Připojení k rozhraní API a uživatelská přívětivost: Rozhodovací kritéria pro sproof sign ve Studentské unii FH Oberösterreich

V rámci studentského sboru existují různé úrovně zastoupení a správy. Vydávání různých dokumentů a schvalování plateb je vyžadováno denně. Tyto žádosti vyžadují použití kvalifikovaných podpisů, případně fyzických podpisů a jejich originálů. Jedná se o skutečně časově náročný proces. Rozhodli jsme se digitalizovat a modernizovat naše administrativní procesy a úkoly, abychom mohli investovat více času do skutečného úkolu reprezentativní práce. Z tohoto důvodu jsme také propojili sproof sign s naším interním nástrojem pro správu rozpočtu, abychom v budoucnu mohli mít dokumenty digitálně podepsané třemi potřebnými osobami a nemuseli trávit čas jejich výměnou a posíláním e-mailem.

Při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů pro nás bylo rozhodujících několik kritérií. Jedním z klíčových aspektů bylo připojení API, protože jsme ho museli vytvořit ze systému třetí strany. Důležité bylo také to, aby bylo možné externí osoby snadno vyzvat k podpisu e-mailem. Dalším kritériem byla uživatelská přívětivost a modernost softwaru, která se měla projevit v intuitivním uživatelském rozhraní. Poskytovatel, který všechny tyto požadavky spojuje v cenově dostupném softwaru, je pro nás velkou výhodou a myslím, že to je pro sproof sign velmi velký plusový bod. Z těchto důvodů jsme se také rozhodli pro spolupráci se společností sproof.

Digitální podpisy používáme pro různé aplikace. Na jedné straně je používáme pro schvalování plateb, což umožňuje rychlou a bezpečnou autorizaci finančních transakcí. Na druhé straně je používáme pro interní dokumenty, abychom optimalizovali pracovní procesy a snížili administrativní náklady. Digitální podpis používáme také pro dokumenty studentů Vysoké školy aplikovaných věd v Horním Rakousku. Tyto dokumenty potvrzují, že studenti mají v Rakouském studentském svazu (ÖH) určitou funkci. Digitální podpis nám umožňuje vytvářet a odesílat tato potvrzení nekomplikovaným a právně bezpečným způsobem. Díky mnoha možnostem využití digitálního podpisu můžeme pracovat efektivněji a zároveň zaručit bezpečnost našich dokumentů.

Integrace cloudu byla pro nás realizována prostřednictvím partnera a proběhla hladce. Integrace API fungovala dobře a umožnila nám bezproblémově propojit naše stávající systémy s novým řešením pro podepisování. Převedení příslušných procesů pro zaměstnance a jejich zavedení do těchto nových, moderních způsobů práce je však proces, který vyžaduje čas.

I my jako hornorakouský studentský svaz podléháme platným předpisům a zákonům. Softwarové řešení, které používáme pro digitální podpisy, proto musí splňovat několik norem z hlediska bezpečnosti dat a shody. Na jedné straně je nezbytné, aby řešení pro podepisování splňovalo nařízení EU eIDAS, protože to definuje právní rámec pro elektronické podpisy v Evropské unii. Kromě toho musí být software v souladu s platnými vnitrostátními zákony a předpisy, abychom byli právně chráněni. Nemluvě o tom, že musí být v souladu s nařízením GDPR. Naše řešení by tedy mělo v zásadě zajistit, aby všechny osobní údaje a dokumenty byly zpracovávány a uchovávány v souladu s přísnými požadavky GDPR.

Na sproof sign se mi líbí především přehledná a moderní prezentace všech aplikací a praktická funkce filtru pro rychlou identifikaci otevřených dokumentů k podpisu. Užitečná je samozřejmě také dávková funkce, která umožňuje efektivně QES velké množství dokumentů najednou. Zejména při zpracování až 400 dokumentů je tato funkce skutečným ulehčením každodenní práce.

sproof sign pro nás představuje významnou výhodu díky možnosti vyzvat externí osoby k podpisu prostřednictvím e-mailu. Tyto osoby pak mohou snadno podepisovat dokumenty v celé EU pomocí nejrůznějších způsobů podepisování.