Inovativne rešitve za trajnostno prihodnost: partnerstvo med podjetjema sproof sign in Energie AG Oberösterreich

Burger: "Odločili smo se za rešitev digitalnega podpisa, da bi rešili dva ključna izziva. Prvič, ugotovili smo, da v naših procesih s končnimi strankami pogosto naletimo na medijsko nepovezanost. Veliko informacij je bilo predloženih v papirni obliki, kar je vodilo do zamudnih ročnih postopkov za beleženje, arhiviranje in nadaljnjo obdelavo. Ta medijska prekinitev je precej upočasnila naše procese. Z digitalizacijo teh procesov in uvedbo digitalnih podpisov smo lahko odpravili to ozko grlo in povečali učinkovitost

Poleg tega nas je pandemija COVID-19 prisilila v prilagoditev naših notranjih procesov. Tradicionalna metoda fizičnega podpisovanja dokumentov zaradi omejitev potovanj in predpisov matične pisarne ni bila več praktična. Pokazala se je potreba po uvedbi digitalne rešitve, da bi ohranili poslovanje. V tem kontekstu smo iskali rešitev, ki bi nam lahko zagotovila potrebno prilagodljivost."

Burger: "Digitalne podpise uporabljamo za različne aplikacije. Po eni strani ga uporabljamo pri stikih s strankami, na primer, ko želi stranka skleniti pogodbo ali mora potrditi opravljeno storitev. Drug primer uporabe je notranja uporaba, zlasti v primerih, kot je hitro izvajanje novih predpisov, na primer uredbe o domači pisarni. V enem od takih primerov smo morali hitro obdelati dokumente za 1500 zaposlenih, kar z običajnimi postopki na papirju ne bi bilo mogoče. Za obvladovanje tega procesa smo uporabili interne rešitve, ki so integrirane prek posebej razvite aplikacije. Izveden je bil postopek odobritve, v katerem so dokumente najprej odobrili neposredni nadrejeni, preden so bili poslani zaposlenim z uporabo vnaprej določenih mest za podpis."

Burger: "Kot dobavitelj energije s kritično infrastrukturo delujemo na zelo reguliranem področju. Varstvo podatkov je za nas izredno pomembno, saj nenehno delamo z osebnimi podatki. Zato je bilo ključnega pomena, da poiščemo ponudnika v neposredni bližini, po možnosti v Avstriji ali vsaj v Evropi. Ameriški ponudnik bi bil povezan s preveč negotovostmi in izzivi, saj ne moremo tvegati. Naša politika se zato jasno osredotoča na evropske ponudnike, da bi zagotovili izpolnjevanje zahtev uredbe GDPR in čim bolj zmanjšali tveganja za varstvo podatkov."

Burger: "Poleg uredbe GDPR so za nas zelo pomembni tudi drugi standardi, kot je ISO 271001, ki je za nas še posebej pomemben, saj smo sami certificirani in pričakujemo, da bodo naši dobavitelji lahko izpolnjevali enake varnostne standarde kot mi. Izvajamo tudi redne varnostne revizije, da zagotovimo, da je naša infrastruktura vedno zaščitena. Te revizije izvajamo vsako leto, da pravočasno odkrijemo morebitne ranljivosti in jih odpravimo, preden pride do varnostnih incidentov, ki so lahko zelo dragi."

Burger: "V podjetju imamo že več različnih rešitev, kar nas je naučilo, katere funkcije so za nas še posebej pomembne in katere nam ne morejo ponuditi potrebne prilagodljivosti. Pri ocenjevanju potencialnih ponudnikov smo zato opredelili posebne zahteve, vključno z možnostjo premikanja nosilca podpisa po potrebi in prilagajanja skaliranja ter možnostjo, da uporabniki prilagodljivo konfigurirajo svojo vlogo podpisnika. Tega nismo našli povsod. Prav tako smo dali prednost zmožnosti vključevanja v obstoječe procese, zlasti prek vmesnika REST API, da bi zagotovili nemoteno vključevanje v naše delovne tokove. "

Burger: "Po raziskavi med našimi ključnimi uporabniki, ki izdelek pogosto uporabljajo, je bil vidik uporabnosti še posebej pozitivno ocenjen. Uporabniški vmesnik je intuitivno zasnovan, kar uporabnikom poenostavlja postopek podpisovanja. Prav tako nemoteno deluje na mobilnih napravah, kar naši zaposleni zelo cenijo. Poleg tega so za uporabo izdelka potrebovali le malo ali nič usposabljanja. To je znatno zmanjšalo prizadevanja za usposabljanje in je bila za nas velika prednost. Še en pozitiven vidik je možnost prostega konfiguriranja podpisnih žigov. To nam omogoča, da pokrijemo različne zahteve in podpremo posamezne procese. Druge rešitve za podpisovanje preprosto niso bile kos temu izzivu."

Burger: "Trenutno smo v testni fazi integracije s sistemom SAP za postopek ponudbe. Tu se ponudbe ustvarijo, odobrijo in podpišejo, preden se pošljejo stranki. Ta integracija je bila že vzpostavljena in se bo od poletja postopoma uvajala. Nekaj, kar bi verjetno imelo tudi potencial, je naše notranje kadrovsko področje. Imamo približno 4 500 zaposlenih, ki jih je treba podpirati. Seveda je vse, kar deluje digitalno in se odmika od papirja, velik vzvod."