Zamudni postopki sklepanja pogodb so stvar preteklosti - toda kako je z enostavnim in varnim podpisovanjem pogodb prek spleta? V tem članku boste izvedeli, kako se pogodbe podpisujejo prek spleta ali kako je mogoče podpise pridobiti na spletu. Kaj je pomembno in kakšna so merila kakovosti? A pred tem še "spoiler": Enostavno in varno lahko delujeta skupaj, vendar ne nujno.
Elektronski podpis se je uveljavil
Gre za vprašanje odnosa. Podpisovanje dokumentov ima določeno estetsko komponento. Odločitev zapečatite z nečim zelo osebnim: svojim lastnoročnim podpisom. Ta podpis se pogosto vadi in izpopolnjuje več let in v večini primerov ostane nespremenjen v celotnem poslovnem življenju. Pogosto je analogni podpis dokumenta povezan s sestankom, v pogodbi sodeluje več strank in pogosto je v njem nekaj družabnega. Ljudje se srečajo, si stisnejo roke, podpišejo dokument in ga nato shranijo v bolj ali manj varen arhiv. V večini primerov so stranke zadovoljne in gredo vsaka svojo pot.
Druga plat medalje je očitna. Ne glede na to, ali želite kartirati notranje ali zunanje postopke podpisovanja. To zahteva zelo veliko sredstev, ki jih je mogoče s pomočjo digitalnega podpisa zapraviti. Digitalizacija procesov odločanja je že prišla tudi v zelo "stare" industrije in poslovna področja. V zasebnem kontekstu je elektronsko podpisovanje pogodb že nekaj časa zelo razširjeno, v številnih evropskih državah pa ga podpirajo državni ponudniki elektronske identitete.
V skladu s tem se vključevanje rešitev za podpisovanje v podjetjih zelo pogosto začne s posameznimi glasovi v podjetju, ki so že zdavnaj spoznali prednosti elektronskega podpisovanja v zasebnem sektorju. Številne vladne spletne storitve državljanom omogočajo digitalno podpisovanje pogodb. To na koncu pripelje do tega, da si podjetniki želijo prednosti teh rešitev spletnega podpisovanja za obdelavo pogodb tudi v svojih podjetjih.
Kako deluje digitalni podpis?
Po spletu kroži vse več novih, pogosto majhnih in brezplačnih orodij za podpisovanje, pri katerih sta registracija in uporaba pogosto zelo nizka. Deluje enako kot večja orodja: digitalni dokument shranite lokalno, ga naložite v orodje spletnega brskalnika in ga podpišete. Z nekaterimi orodji lahko dokument tudi prenesete in ga nato pošljete naprej. V nasprotju s tem obstajajo kompleksne platforme za podpisovanje, ki so pogosto vključene v celovit sistem za upravljanje dokumentov ali sistem CRM ali ERP. To omogoča tudi veliko bolj zapleteno podpisovanje s strani tretjih oseb ali podpisovanje na daljavo. To pomeni, da lahko v podpis sprostim tudi samopodpisan dokument, določim zapletena zaporedja podpisovanja in delovne tokove itd.
Predvsem v profesionalnem okolju se vse bolj uveljavljajo rešitve, ki so specializirane za celovito podpisovanje dokumentov PDF in ponujajo najvišje varnostne standarde, predvsem pa zelo preprosto vodenje uporabnika. Digitalno podpisovanje dokumentov PDF prek spletnega brskalnika lahko v osnovi razdelimo na tri bistvene komponente.
Upravljanje pogodb:
Kot smo že omenili, je tu razlika velika. Minimalno merilo za spletno orodje je možnost nalaganja dokumentov (pri večini aplikacij se datoteke samodejno pretvorijo v običajni format PDF) in njihovega ponovnega prenosa po podpisu ali čim bolj varnega shranjevanja. Celovita orodja omogočajo tudi inteligentno upravljanje in pregled vseh pomembnih dokumentov na osrednji lokaciji.
Digitalni podpis dokumentov:
Osnovni element vseh orodij za spletno podpisovanje je uporaba digitalnega podpisa na pogodbenem dokumentu. Uporaba veljavnega digitalnega podpisa v dokumentu PDF je tehnični postopek, ki ga je treba jasno razlikovati od preprostega vstavljanja slike ročnega podpisa brez dodatnih tehničnih ukrepov!
