Co je to digitální podpis?

Digitální podpis (neboli e-podpis, eSignature atd.) se stal pro firmy i jednotlivce nepostradatelným nástrojem pro efektivnější a ekologičtější správu dokumentů. V tomto článku nabízíme výchozí bod pro všechny, kteří chtějí starý proces - podepisování dokumentů - uvést na pravou míru.

Co je to digitální podpis?

Digitální podpis je bezpečná a účinná metoda podepisování smluv v digitálním prostředí, která je alternativou k vlastnoručním podpisům.

Digitální podpis funguje podobně jako otisk prstu člověka, protože každý dokument má svůj vlastní jedinečný elektronický otisk prstu. Žádný jiný dokument nemůže mít stejný digitální podpis. Pokud je digitální dokument "zapečetěn" podpisem, lze prokázat, že

• soubor nebyl po podepsání změněn (integrita).
• že dokument podepsala konkrétní osoba (autentizace).
• podepsaná osoba dokument skutečně podepsala. Osoba nemůže popřít, že dokument podepsala poté, co byl digitální podpis vytvořen.
• dokument není padělek.

Digitální podpisy se již používají v mnoha odvětvích pro nejrůznější aplikace.

Co není (platný) digitální podpis?

Za právně vyhovující lze označit pouze podpis, který lze ověřit také pomocí schválené online ověřovací služby (např. Acrobat Reader, RTR nebo přímo v programu sproof sign).

Nařízení eIDAS upravuje pro Evropu způsob, jakým lze dokumenty podepisovat právně platným a ověřitelným způsobem. Více informací najdete zde.

Jak funguje digitální podepisování dokumentů PDF

Použití platného digitálního podpisu na dokument (PDF) je technicky složitý proces, který při digitálním podepisování dokumentu probíhá nenápadně na pozadí.

Správný digitální podpis se proto výrazně liší od prostého vložení naskenovaného vlastnoručního podpisu.

Správný digitální podpis umožňuje rozpoznat následné změny v dokumentu. Při pouhém vkládání obrázků tomu tak není.

Takto funguje digitální potvrzení záměru s podpisovou platformou:

Krok 1: Nahrání a konverze

Nejprve nahrajete dokument online prostřednictvím svého účtu na podpisové platformě. Dokument se převede do formátu PDF.

Krok 2: Použití digitálního podpisu

K samotnému podpisu potřebujete digitální certifikát, který prokáže vaši totožnost jako podepisující osoby. Ten je pro vás vytvořen při registraci na podpisové platformě. Pokud chcete podepisovat nejvyšším standardem, kvalifikovaným elektronickým podpisem , provádí tento krok státem uznávaná certifikační autorita .

V podpisové platformě máte možnost si podpis přizpůsobit (podobně jako ručně psanou verzi) a vytvořit si vlastní styl podpisu.

Krok 3: Šifrování dokumentu a podpisů

V posledním kroku je celá smlouva včetně připojených podpisů kryptograficky zašifrována. Je vygenerována tzv. hash hodnota. Smlouva se tak stává odolnou proti padělání a ověřitelnou.

Připojené podpisy mají nejvyšší důkazní hodnotu a nelze je již padělat.

Podepsané smlouvy lze samozřejmě kdekoli stáhnout, odeslat nebo uložit.

Mohu digitálně podepisovat také ve Wordu nebo jiných programech Office?

V zásadě lze digitálně podepsat mnoho formátů souborů. Aby však byl použitý digitální podpis nezměnitelný, musí být každý dokument nejprve převeden do dokumentu PDF. Jak známo, dokumenty PDF již nelze měnit (na rozdíl například od dokumentů docx). Platformy pro digitální podpis automaticky převádějí mnoho formátů souborů na správný dokument PDF, obvykle při nahrávání dokumentu.

Jak získám digitální podpis?

Digitální podpis lze získat různými způsoby.

Registrace v platformě pro digitální podpis (AES)

Jak již bylo vysvětleno, vytváření digitálního podpisu je ústředním prvkem platformy digitálního podpisu. Mezi zavedená a známá řešení patří například DocuSign , AdobeSign nebo novější evropská řešení, jako je sproof sign nebo yousign, která se navíc specializovala speciálně pro použití v evropských společnostech.

