Digitalne pogodbe, resnična zaveza: FSJ in pot do brezpapirne uprave

Ko sem pred tremi leti prevzel mesto izvršnega direktorja, je bilo združenje, ki obstaja že več kot 50 let, na področju digitalizacije še v povojih. Do takrat so bile vse pogodbe z družbenimi ustanovami in udeleženci FSJ sestavljene na obrazcih, natisnjene, podpisane, žigosane, vložene v ovojnico in poslane na pošto. Podpisane in vrnjene po pošti. Če je bila potrebna sprememba, se je vse začelo znova. Pri manjšem številu udeležencev je bilo to še izvedljivo, vendar več mladih odraslih, ki so opravljali FSJ, bolj nemogoč je postajal ta podvig. Da ne omenjam verjetnosti napak v različnih seznamih v Excelu. To je pomenilo, da je bilo treba najti digitalizirane rešitve za 21. stoletje.

Prvi korak je bil poiskati informacijsko podjetje, ki bi lahko digitaliziralo vse naše procese. To je pomenilo, da prijav nismo mogli več prejemati kot priponko v elektronski pošti (katere podatke je bilo treba nato vstaviti v sezname Excel), kot je bilo prej običajno in potrebno, temveč prek orodja za registracijo. Podatke je bilo nato mogoče neposredno uporabiti za samodejno ustvarjanje potrebnih pogodb, ko je bila zaposlitev v FSJ potrjena. To je pomenilo, da je bilo ustvarjanje pogodb končano, vendar je še vedno manjkala možnost digitalnega podpisovanja. Po nekaj raziskavah in predvsem po priporočilu prijatelja sem končno naletel na podjetje sproof.

Pomen digitalne preobrazbe za družbo FSJ je neprecenljiv. Leto FSJ se vedno začne jeseni. To pomeni, da je poletje največje obdobje za namestitve in tudi največje obdobje za pogodbe. Za vsako nameščeno osebo sta potrebni dve pogodbi z našim združenjem: z ustanovo in z udeležencem FSJ. Te pogodbe moramo podpisati mi in seveda tudi druga stran. sproof nam je ponudil in nam še vedno ponuja idealno rešitev! Letos pričakujemo približno 700 namestitev FSJ in s tem približno 1400 pogodb, ki jih je treba podpisati.

Pomembno je bilo, da smo našli praktično in cenovno ugodno rešitev. Izpolniti je bilo treba zahteve glede varstva podatkov. Orodje za obdelavo podpisa je moralo biti kompetentno, zaupanja vredno, strokovno in predvsem "prisluhniti" našim potrebam. Vse to smo našli pri podjetju sproof.

Za podpise naših pogodb FSJ s socialnimi ustanovami in udeleženci FSJ ter za pogodbe z organi za financiranje, pogodbe o storitvah itd. Preprosto za vse dokumente, ki zahtevajo uradno veljaven podpis. In tako nam podjetje sproof ne pomaga le pri pogodbah, povezanih z nalogami FSJ, temveč tudi pri dokumentih, ki jih morata podpisati predsednik in izvršni direktor društva, saj se ne vidimo tako pogosto - kar otežuje lastnoročno podpisovanje -, temveč smo v stiku predvsem prek e-pošte in telefona.

Odkar imamo sproof, ki nam omogoča podpisovanje prek sistema ID-Austria, ni več potrebe po sestankih, ki so bili včasih namenjeni predvsem pridobivanju podpisa za pomemben dokument. Prav tako se veselimo rešitve brez papirja. To nam omogoča, da prihranimo dragocene vire. Danes ne tiskamo skoraj ničesar.

Podjetje IT, ki je za nas opravilo digitalizacijo, in podjetje sproof sta za to poskrbela neposredno. Tako rekoč od strokovnjaka do strokovnjaka. To je bilo za nas kot stranko idealno.

Seveda imamo zelo visoke standarde. Vprašanje zaščite in varnosti podatkov je bilo eno prvih, ki smo si ga zastavili, ko smo naleteli na sproof.

Vsi zaposleni v podjetju sproof so izjemno kompetentni, prijazni, strokovni in si vedno prizadevajo najti najboljšo rešitev za nas. Na voljo so za vprašanja in težave ter naredijo vse, kar je v njihovi moči, da kot stranka dobimo rezultat, ki ga potrebujemo in želimo. sproof je poleg odličnega IT podjetja, s katerim smo pristopili k digitalizaciji, najboljša stvar, ki se nam je lahko zgodila.

Da, zlasti kadar z našo predsednico digitalno podpišem dokumente, se uporablja delovni postopek podpisovanja. Pa tudi pri pogodbah s prostovoljci in udeleženci FSJ. S prehodom z ročnega podpisovanja pogodb, poslanih po pošti, na digitalno podpisovanje po elektronski pošti smo zagotovili digitalizacijo tudi v več kot 700 socialnih zavodih, saj se je moralo vodstvo socialnih zavodov nato ukvarjati tudi z digitalnim podpisom.

Zdaj smo v tretjem letu uporabe in povsod deluje odlično. sproof velja za zaupanja vrednega in preprostega partnerja. Mimogrede, digitalno risanje za udeležence FSJ nikoli ni bilo izziv. Mladi odrasli so jo v hipu opravili s svojimi mobilnimi telefoni, kot da je še nikoli niso opravili na kak drug način. Tudi to govori o enostavni in razumljivi uporabnosti sistema sproof. Za odlično sodelovanje se vam iskreno zahvaljujemo!!!