Inovatyvūs sprendimai tvariai ateičiai: "sproof sign" ir "Energie AG Oberösterreich" partnerystė

Burgeris: "Nusprendėme įdiegti skaitmeninio parašo sprendimą, kad išspręstume du pagrindinius uždavinius. Pirma, supratome, kad savo procesuose su galutiniais klientais dažnai susidurdavome su medijos pertrūkiais. Daug informacijos būdavo pateikiama popierine forma, o tai lėmė daug laiko reikalaujančius rankinius procesus, susijusius su įrašymu, archyvavimu ir tolesniu apdorojimu. Šis laikmenos pertrūkis gerokai sulėtino mūsų procesus. Skaitmenizavę šiuos procesus ir įdiegę skaitmeninius parašus, galėjome pašalinti šį trikdį ir padidinti efektyvumą

Be to, COVID-19 pandemija privertė mus pritaikyti savo vidaus procesus. Tradicinis fizinio dokumentų pasirašymo būdas nebebuvo praktiškas dėl kelionių apribojimų ir namų biuro taisyklių. Tapo akivaizdu, kad norint išlaikyti verslo operacijas, reikia įdiegti skaitmeninį sprendimą. Šiomis aplinkybėmis ieškojome sprendimo, kuris galėtų užtikrinti mums reikiamą lankstumą."

Burgeris: "Skaitmeninius parašus naudojame įvairioms programoms. Viena vertus, jį naudojame bendraudami su klientais, pavyzdžiui, kai klientas nori sudaryti sutartį arba turi patvirtinti suteiktą paslaugą. Kitas naudojimo atvejis - vidinis naudojimas, ypač tokiais atvejais, kai reikia greitai įgyvendinti naujus teisės aktus, pavyzdžiui, namų biuro reglamentą. Vienu tokiu atveju turėjome greitai apdoroti 1500 darbuotojų dokumentus, o to nebūtų buvę įmanoma padaryti naudojant įprastus popierinius procesus. Šiam procesui tvarkyti naudojome vidinius sprendimus, kurie buvo integruoti per specialiai sukurtą programėlę. Buvo įdiegtas patvirtinimo procesas, kurio metu dokumentus pirmiausia patvirtindavo tiesioginiai vadovai, o tik po to jie būdavo siunčiami darbuotojams, naudojant iš anksto nustatytas parašo vietas."

Burgeris: "Kaip energijos tiekėjas, turintis ypatingos svarbos infrastruktūrą, veikiame griežtai reguliuojamoje srityje. Duomenų apsauga mums labai svarbi, nes nuolat dirbame su asmens duomenimis. Todėl buvo labai svarbu rasti paslaugų teikėją netoliese, pageidautina Austrijoje arba bent jau Europoje. Amerikos paslaugų teikėjas būtų susijęs su per daug neaiškumų ir iššūkių, o mes negalime rizikuoti. Todėl mūsų politikoje aiškus dėmesys skiriamas Europos paslaugų teikėjams, kad užtikrintume BDAR reikalavimų laikymąsi ir sumažintume duomenų apsaugos riziką."

Burgeris: "Be BDAR, mums labai svarbūs ir kiti standartai, pavyzdžiui, ISO 271001, kuris mums ypač svarbus, nes patys esame sertifikuoti ir tikimės, kad mūsų tiekėjai sugebės laikytis tokių pat saugumo standartų kaip ir mes. Be to, reguliariai atliekame saugumo auditus, kad užtikrintume, jog mūsų infrastruktūra visada būtų apsaugota. Šie auditai atliekami kasmet, kad būtų galima laiku nustatyti galimus pažeidžiamumus ir juos ištaisyti, kol neįvyko saugumo incidentų, kurie gali labai brangiai kainuoti."

Burgeris: "Jau turime keletą skirtingų vidinių sprendimų, todėl sužinojome, kurios funkcijos mums ypač svarbios, o kurios negali užtikrinti reikiamo lankstumo. Todėl vertindami potencialius paslaugų teikėjus nustatėme konkrečius reikalavimus, įskaitant galimybę pagal poreikį perkelti parašo vietą ir reguliuoti mastelį, taip pat galimybę naudotojams lanksčiai konfigūruoti savo parašo vaidmenį. To neradome visur. Taip pat teikėme pirmenybę galimybei integruoti į esamus procesus, ypač per REST API, kad užtikrintume sklandžią integraciją į mūsų darbo eigą. "

Burgeris: "Atlikus mūsų pagrindinių naudotojų, kurie dažnai naudojasi produktu, apklausą, ypač teigiamai buvo įvertintas patogumo aspektas. Vartotojo sąsaja sukurta intuityviai, o tai naudotojams supaprastina pasirašymo procesą. Ji taip pat sklandžiai veikia mobiliuosiuose įrenginiuose, o tai labai vertina mūsų darbuotojai. Be to, jiems reikėjo nedaug arba visai nereikėjo mokymų, kad galėtų naudotis produktu. Tai gerokai sumažino mokymo pastangas ir mums buvo didelis privalumas. Kitas teigiamas aspektas - galimybė laisvai konfigūruoti parašo antspaudus. Tai leidžia mums patenkinti skirtingus reikalavimus ir palaikyti atskirus procesus. Kiti parašo sprendimai paprasčiausiai neatitiko šio iššūkio."

Burgeris: "Šiuo metu atliekame integracijos su SAP bandymų etapą, susijusį su pasiūlymų teikimo procesu. Čia prieš siunčiant pasiūlymą klientui, jis sukuriamas, patvirtinamas ir pasirašomas. Ši integracija jau sukurta ir bus palaipsniui diegiama nuo vasaros. Galbūt potencialo turėtų ir mūsų vidaus žmogiškųjų išteklių sritis. Turime apie 4500 darbuotojų, kuriems reikia teikti pagalbą. Žinoma, bet kas, kas veikia skaitmeniniu būdu ir atsisako popierinių dokumentų, yra didžiulis svertas."