Pokročilý elektronický podpis je pro vás vytvořen při registraci.

Identifikace pomocí podpisové platformy (QES)

Mnoho poskytovatelů také vybavuje uživatele kvalifikovaným elektronickým podpisem, který je hluboce integrován do samotné aplikace. Kromě vysoké vypovídací hodnoty tohoto podpisového standardu můžete těžit z mnoha možností přizpůsobení procesu podepisování.

Identifikace s vládní službou (QES; např. podpis mobilním telefonem).

V Rakousku má již více než 50 % občanů podpis mobilním telefonem. Ten je vydáván orgány veřejné správy a je v souladu se standardem kvalifikovaného elektronického podpisu.

Právní platnost digitálního podpisu

Platná smlouva je uzavřena, když obě strany vyjádří svůj souhlas. Zákonodárce obecně ponechává na smluvních stranách, zda smlouvu uzavřou ústně, písemně nebo elektronicky. Tomuto postupu se říká svoboda formy.

Pokud se rozhodnete pro řešení digitálního podpisu, máte výhodu, že všechny podpisy jsou integrovány do souboru PDF nezměnitelným a proti padělání odolným způsobem.

V každém případě je nutné zvolit správný standard elektronického podpisu v závislosti na smlouvě.

K tomu byly stanoveny tři standardy, které jsou definovány v nařízení eIDAS a slouží jako právní rámec.

• Jednoduchý elektronický podpis (EES)
• Zdokonalený elektronický podpis (AES)
• Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)

Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) splňuje nejvyšší kritéria kvality a z právního hlediska je 100% rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Vzhledem k tomu, že právní důsledky se mohou značně lišit, o tom, která metoda by měla být v konkrétní situaci použita, obvykle rozhodují faktory, jako jsou náklady na implementaci, snadnost použití (zkušenosti zákazníků), právní předpisy, zásady společnosti a vyhodnocené obchodní riziko.

Jako pomůcku můžete použít následujícího průvodce rozhodováním.

Výběr správné normy pro elektronický podpis proto ovlivňují dva faktory:

• Rizika spojená s odpovědností a provozní rizika
• Právní požadavky

Výhody platformy pro digitální podpis spočívají v tom, že můžete

• můžete kdykoli změnit standard elektronického podpisu v závislosti na typu smlouvy
• při pořizování externích podpisů můžete určit požadovaný standard elektronického podpisu.

Evropští poskytovatelé elektronických podpisů se většinou zaměřili na dva nejvyšší standardy digitálního podpisu.

Společnost sproof sign je expertem zejména v oblasti kvalifikovaných elektronických podpisů (QES).

Zjistěte více

Je naskenovaný podpis nebo obraz podpisu platný?

Pojem "naskenovaný podpis" znamená, že se jedná o digitální obraz vlastnoručního podpisu. Původní papírový podpis je převeden do digitálního formátu (.jpg, .doc, .pdf atd.) pomocí skeneru nebo fotoaparátu.

Takto naskenované podpisy jsou v zásadě platné, pokud se pro příslušné prohlášení vůle nevyžaduje písemná forma.

Podepsaná kopie není právně platná, protože nelze identifikovat podepisující osobu a nelze prokázat souhlas.

Naskenovaný podpis lze snadno zfalšovat, takže příjemce podepsané smlouvy jej může snadno zkopírovat (#SnippingTool #Screenshot). Je zřejmé, že tento postup není legální.

Naskenovaný podpis nemá u soudu žádnou důkazní hodnotu, protože je pouze kopií vašeho originálního podpisu. Bez důkazu o tom, jak byl podpis vytvořen, je považován za pouhou kopii, nikoli za pravý podpis. Z tohoto důvodu je neplatný, zejména v obchodních transakcích.

Rozdíl mezi digitálním a elektronickým podpisem?

Pojmy "elektronický podpis" a "digitální podpis" lze snadno zaměnit. Tyto pojmy se často používají zaměnitelně, ale přísně vzato se nejedná o totéž.

Elektronický podpis (neboli e-podpis) je způsob uzavření právní smlouvy v digitálním prostředí. Je to takříkajíc digitální ekvivalent podpisu papírového dokumentu.