Z veljavnim digitalnim podpisom je zlasti mogoče zaznati poznejše spremembe dokumenta. To ne velja za preprosto vstavljanje slik. Tehnično je pri digitalnem podpisu vsebina dokumenta trdno povezana z uporabljenim podpisom. Vizualni videz podpisa na dokumentu je predvsem informativen in ni pomemben za (tehnično) veljavnost. sproof sign na primer podpira vstavljanje slik podpisa ali ročnega podpisa na zaslonu, vendar v ozadju ustvari tudi popoln digitalni podpis. Druga raven digitalnih podpisov so kvalificirani digitalni podpisi. Ti vključujejo preverjanje podpisnika s strani ponudnika storitev zaupanja. To so organizacije, ki opravijo obsežno preverjanje identitete osebe ali organizacije in med digitalnim podpisovanjem povežejo identiteto s podpisom. Kvalificirani digitalni podpisi imajo tako poseben pravni status, ki je enakovreden statusu lastnoročnih podpisov.
Upravljanje podpisov in delovnih tokov:
Vsa zmogljivost platform za podpisovanje postane očitna, ko je treba drugim poslati varne in skladne zahteve za podpis. Sproof sign npr. omogoča, da se različna opravila (npr. podpisovanje dokumentov, pregledovanje dokumentov, posredovanje dokumentov) prenesejo na različne osebe. Komunikacija poteka po eni strani znotraj spletne aplikacije, po drugi strani pa prek poštnega prometa. Na ta način se nič ne more izgubiti. Avtomatizirano delegiranje olajša tudi upravljanje postopkov podpisovanja ter upoštevanje rokov in časovnih omejitev. Poleg tega je mogoče opredeliti nadomestke, določiti opombe o odsotnosti, določiti zaporedja podpisov in opredeliti standard, ki naj bi se uporabljal za podpisovanje.
Kakovost na prvem mestu. - Merila kakovosti spletnih orodij za podpisovanje
Prednosti digitalnih podpisov so številne in raznolike. Tukaj je seznam najpomembnejših lastnosti kakovosti naprednih orodij za elektronsko podpisovanje:
Razpoložljivost in varnost v oblaku:.
Spletne pogodbe so na voljo kadar koli in kjer koli, če imate dostop do interneta. Razpoložljivost 24 ur na dan in 7 dni v tednu je velika prednost varnih rešitev v oblaku. Vendar pa je treba zelo strogo paziti, da se zanesete na varno okolje za shranjevanje, ki je zaščiteno pred nepooblaščenim dostopom, izgubo in zlorabo. Pri aplikacijah v oblaku je treba še posebej paziti, da je orodje 100-odstotno nameščeno na evropskih strežnikih.
Zanesljivost digitalnih podpisov:
Poleg tega je treba pozornost nameniti temu, kako je mogoče ali treba dokazati lastno identiteto. Enostavni elektronski podpis (SES) ne zagotavlja pravnega varstva in se nikoli ne bi smel uporabljati za podpisovanje v podjetjih. Za najvišjo raven varnosti je treba uporabljati kvalificirani elektronski podpis (QES), ki je v Evropi merilo v skladu z uredbo eIDAS. Pravzaprav je izbira ponudnika podpisa še posebej pomembna in potrebno je določeno osnovno znanje o treh različnih standardih podpisa, da bi lahko najbolje opredelili primere uporabe v lastnem podjetju.
Preverite uporabljene elektronske podpise:
Še ena odlična stvar je, da je mogoče e-podpise preverjati za vedno. Informacije o vsakem koraku postopka podpisovanja - od začetka do konca - vključno z uporabljenimi podpisi in edinstveno identiteto podpisnika(-ov) so za vedno neločljivo zasidrane v dokumentu pdf. Celovite rešitve za e-podpis (kot je sproof sign) omogočajo preverjanje neposredno na platformi.
Sodelovanje:
Podpisovanje je skupinsko delo. Podpisujte interno ali pridobite odobritve zunanjih deležnikov. Pomembno je, da lahko svojo ekipo zelo preprosto upravljate z administratorskim računom. Zelo enostavno je treba omogočiti dodajanje novih uporabnikov in zelo enostavno povečati nabor razpoložljivih enot za podpisovanje.
Skladnost s predpisi:
Za podjetja je obvezno, da spoštujejo veljavne zakone in predpise, zlasti glede varne in zakonsko skladne hrambe dokumentov in podatkov v evropskem prostoru. Nekaj orodij (npr. sproof sign) se opira na zelo visok dokumentni standard PDF/A.
Zaključek:
Čas je za podpis. Spletne storitve e-podpisa so zanimiv in uporaben način za poenostavitev poslovnih procesov ter prihranek časa in truda. V poslovnem kontekstu je pomembno, da izpolnjuje vse ustrezne zahteve za določen primer uporabe.
Več zapisov na blogu
Skladnost z GDPR: kaj morate vedeti, ostalo ni obveznoeIDAS 2.0 - Prenova digitalne identitete in podpisa v Evropi (marec 2024)Constantin Graf z Dunaja primerja programska orodja "Made in Europe".Inovativne rešitve za trajnostno prihodnost: partnerstvo med podjetjema sproof sign in Energie AG OberösterreichKaj je digitalni podpis?
