Innowacyjne rozwiązania dla zrównoważonej przyszłości: partnerstwo pomiędzy sproof sign i Energie AG Oberösterreich

Burger: "Zdecydowaliśmy się wdrożyć rozwiązanie podpisu cyfrowego, aby sprostać dwóm kluczowym wyzwaniom. Po pierwsze, zdaliśmy sobie sprawę, że w naszych procesach z klientami końcowymi często spotykaliśmy się z brakiem ciągłości mediów. Wiele informacji było przekazywanych w formie papierowej, co prowadziło do czasochłonnych ręcznych procesów rejestrowania, archiwizowania i dalszego przetwarzania. Ta medialna nieciągłość znacznie spowalniała nasze procesy. Dzięki cyfryzacji tych procesów i wprowadzeniu podpisów cyfrowych byliśmy w stanie wyeliminować to wąskie gardło i zwiększyć wydajność

Ponadto pandemia COVID-19 zmusiła nas do dostosowania naszych wewnętrznych procesów. Tradycyjna metoda fizycznego podpisywania dokumentów nie była już praktyczna ze względu na ograniczenia w podróżowaniu i przepisy dotyczące biur domowych. Konieczność wdrożenia rozwiązania cyfrowego stała się oczywista w celu utrzymania działalności biznesowej. W tym kontekście szukaliśmy rozwiązania, które zapewniłoby nam niezbędną elastyczność".

Burger: "Używamy podpisów cyfrowych do różnych zastosowań. Z jednej strony używamy go w kontaktach z klientami, na przykład gdy klient chce zawrzeć umowę lub musi potwierdzić świadczoną usługę. Innym przypadkiem użycia jest zastosowanie wewnętrzne, zwłaszcza w sytuacjach takich jak szybkie wdrażanie nowych przepisów, takich jak rozporządzenie w sprawie home office. W jednym z takich przypadków musieliśmy szybko przetworzyć dokumenty dla 1500 pracowników, co nie byłoby możliwe w przypadku konwencjonalnych procesów papierowych. Aby obsłużyć ten proces, wykorzystaliśmy wewnętrzne rozwiązania zintegrowane za pomocą specjalnie opracowanej aplikacji. Wdrożono proces zatwierdzania, w którym dokumenty były najpierw zatwierdzane przez bezpośrednich przełożonych, a następnie wysyłane do pracowników przy użyciu predefiniowanych symboli zastępczych podpisów".

Burger: "Jako dostawca energii z infrastrukturą krytyczną działamy w obszarze podlegającym ścisłym regulacjom. Ochrona danych ma dla nas ogromne znaczenie, ponieważ stale pracujemy z danymi osobowymi. Dlatego kluczowe było znalezienie dostawcy w bezpośrednim sąsiedztwie, najlepiej w Austrii lub przynajmniej w Europie. Amerykański dostawca wiązałby się ze zbyt wieloma niepewnościami i wyzwaniami, ponieważ nie możemy podejmować żadnego ryzyka. Nasza polityka kładzie zatem wyraźny nacisk na europejskich dostawców, aby zapewnić, że spełniamy wymogi RODO i minimalizujemy ryzyko związane z ochroną danych".

Burger: "Oprócz RODO, inne standardy mają dla nas ogromne znaczenie, takie jak ISO 271001, który jest dla nas szczególnie ważny, ponieważ sami jesteśmy certyfikowani i oczekujemy, że nasi dostawcy będą w stanie spełnić te same standardy bezpieczeństwa, co my. Przeprowadzamy również regularne audyty bezpieczeństwa, aby mieć pewność, że nasza infrastruktura jest zawsze chroniona. Audyty te są przeprowadzane corocznie, aby w odpowiednim czasie zidentyfikować potencjalne słabe punkty i naprawić je przed wystąpieniem incydentów bezpieczeństwa, które mogą być bardzo kosztowne".

Burger: "Mamy już w firmie kilka różnych rozwiązań, co nauczyło nas, które funkcje są dla nas szczególnie ważne, a które nie mogą zaoferować nam elastyczności, której potrzebujemy. Podczas oceny potencjalnych dostawców zdefiniowaliśmy zatem konkretne wymagania, w tym możliwość przesuwania symbolu zastępczego podpisu zgodnie z potrzebami i dostosowywania skalowania, a także opcję elastycznego konfigurowania roli podpisu przez użytkowników. Nie znaleźliśmy tego wszędzie. Priorytetem była dla nas również możliwość integracji z istniejącymi procesami, zwłaszcza za pośrednictwem interfejsu API REST, aby zapewnić płynną integrację z naszymi przepływami pracy. "

Burger: "Po przeprowadzeniu ankiety wśród naszych kluczowych użytkowników, którzy często korzystają z produktu, aspekt użyteczności został szczególnie pozytywnie podkreślony. Interfejs użytkownika jest intuicyjnie zaprojektowany, co upraszcza proces podpisywania dla użytkowników. Działa również płynnie na urządzeniach mobilnych, co jest bardzo cenione przez naszych pracowników. Ponadto, potrzebowali oni niewielkiego lub żadnego szkolenia, aby korzystać z produktu. To znacznie zminimalizowało wysiłek szkoleniowy i było dla nas wielką zaletą. Kolejnym pozytywnym aspektem jest możliwość dowolnego konfigurowania pieczątek do podpisu. Pozwala nam to spełnić różne wymagania i wspierać indywidualne procesy. Inne rozwiązania do podpisów po prostu nie sprostały temu wyzwaniu".

Burger: "Obecnie jesteśmy w fazie testów integracji z SAP dla procesu wyceny. To tutaj oferty są tworzone, zatwierdzane i podpisywane, zanim zostaną wysłane do klienta. Integracja ta została już skonfigurowana i będzie stopniowo wdrażana od lata. Coś, co prawdopodobnie również miałoby potencjał, to nasz wewnętrzny obszar HR. Mamy około 4500 pracowników, którzy potrzebują wsparcia. Oczywiście wszystko, co działa cyfrowo i odchodzi od papieru, jest ogromną dźwignią".