Inovatīvi risinājumi ilgtspējīgai nākotnei: partnerība starp sproof sign un Energie AG Oberösterreich

Burgeris: "Mēs nolēmām ieviest digitālā paraksta risinājumu, lai risinātu divas galvenās problēmas. Pirmkārt, mēs sapratām, ka mūsu procesos ar galapatērētājiem bieži sastopamies ar mediju nesakritību. Daudz informācijas tika iesniegts papīra formātā, kas radīja laikietilpīgus manuālus procesus reģistrēšanai, arhivēšanai un turpmākai apstrādei. Šis mediju pārtraukums ievērojami palēnināja mūsu procesus. Digitalizējot šos procesus un ieviešot digitālos parakstus, mums izdevās novērst šo sastrēgumu un palielināt efektivitāti.

Turklāt COVID-19 pandēmija piespieda mūs pielāgot mūsu iekšējos procesus. Tradicionālā dokumentu fiziskas parakstīšanas metode vairs nebija praktiska ceļošanas ierobežojumu un mājas biroja noteikumu dēļ. Nepieciešamība ieviest digitālu risinājumu kļuva acīmredzama, lai saglabātu uzņēmuma darbību. Šajā kontekstā mēs meklējām risinājumu, kas varētu nodrošināt mums nepieciešamo elastību."

Burgeris: "Mēs izmantojam digitālos parakstus dažādiem lietojumiem. No vienas puses, mēs to izmantojam saskarsmē ar klientiem, piemēram, kad klients vēlas noslēgt līgumu vai jāapstiprina sniegtais pakalpojums. Cits izmantošanas gadījums ir iekšējais lietojums, jo īpaši tādās situācijās kā jaunu noteikumu, piemēram, mājas biroja regulas, ātra ieviešana. Vienā no šādiem gadījumiem mums bija ātri jāapstrādā dokumenti 1500 darbiniekiem, kas nebūtu bijis iespējams, izmantojot parastos papīra procesus. Lai apstrādātu šo procesu, mēs izmantojām iekšējos risinājumus, kas integrēti, izmantojot īpaši izstrādātu lietotni. Tika ieviests apstiprināšanas process, kurā dokumentus vispirms apstiprināja tiešie vadītāji, un tikai pēc tam tie tika nosūtīti darbiniekiem, izmantojot iepriekš definētas paraksta vietas."

Burger: "Kā enerģijas piegādātājs ar kritisko infrastruktūru mēs darbojamies stingri reglamentētā jomā. Datu aizsardzība mums ir ārkārtīgi svarīga, jo mēs pastāvīgi strādājam ar personas datiem. Tāpēc bija ļoti svarīgi atrast pakalpojumu sniedzēju tuvākajā apkārtnē, vēlams Austrijā vai vismaz Eiropā. Amerikas pakalpojumu sniedzējs būtu bijis saistīts ar pārāk daudz neskaidrību un izaicinājumu, jo mēs nevaram uzņemties nekādu risku. Tāpēc mūsu politikā galvenā uzmanība tiek pievērsta Eiropas pakalpojumu sniedzējiem, lai nodrošinātu, ka mēs izpildām VDAR prasības un līdz minimumam samazinām datu aizsardzības riskus."

Burgers: "Papildus GDPR mums ir ļoti svarīgi arī citi standarti, piemēram, ISO 271001, kas mums ir īpaši svarīgs, jo mēs paši esam sertificēti un sagaidām, ka mūsu piegādātāji spēs ievērot tādus pašus drošības standartus kā mēs. Mēs arī regulāri veicam drošības auditus, lai nodrošinātu, ka mūsu infrastruktūra vienmēr ir aizsargāta. Šie auditi tiek veikti katru gadu, lai savlaicīgi identificētu iespējamās ievainojamības un novērstu tās, pirms notiek drošības incidenti, kas var izmaksāt ļoti dārgi."

Burger: "Mums jau ir vairāki dažādi iekšēji risinājumi, kas mums ir ļāvis noskaidrot, kuras funkcijas mums ir īpaši svarīgas un kuras nevar nodrošināt mums nepieciešamo elastību. Tāpēc, izvērtējot potenciālos pakalpojumu sniedzējus, mēs noteicām konkrētas prasības, tostarp iespēju pēc vajadzības pārvietot paraksta vietas nosaukumu un pielāgot mērogošanu, kā arī iespēju lietotājiem elastīgi konfigurēt savu paraksta lomu. To mēs ne visur atradām. Mēs arī par prioritāti izvirzījām iespēju integrēties esošajos procesos, jo īpaši izmantojot REST API, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju mūsu darba plūsmās. "

Burger: "Pēc mūsu galveno lietotāju, kuri bieži izmanto produktu, aptaujas īpaši pozitīvi tika uzsvērts lietojamības aspekts. Lietotāja saskarne ir intuitīvi izstrādāta, kas lietotājiem atvieglo parakstīšanas procesu. Tā bez problēmām darbojas arī mobilajās ierīcēs, ko augstu novērtē mūsu darbinieki. Turklāt, lai izmantotu produktu, viņiem bija nepieciešama tikai neliela apmācība vai arī tās nebija nepieciešamas nemaz. Tas ievērojami samazināja apmācības darbu un bija liela priekšrocība mums. Vēl viens pozitīvs aspekts ir iespēja brīvi konfigurēt paraksta zīmogus. Tas ļauj mums apmierināt dažādas prasības un atbalstīt individuālus procesus. Citi parakstu risinājumi vienkārši nespēja tikt galā ar šo izaicinājumu."

Burgeris: "Pašlaik mēs esam integrācijas ar SAP testēšanas posmā, lai veiktu cenu piedāvājumu sagatavošanas procesu. Tajā tiek veidoti, apstiprināti un parakstīti piedāvājumi, pirms tie tiek nosūtīti klientam. Šī integrācija jau ir izveidota, un no vasaras tā tiks pakāpeniski ieviesta. Iespējams, ka potenciāls varētu būt arī mūsu iekšējai cilvēkresursu jomai. Mums ir aptuveni 4500 darbinieku, kuri ir jāapkalpo. Protams, jebkas, kas darbojas digitāli un atsakās no papīra formāta, ir milzīga priekšrocība."