Prawnie ważny podpis elektroniczny

Wciąż panuje zamieszanie: różne, często bardzo podobne terminy, takie jak forma pisemna, forma pisemna, swoboda formy, forma odręczna, powodują zamieszanie, jeśli chodzi o obsługę umów. Z tego powodu ludzie niestety nadal często uciekają się do pióra, papieru i uciążliwych kanałów pocztowych, gdy trzeba coś podpisać.

W tym artykule wyjaśniamy, w jakich przypadkach podpis cyfrowy jest w 100% prawnie ważny i gwarantuje najwyższą wartość dowodową i identyfikowalność. Mały "spoiler": Istnieje tylko kilka wyjątkowych przypadków, w których podpis elektroniczny jest niedozwolony. W przeciwnym razie proces podpisu cyfrowego "przebija" podpis analogowy w każdym przypadku ze względu na techniczną niemożliwość podrobienia i najwyższą wartość dowodową.

Jaka jest funkcja umów?

Zasadniczo jest to oczywiste: podpisując umowę, wszystkie zaangażowane strony zgadzają się na warunki i obowiązki określone w umowie. Zawarcie umowy gwarantuje, że wszystkie strony umowy wywiązują się ze swoich zobowiązań, a ich prawa i interesy są chronione. Ponadto podpisany dokument może służyć jako dowód w przypadku konfliktu i pomóc w obronie w sądzie. Najskuteczniejszym sposobem podpisywania umów jest ich zawieranie w formie cyfrowej.

Analogowo czy cyfrowo: Co oznacza swoboda formy dla umów?

W krajach europejskich umowy są generalnie ważne bez określonej formy. Oznacza to, że nie istnieją żadne regulacje dotyczące sposobu podpisywania umów. Dozwolona jest na przykład forma elektroniczna, pisemna, a nawet ustna (zob. sekcja 883 ABG). Ostatecznie strony umowy mogą same uzgodnić konkretny rodzaj podpisu.

Chociaż nie ma wymogów prawnych dotyczących podpisywania umów, które nie podlegają żadnym wymogom formalnym, zaleca się ostrożność w wielu celach biznesowych! Błędem byłoby podpisywanie ważnych umów, które nie podlegają żadnym wymogom formalnym, niskim standardem podpisu elektronicznego. W przypadku umów o wysokich kwotach negocjacyjnych lub wysokim ryzyku odpowiedzialności, zdecydowanie należy stosować wysoki standard podpisu cyfrowego.

Niektóre umowy wymagają formy pisemnej z mocy prawa.

W przypadku niektórych rodzajów umów ochrona jednej ze stron umowy ma szczególne znaczenie, dlatego też prawo wymaga formy pisemnej. W terminologii prawnej jest to określane jako forma pisemna. Aby spełnić wymogi formy pisemnej lub pisemnej, prawo wymaga odręcznego podpisu obu stron umowy. W Austrii forma pisemna jest uregulowana w § 886 ABGB, w Niemczech w § 126 ust. 1 BGB.

Oto dobra wiadomość zapisana w prawie: Zgodnie z § 126a BGB (DE) przewidziana prawem forma pisemna może zostać zastąpiona formą elektroniczną, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Ogólnie rzecz biorąc, rozporządzenie eIDAS, które obowiązuje w całej Europie od 2016 r., reguluje wymogi techniczne i merytoryczne dotyczące podpisów elektronicznych i ma pierwszeństwo przed przepisami krajowymi.

Jeśli "forma pisemna" jest wyraźnie wymagana, kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) może być używany do podpisywania zgodnego z prawem.

Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, że terminy "forma pisemna" lub "forma pisemna", które zwykle oznaczają pismo odręczne i papier, w żaden sposób nie wykluczają metod cyfrowych. Podpis cyfrowy może być w 100% równoważny "pismu odręcznemu".

Wills & Co. W rzadkich przypadkach wystarczy jedynie "mokry podpis".

Odręczny podpis jest wymagany do zawierania umów i podpisywania dokumentów tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie (!) przewidziane przez przepis prawa lub ustalenia umowne między stronami.

Oprócz niektórych dokumentów z zakresu prawa spadkowego, takich jak testamenty (które muszą być nawet podpisane odręcznie) i niektórych innych aktów notarialnych, istnieje kilka znaczących przykładów rodzajów dokumentów, które zgodnie z prawem mogą być podpisywane wyłącznie odręcznie, w szczególności w zakresie zasobów ludzkich.

Jednym z przykładów jest rozwiązanie stosunku pracy w drodze wypowiedzenia lub porozumienia o rozwiązaniu stosunku pracy zgodnie z § 623 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) w prawie niemieckim (!). Żadna forma e-podpisu nie może tu zastąpić formy pisemnej, ponieważ forma elektroniczna jest wyraźnie wyłączona przez prawo zgodnie z § 623 BGB.

