Digitale handtekening 2.0 - Gekwalificeerde ondertekening zonder grenzen in heel Europa

De digitale handtekening is een blijvertje.

Als we het bij sproof hebben over de "digitale handtekening 1.0", bedoelen we in het algemeen het digitaal verzamelen en uitgeven van handtekeningen. De voordelen van een intelligent handtekeningplatform zijn bij veel ondernemers al bekend. Het in kaart brengen van handtekeningprocessen of "handtekeningworkflows" maakt belangrijke contract- of goedkeuringsprocessen voor steeds meer mensen eenvoudiger, vooral in de zakelijke omgeving. Het maakt niet uit of interne handtekeningen in een team of in het hele bedrijf worden gebruikt, of dat externe handtekeningen, bijvoorbeeld van klanten, leveranciers of cliënten, met voorrang moeten worden verkregen: De digitale handtekening heeft zichzelf bovenaan de lijst van succesvol geïmplementeerde digitaliseringsinitiatieven weten te plaatsen.

Zoals voor alle "tools" geldt, wordt er alleen besloten om gevestigde processen te herzien en aan de tijd aan te passen als de voordelen een onmiddellijke toegevoegde waarde kunnen creëren. Het ondertekenen van documenten is een van de oudste bedrijfsprocessen, dus men kan zich voorstellen dat veel bedrijven een uitdaging zien in het vervangen van het traditionele ondertekenen met pen en papier.

Het blijkt echter dat zelfs mensen die graag een beslissing nemen door met de hand te ondertekenen, die gewend zijn om een handtekening te zetten die door de jaren heen gecementeerd is en vol kunst zit, de voordelen van digitale handtekeningen waarderen.

Nuchter beschouwd zijn deze voordelen van het digitale alternatief voor "papier & inkt" te groot geworden. Met een eenvoudige berekening kan worden aangetoond dat zelfs met slechts een paar handtekeningprocessen die op regelmatige basis worden uitgevoerd, een digitale workflow al een aanzienlijke besparing in tijd en personeel kan opleveren. Natuurlijk kan het aantrekkelijk zijn om een belangrijke beslissing ter plaatse collectief met de hand te ondertekenen. Maar: Digitaal ondertekenen betekent 1) Besparingen, in plaats van vervelende voorbereiding en verzending van documenten 2) Geen wachttijd op de geretourneerde, ondertekende documenten 3) Enorme besparingen op drukkosten, verzendkosten en papierkosten.

Het komt erop neer dat de argumenten overweldigend zijn en dat slechts enkele bedrijven de invoering van een digitale handtekening nog niet gepland hebben.

Naast de procesgerelateerde voordelen en de besparingen op middelen, hebben veel veiligheidsbewuste ondernemers nog een ander voordeel van de digitale handtekening ingezien: Als u besluit om gekwalificeerde digitale ondertekening (QES) van documenten te gebruiken, profiteert u in heel Europa van het feit dat dit type handtekening wettelijk gelijkwaardig is aan een handmatige handtekening.

Hiervoor moeten mensen zich identificeren met bijvoorbeeld hun paspoort of ID-kaart en een bevestigingscode invoeren via hun mobiele telefoon. De handtekening wordt zo uniek aan een persoon toegewezen. De eenmalige identificatie kan echter niet zomaar overal plaatsvinden, maar moet worden uitgevoerd door een erkende aanbieder van vertrouwensdiensten. Zodra u uzelf hebt geïdentificeerd, kunt u vervolgens verschillende handtekeningplatforms (zoals sproof) gebruiken om gekwalificeerde documenten zelf te ondertekenen.

sproof heeft zich bewust gepositioneerd als aanbieder voor bedrijven op het gebied van Europese wetgeving en gegevensbescherming. De gebruikerservaring is speciaal aangepast aan ondertekening met de hoogste standaard, gekwalificeerd ondertekenen.

Een nieuwe uitdaging voor processen voor digitale handtekeningen ligt in het verschiet

Het aantal aanbieders van vertrouwensdiensten groeit al enige tijd snel. Als ik bijvoorbeeld een document op een gekwalificeerde manier moet ondertekenen voor één bedrijf of klant en later voor een andere klant, kan het nodig zijn dat ik mijzelf elke keer opnieuw moet identificeren. Hoewel dit proces niet ingewikkeld is, kan het in de praktijk tijdrovend en onnodig zijn als het herhaaldelijk wordt uitgevoerd.

sproof biedt hier nu voor het eerst een oplossing voor en maakt het mogelijk om bestaande identificaties direct te gebruiken. Wanneer een document met sproof ondertekend wordt, is het dus niet nodig om een nieuwe identificatie uit te voeren, maar kunnen bestaande identificaties, zoals ID Oostenrijk, direct gebruikt worden.

"Bij het analyseren van het nieuwe probleem hebben we verschillende oplossingen voor het probleem geraadpleegd, waarvan sommige zeer succesvol waren," zegt Clemens Brunner, CEO en medeoprichter van sproof. "We vonden een geschikt rolmodel in de oplossing van Stripe en trokken heel vaak vergelijkingen met het bedrijfsmodel van het bedrijf bij het strategisch plannen van onze oplossing. Stripe's oplossingsaanpak om een centraal platform te creëren voor interoperabele betalingsprocessen was destijds een grote game changer voor duizenden webwinkels." Wij vonden duidelijke parallellen in dit succesverhaal met onze oplossingsaanpak voor interoperabele gekwalificeerde ondertekening in Europa.

De centrale interface voor gekwalificeerd ondertekenen in Europa werd als bètatest vrijgegeven

De oplossing die sproof presenteert, vindt digitaal ondertekenen in Europa opnieuw uit en maakt het voor het eerst op een eenvoudige en laagdrempelige manier toegankelijk voor veel mensen. Hier ging intensief ontwikkelingswerk aan vooraf, waarbij experts op het gebied van UI/UX, softwareontwikkeling en cryptografie nauw samenwerkten.

Nadat het probleem was geïdentificeerd en geanalyseerd met behulp van kwalitatieve interviews met experts, was de volgende stap een design thinking-proces van enkele weken, dat resulteerde in een uitgebreide ontwerpstudie.

Het voltooide prototype is onlangs overgebracht naar een officiële bètatestfase met geselecteerde power:users, klanten en investeerders. Het doel van de bètafase is om de bruikbaarheid en de nieuwe workflow intensief te testen. Tegelijkertijd zal de lijst van geïntegreerde QES-aanbieders successievelijk worden uitgebreid. Uiteindelijk wil sproof het superieure platform voor gekwalificeerde ondertekeningsprocessen in Europa worden. "We hebben een platform ontwikkeld dat met onze klanten kan meegroeien, van kleine advocatenkantoren tot internationaal opererende bedrijven. De QES-interface helpt ons ook om onze volgende mijlpaal te bereiken: Vanaf nu willen we nieuwe markten aanboren en ons, naast verdere uitbreiding in Duitsland en Oostenrijk, ook richten op geselecteerde landen in Centraal- en Oost-Europa en de Baltische Staten," voegt Fabian Knirsch, CTO en medeoprichter van sproof, toe.