eMoveUs ponúka riešenia pre elektrické a elektromechanické systémy premeny energie v hnacom ústrojenstve na úrovni elektronického hardvéru, softvéru, elektromagnetiky a mechaniky s cieľom zabezpečiť efektívnu a udržateľnú mobilitu pre všetkých. Vďaka integrácii značky sproof spoločnosť digitalizuje a zrýchľuje interné zmluvné procesy.
Portrét
**Názov spoločnosti:**eMoveUs GmbH
**Stručný opis projektu:**Digitalizácia spracovania zmlúv a interných zmluvných procesov s cieľom efektívnejšieho využívania zdrojov a zvýšenia rýchlosti spracovania.
Prečo sproof sign:"Najmä pri spracovaní zmlúv, dodávateľských zmlúv, NDA a interných schválení sme si všimli, že tradičná papierová cesta je časovo náročná a náchylná na chyby, najmä v čase práce na diaľku. To viedlo k oneskoreniam a ďalšej administratívnej práci, preto sme chceli optimalizovať obeh dokumentov a modernizovať obchodné procesy."
Christopher Pizarro, rozvoj obchodu a riadenie projektov
Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?
Ako malá, stredne veľká začínajúca spoločnosť v automobilovom priemysle sme stáli pred výzvou zefektívniť naše interné procesy a skrátiť čas spracovania. Najmä pri spracovaní zmlúv, dodávateľských zmlúv, NDA a interných schválení sme si všimli, že tradičná papierová cesta je časovo náročná a náchylná na chyby, najmä v čase práce na diaľku. To často viedlo k oneskoreniam, dodatočným nákladom a zvýšenej administratívnej náročnosti, preto sme chceli optimalizovať obeh dokumentov a modernizovať podnikové procesy.
Ako dôležitá je digitálna transformácia pre vašu spoločnosť? Ako sa na nej podpísala predtým?
Digitálna transformácia zohráva v našej spoločnosti ústrednú úlohu, pretože nám ponúka možnosť efektívnejšie a pružnejšie reagovať na výzvy v automobilovom priemysle. Pre nás ako začínajúcu spoločnosť je digitalizácia rozhodujúcou pákou na zabezpečenie našej konkurencieschopnosti a budúcnosti nášho podnikania. Využívaním digitálnych technológií môžeme optimalizovať procesy, zlepšiť internú spoluprácu aj spoluprácu s externými partnermi a zároveň znížiť náklady.
Pred zavedením digitálneho podpisu sa všetky podpisy vyhotovovali tradičným spôsobom: Zmluvy a dôležité dokumenty sa vytlačili, podpísali ručne a potom sa poslali buď poštou, kuriérom alebo e-mailom, aby sa získali ďalšie podpisy. Tento proces bol časovo náročný, neefektívny a náchylný na oneskorenia, najmä ak bolo potrebných viac podpisov alebo bolo potrebné vymeniť dokumenty medzi rôznymi lokalitami. Okrem toho papierový prístup zvyšoval riziko chýb, strát a neúplných archívov.
Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní správneho poskytovateľa elektronického podpisu?
Pri výbere správneho poskytovateľa elektronického podpisu bolo pre nás rozhodujúcich niekoľko kritérií. Po prvé, prvoradá bola bezpečnosť, keďže digitálne podpisy sa používajú na dôležité zmluvy a dokumenty, ktoré obsahujú dôverné informácie. Poskytovateľ s vysokými bezpečnostnými štandardmi, ako sú šifrovacie technológie a súlad s predpismi o ochrane údajov, ako je GDPR, bol preto nevyhnutnosťou.
Okrem toho bola veľmi dôležitá používateľská prívetivosť. Poskytovateľ musel ponúkať intuitívnu a ľahko použiteľnú platformu, aby naši zamestnanci mohli začať pracovať ihneď bez veľkého zaškolenia. Dôležitým faktorom bola aj kompatibilita s našimi existujúcimi systémami a bezproblémová integrácia do našich pracovných postupov.
V neposlednom rade hrala úlohu aj cena a flexibilita ponuky. Zámerne sme hľadali európskeho poskytovateľa, ktorý by ponúkal transparentnú štruktúru nákladov a škálovateľné riešenia, ktoré by mohli rásť spolu s naším podnikaním. Dôležitým kritériom bola aj podpora a zákaznícky servis, aby sme mali istotu, že v prípade otázok alebo problémov dostaneme rýchlo podporu.
Najmä pri spracovaní zmlúv, dodávateľských zmlúv, NDA a interných schválení sme si všimli, že tradičná papierová cesta je časovo náročná a náchylná na chyby, najmä v čase vzdialenej práce. To často viedlo k oneskoreniam, dodatočným nákladom a zvýšenej administratívnej náročnosti, preto sme chceli optimalizovať obeh dokumentov a modernizovať obchodné procesy.
Christopher PizarroRozvoj podnikania a riadenie projektov
V ktorých aplikáciách sa používa digitálny podpis?
Hlavnou oblasťou použitia je spracovanie zmlúv, najmä dodávateľských a servisných zmlúv, kúpnych zmlúv, NDA a rámcových dohôd, ktoré často vyžadujú niekoľko podpisov.
Aké normy bezpečnosti údajov a zhody musí softvérové riešenie vo vašej spoločnosti spĺňať?
V našej spoločnosti musí softvérové riešenie spĺňať prísne normy z hľadiska bezpečnosti údajov a súladu s predpismi, aby sa zabezpečila ochrana citlivých informácií. V prvom rade to zahŕňa súlad so všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR), aby sa zabezpečilo bezpečné a zodpovedné spracovanie osobných údajov. Šifrovacie technológie na prenos aj ukladanie údajov sú nevyhnutné na zabránenie neoprávnenému prístupu. Oceňujeme aj viacfaktorovú autentifikáciu (MFA) a správu prístupu, aby sme zabezpečili, že k našim systémom a údajom budú mať prístup len oprávnené osoby.
Čo sa vám na značke sproof obzvlášť páči?
Na systéme sproof sign sa nám páči najmä kombinácia vysokej bezpečnosti a používateľskej prívetivosti, ako aj intuitívne používateľské rozhranie, ktoré umožňuje našim zamestnancom rýchlo používať platformu bez veľkého zaškolenia. Integrácia do našich existujúcich systémov prebehla hladko a flexibilné možnosti prispôsobenia platformy sproof sign sa dokonale prispôsobujú našim špecifickým požiadavkám a pracovným postupom.
Viac záznamov na blogu
Kyocera & sproof. Malá digitalizačná rozprávka.10 kritérií, ktoré je potrebné zohľadniť pri výbere poskytovateľa (kvalifikovaných) elektronických podpisovPripojenie API a používateľská prívetivosť: Rozhodovacie kritériá pre značku sproof na FH Horné Rakúsko"Robíme rakúske účtovníctvo". Spolková účtovná agentúra (BHAG) sa podpisuje digitálne.Čo je to digitálny podpis?