Poważne niepowodzenie w niemieckiej polityce cyfryzacji było ostatnio przedmiotem kontrowersyjnej dyskusji w wielu mediach. Od 1995 r. pracodawcy w Niemczech muszą rejestrować najważniejsze warunki umowy na piśmie i przekazywać je pracownikowi do podpisu zgodnie z niemiecką ustawą o dowodach (NachwG): Rejestr istotnych warunków pracy (§2 NachwG). Chociaż dyrektywa UE (rozporządzenie eIDAS) zezwala na transmisję elektroniczną, w Niemczech nie jest dozwolone dostarczanie dowodów istotnych warunków umowy w formie elektronicznej. Nawet kwalifikowany podpis elektroniczny nie spełnia wymogów ustawy o weryfikacji.

Nasza osobista ocena: Będzie tylko kwestią czasu, zanim niezbędne ofensywy cyfryzacyjne, zwłaszcza w sektorze HR, będą miały również pozytywny wpływ na ustawodawstwo, a ustawa o weryfikacji zostanie wkrótce ponownie zmieniona.

Co więcej, istnieją już "obejścia" nawet dla tego szczególnego przypadku, aby w jak największym stopniu ograniczyć ilość papieru i wymaganego czasu oraz ograniczyć zakłócenia w mediach do minimum. Działa to na przykład dzięki dodatkowym dokumentom, które są podpisywane analogicznie zgodnie z prawem, ale kopia cyfrowa jest nadal zarządzana i przechowywana centralnie w archiwum cyfrowym.

Całkowicie bez ryzyka: proszę podpisać umowę cyfrowo i zgodnie z wymaganymi wymogami formalnymi.

Niezależnie od tego, czy jest to podpis analogowy czy cyfrowy, przepisy krajowe regulują przede wszystkim to, czy i w jaki sposób umowa podlega wymogom formalnym. Po zapoznaniu się z tą kwestią i podjęciu decyzji o pójściu drogą cyfrową, oszczędzającą czas, rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) ma zastosowanie jako obowiązujące ramy we wszystkich państwach członkowskich UE / EWG. Te ramy prawne powinny przyspieszyć transformację cyfrową w całej Europie, umożliwić procesy biznesowe bez przerywania ciągłości mediów i ułatwić bezpieczne procesy elektroniczne między 28 poszczególnymi rynkami.

Duża część eIDAS reguluje kwestie bezpiecznej tożsamości cyfrowej i bezpiecznych podpisów elektronicznych. Jeśli więc, jak wspomniano powyżej, podpis elektroniczny nie jest wyraźnie wykluczony przez prawo krajowe, umowy mogą być podpisywane zgodnie z wytycznymi eIDAS. Rozporządzenie zasadniczo rozróżnia trzy rodzaje podpisów elektronicznych: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.

Dla wszystkich podmiotów gospodarczych ważne jest, aby uzyskać dobry przegląd procesów zawierania umów w firmie, aby zdecydować, który standard podpisu jest odpowiedni dla danego procesu zawierania umowy.

Zalecamy szczegółowe zapoznanie się z naszym artykułem przeglądowym na temat standardów podpisu. W połączeniu z tym artykułem, będą Państwo w stanie zdecydować, które z Państwa umów powinny zostać podpisane przy użyciu danego standardu.

Oto typowy praktyczny przykład podpisu, który nie jest zgodny z prawem:

Przykładowy e-mail: Decyzje, które są wykonywane jako tekst w wiadomości e-mail, podlegają formie pisemnej, aby były prawnie ważne. Oznacza to, że wszystkie strony umowy muszą złożyć pisemny podpis. Często zdarza się, że podpisy cyfrowe są niewystarczające. Następujące procedury nie są prawnie ważne:

• Wydrukuj, podpisz, zeskanuj ponownie, wyślij (przerwa na nośniku)
• Umieszczenie obrazu podpisu na dokumencie e-mail (prosty podpis elektroniczny).

Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny byłby w tym przypadku prawnie ważną metodą.

Wnioski

Pomimo wszelkich ofensyw cyfryzacyjnych i nowych metod prowadzenia działalności bez użycia papieru, jesteśmy przekonani, że podpis zawsze będzie istotną częścią wszelkiego rodzaju decyzji i zatwierdzeń. Oznacza to, że bezpieczeństwo i zgodność muszą być zagwarantowane, szczególnie w sektorze profesjonalnym.

W tym właśnie tkwi siła platform podpisu cyfrowego, takich jak sproof sign: technicznie złożone procesy są obsługiwane w tle. Na przykład, aby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, wystarczy tylko raz się zidentyfikować. Platforma poprowadzi Państwa przez 10-minutowy proces.