasirašymas.

Pradinė padėtis

Apie skaitmeninimą kalba visi, taip pat ir viešųjų įmonių atsakingi asmenys. Vis daugiau įmonių atsisako popierinių dokumentų, sujungia savo padalinius į tinklą arba siūlo naujas paslaugas internetu. Tai darydamos jos gerina ne tik klientų patirtį, bet ir bendradarbiavimą su partneriais, tiekėjais ir visais kitais suinteresuotaisiais subjektais.

Vertindami tolesnes savo įmonės skaitmeninimo priemones, federalinės apskaitos agentūros aukščiausioji vadovybė greitai suprato, kad skaitmeninio parašo platformos įdiegimas gali duoti didžiulę naudą. Ši pasirašymo forma visoje Europoje 100 proc. prilygsta ranka rašytiems parašams ir jai taikomos griežtos eIDAS reglamento (ES) 910/2014 (Elektroninės atpažinties ir tapatumo nustatymo paslaugos) gairės.

Tačiau daugelis verslininkų nežino apie visos įmonės mastu veikiančios skaitmeninio dokumentų pasirašymo platformos privalumus. Vis dar laikomasi labai nuoseklaus "credo" prieš parašo platformos diegimą: "Turiu mobilųjį telefoną ir jau galiu pasirašyti skaitmeniniu parašu.

Iš tikrųjų beveik pusė Austrijos piliečių jau naudojasi mobiliuoju parašu kaip nemokama e. valdžios paslauga.

Tačiau vien skaitmeninio parašo paprastai visiškai nepakanka verslo aplinkoje. Trūksta procesų; pritaikytų darbo eigos procesų. Bendro "prietaisų skydelio", kad būtų galima puikiai apžvelgti svarbius įmonės dokumentus, ir daug daugiau.

Tuo tarpu nemažai tarptautiniu mastu veikiančių įmonių jau pasirinko skaitmeninę platformą, kuri gali skaitmeniniu būdu atvaizduoti visas pasirašymo darbo eigas ir naudojimo atvejus įmonėje.

Procedūra

Pirmiausia BHAG projekto komanda, suburta aplink Sellnerį, įvertino, kurie Europos ar Austrijos paslaugų teikėjai jau įsitvirtino ir pateikė rinkai galingus įrankius.

Be duomenų saugojimo saugumo ir atitikties, parašo platforma turi padėti vykdyti įvairius subkriterijus, kurie yra kasdienės federalinės apskaitos agentūros veiklos dalis.

Taigi dėmesys greitai nukrypo į sproof. Po intensyvaus testavimo ir audito etapo galiausiai buvo pasirinkta jauna IÖB sertifikuota įmonė. Debesijos sprendimas labai gerai pasirodė kaip "viskas viename" platforma su aukščiausiais saugumo ir duomenų apsaugos standartais. "Mums buvo didelė garbė, kad pasirinkimas teko mums ir kad galiausiai galėjome patenkinti labai aukštus Federalinės apskaitos agentūros reikalavimus", - sako Dr. Fabianas Knirschas, vienas iš "sproof GmbH" įkūrėjų ir technologijų direktorius.

Rezultatas ir pridėtinė vertė

Atsiliepimai iki šiol buvo labai geri. Daugelis darbuotojų, ypač vadovų, naudoja platformą įvairiems pasirašymo procesams ir nuo to laiko pastebimai sutaupo laiko ir išteklių. Dokumentų nebereikia spausdinti, pasirašyti ranka, skenuoti ir siųsti paštu, juos galima pasirašyti skaitmeniniu būdu vos keliais spustelėjimais.

Tai taip pat naudinga aplinkai! 500 popieriaus lapų sunaudojama 7,5 kg medienos, 130 litrų vandens ir 26,8 kilovatvalandės energijos. Tai teigiamas šalutinis poveikis, kuris skatina vis daugiau įmonių diegti pasirašymo platformą.

Sklandus platformos integravimas į įmonės IT aplinką buvo ypač įspūdingas pirmajame žingsnyje po įdiegimo. Debesijos dėka įdiegimas užtruko vos kelias valandas ir visą laiką buvo palaikomas "sproof".

Sklandus bendravimas ir lankstumas įtikino Alexanderį Sellnerį. "sproof" yra atvira grįžtamajam ryšiui ir klientų pageidavimams, todėl laikosi požiūrio nuolat tobulinti platformą", - aiškina A. Sellneris.