Иновативни решения за устойчиво бъдеще: партньорството между sproof sign и Energie AG Oberösterreich

Бъргър: "Решихме да приложим решение за цифров подпис, за да отговорим на две основни предизвикателства. Първо, осъзнахме, че често се сблъскваме с медийна прекъснатост в процесите ни с крайните клиенти. Голяма част от информацията се подаваше на хартиен носител, което водеше до отнемащи време ръчни процеси за записване, архивиране и по-нататъшна обработка. Това прекъсване на медията забавяше значително процесите ни. Чрез дигитализиране на тези процеси и въвеждане на цифрови подписи успяхме да премахнем това затруднение и да повишим ефективността

Освен това пандемията COVID-19 ни принуди да адаптираме вътрешните си процеси. Традиционният метод на физическо подписване на документи вече не беше практичен поради ограниченията за пътуване и разпоредбите за домашния офис. Необходимостта от внедряване на цифрово решение стана очевидна, за да се запазят бизнес операциите. В този контекст търсехме решение, което да ни осигури необходимата гъвкавост."

Бъргър: "Използваме цифрови подписи за различни приложения. От една страна, го използваме при контакт с клиенти, например когато клиентът иска да сключи договор или трябва да потвърди предоставена услуга. Друг случай на употреба е вътрешната употреба, особено в ситуации като бързото прилагане на нови разпоредби, например наредбата за домашния офис. В един такъв случай трябваше бързо да обработим документи за 1500 служители, което не би било възможно с конвенционални процеси на хартиен носител. За да се справим с този процес, използвахме вътрешни решения, които са интегрирани чрез специално разработено приложение. Беше внедрен процес на одобрение, при който документите първо се одобряваха от преките ръководители, преди да бъдат изпратени на служителите, като се използваха предварително зададените места за подпис."

Бъргър: "Като доставчик на енергия с критична инфраструктура, ние работим в силно регулирана област. Защитата на данните е от изключителна важност за нас, тъй като постоянно работим с лични данни. Ето защо беше от решаващо значение да намерим доставчик в непосредствена близост, за предпочитане в Австрия или поне в Европа. Американски доставчик щеше да бъде свързан с твърде много несигурности и предизвикателства, а ние не можем да поемаме никакви рискове. Ето защо нашата политика поставя ясен акцент върху европейските доставчици, за да гарантираме, че отговаряме на изискванията на GDPR и свеждаме до минимум рисковете за защита на данните."

Бъргър: "В допълнение към GDPR, други стандарти са от голямо значение за нас, като например ISO 271001, който е особено важен за нас, тъй като ние самите сме сертифицирани и очакваме нашите доставчици да могат да покрият същите стандарти за сигурност като нас. Освен това извършваме редовни одити на сигурността, за да гарантираме, че нашата инфраструктура е винаги защитена. Тези одити се провеждат ежегодно, за да се идентифицират своевременно потенциалните уязвимости и да се отстранят преди възникването на инциденти със сигурността, които могат да бъдат много скъпи."

Бъргър: "Вече разполагаме с няколко различни вътрешни решения, което ни научи кои функции са особено важни за нас и кои не могат да ни предложат необходимата гъвкавост. Ето защо при оценката на потенциалните доставчици определихме конкретни изисквания, включително възможност за преместване на мястото на подписа според нуждите и регулиране на мащаба, както и възможност за гъвкаво конфигуриране на ролята на подписа от страна на потребителите. Не навсякъде открихме това. Също така дадохме приоритет на възможността за интегриране в съществуващите процеси, особено чрез REST API, за да осигурим безпроблемна интеграция в нашите работни процеси. "

Бъргър: "След проучване сред нашите ключови потребители, които често използват продукта, аспектът на ползваемост беше подчертан особено положително. Потребителският интерфейс е интуитивно проектиран, което опростява процеса на подписване за потребителите. Той работи безпроблемно и на мобилни устройства, което се оценява високо от нашите служители. Освен това те се нуждаеха от малко или никакво обучение, за да използват продукта. Това сведе до минимум усилията за обучение значително и беше голямо предимство за нас. Друг положителен аспект е възможността за свободно конфигуриране на печатите за подпис. Това ни позволява да покрием различни изисквания и да поддържаме отделни процеси. Други решения за подписване просто не успяха да се справят с това предизвикателство."

Бъргър: "В момента сме във фазата на тестване на интеграцията със SAP за процеса на изготвяне на оферти. Тук се създават, одобряват и подписват оферти, преди да бъдат изпратени на клиента. Тази интеграция вече е създадена и ще бъде въведена постепенно от лятото. Нещо, което вероятно също би имало потенциал, е нашата вътрешна област на човешките ресурси. Имаме около 4500 служители, които трябва да бъдат обслужвани. Разбира се, всичко, което работи в цифров формат и се отдалечава от хартията, е огромен лост".