Zatímco elektronický podpis dokládá souhlas osoby, která dokument podepsala, digitální podpis je důkazem pravosti samotného dokumentu. To znamená, že kombinace dokumentu a podpisu byla technicky navržena a zašifrována tak, aby smlouva byla odolná proti padělání. Podmínky se tedy spojují nebo fungují dohromady takovým způsobem, že se digitální smlouva stává ověřitelnou a právně vymahatelnou.

Výhody platformy pro digitální (evropský) podpis

Vysoce zabezpečený cloud, připravený kpoužití sproof sign je webové řešení pro digitální podepisování smluv a funguje na všech mobilních zařízeních (stolní počítač, chytrý telefon, tablet). sproof sign sídlí v Rakousku a všechna data jsou zálohována výhradně v datových centrech v rámci EU. Zaručujeme dodržování GDPR na všech úrovních, a to jak u nás, tak u našich subdodavatelů. Tyto záruky nabízíme našim zákazníkům ve smlouvě o zpracování údajů o zakázce (ADV), která vychází ze standardních smluvních doložek EU, a proto také nabízí maximální právní jistotu.

Rozhraní a stávající systémy

• sproof sign lze bez problémů integrovat do vašich stávajících systémů.
• Podepisujte přímo v běžných nástrojích, jako jsou MS Teams, Word, Google Drive atd. (seznam všech integrací ).
• Jednotné přihlášení
• Jednoduché rozhraní API pro přizpůsobené případy použití (dokumentace API ).

Ukládání dokumentů a kontrola průběhuDůležitésmlouvy jsou uloženy na centrálním místě přehledným, vysoce zabezpečeným a šifrovaným způsobem. Přesto je možné k dokumentům přistupovat kdykoli a odkudkoli. Kromě toho lze kdykoli zobrazit průběh podpisových procesů a v případě potřeby zaslat upomínky.

Kvalifikované (QES) a pokročilé (AES) elektronické podepisování včetně identifikace. sproof sign podporuje všechny typy elektronických podpisů (jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný) v souladu s nařízením eIDAS a mnoha dalšími celosvětově používanými standardy podepisování (např. shoda s FDA). Podepisovat můžete jak v rámci své organizace, tak i s externími partnery, dodavateli nebo zákazníky.

Dávkový podpis**: podepište smlouvy na**jednouDávkovým podpisem lze digitálně a právně podepsat nespočet dokumentů během jediné operace. Obrovská úspora času.

Složka dokumentů: posílejte smlouvy najednouSpojte několik dokumentů digitálně a pošlete je společně k podpisu. Ušetříte tak spoustu času sobě i příjemci.

Firemníznačky, firemní razítka a styly podpisůAť užjste velký tým nebo individuální uživatel. V programu sproof sign můžete uložit vlastní firemní logo jako firemní razítko. Můžete také vytvářet různé styly podpisu pro různé účely.

eID Hub:sproof sign umožňuje podepisování smluv s různými poskytovateli kvalifikovanýchpodpisůpomocí jedinečného rozhraní. To je obrovská výhoda při získávání a vydávání právně platných podpisů. Klikněte zde pro přehled všech integrovaných poskytovatelů důvěryhodných služeb →

Ověřování podpisů a stahování zpráv o ověřeníPřímov aplikaci sproof sign můžete jedním kliknutím myši zkontrolovat platnost použitých elektronických podpisů. Můžete si také stáhnout zprávu o ověření každého spuštěného podpisu a zjistit, kdo a kdy podepsal jakým certifikátem.

Správa týmu a pravidla pro zastupovánísproofsign umožňuje jednoduchou správu uživatelů a práv pro uživatele v rámci plánu. Kromě toho lze centrálně spravovat kvótu podpisů a provádět různá důležitá nastavení pro celý plán.

Podpora a Academysproofsign je známá svou rychlou a flexibilní podporou. Akademie sproof sign je bezplatný školicí portál, který vám a vašim zaměstnancům pomůže rychle začít.

Transparentní ceny bez skrytých nákladůNašímcílem je být bezkonkurenčně nejlepší při hledání vhodného poskytovatele podpisu. Přitom klademe velký důraz na férovost a transparentnost. Dvě hodnoty, které charakterizují naši firemní kulturu. Tyto hodnoty určují také ceny našeho řešení v podnikovém segmentu.