Digitální smlouvy, skutečný závazek: FSJ a cesta k bezpapírové administrativě

Když jsem před třemi lety převzal funkci výkonného ředitele, bylo sdružení, které existuje již více než 50 let, z hlediska digitalizace stále v plenkách. Do té doby se všechny smlouvy se sociálními institucemi a účastníky FSJ vytvářely pomocí formulářových dopisů, které se vytiskly, podepsaly, orazítkovaly, vložily do obálky a poslaly na poštu. A podepsané a vrácené poštou. Pokud byla nutná změna, vše začínalo znovu. Při menším počtu účastníků to bylo ještě proveditelné, ale čím více mladých lidí FSJ dělalo, tím byl tento podnik nemožnější. Nemluvě o pravděpodobnosti chyb v různých excelových seznamech. To znamenalo, že bylo třeba najít digitalizované řešení pro 21. století.

Prvním krokem bylo najít IT společnost, která by dokázala všechny naše procesy digitalizovat. To znamenalo, že jsme již nemohli přijímat žádosti jako přílohu v e-mailu (jejichž údaje se pak musely vkládat do seznamů v Excelu), jak bylo dříve obvyklé a nutné, ale prostřednictvím registračního nástroje. Tyto údaje pak bylo možné použít přímo k automatickému vytvoření potřebných smluv, jakmile bylo potvrzeno umístění na FSJ. To znamenalo, že vytvoření smlouvy bylo kompletní, ale stále chyběla možnost digitálního podpisu. Po delším pátrání a především díky doporučení od kamaráda jsem nakonec narazil na sproof.

Význam digitální transformace pro FSJ nelze přeceňovat. Rok FSJ začíná vždy na podzim. To znamená, že v létě je vrcholné období pro umístění a také vrcholné období pro smlouvy. Na každou umístěnou osobu je třeba uzavřít dvě smlouvy s naším sdružením: Se sociální institucí a s účastníkem FSJ. Tyto smlouvy musíme podepsat my a samozřejmě i druhá strana. sproof nám nabízel a stále nabízí ideální řešení! V letošním roce očekáváme přibližně 700 přidělení FSJ, a tedy přibližně 1400 smluv, které je třeba podepsat.

Bylo pro nás důležité najít praktické a cenově dostupné řešení. Bylo třeba splnit požadavky na ochranu dat. Nástroj používaný ke zpracování podpisu musel být kompetentní, důvěryhodný, profesionální a především "naslouchat" tomu, co potřebujeme. To vše jsme našli u společnosti sproof.

Pro podpisy našich smluv o FSJ se sociálními institucemi a s účastníky FSJ a také pro smlouvy s financujícími orgány, smlouvy o poskytování služeb atd. Prostě pro všechny dokumenty, které vyžadují úředně platný podpis. A tak nám sproof pomáhá nejen se smlouvami týkajícími se úkolů FSJ, ale také s dokumenty, které musí podepsat předseda a jednatel sdružení, protože se tak často nevidíme - což ztěžuje ruční podepisování -, ale jsme v kontaktu hlavně prostřednictvím e-mailu a telefonu.

Od té doby, co máme sproof, který nám umožňuje podepisovat prostřednictvím ID-Austria, odpadla potřeba schůzek, které dříve spočívaly hlavně v získání podpisu na důležitý dokument. Oslavujeme také bezpapírové řešení. To nám umožňuje šetřit cenné zdroje. Dnes už netiskneme téměř nic.

O to se postarala přímo IT společnost, která pro nás provedla digitalizaci a sproof. Takříkajíc od specialisty ke specialistovi. To bylo pro nás jako pro zákazníka ideální.

Samozřejmě máme velmi vysoké nároky. Otázka ochrany a zabezpečení dat byla jednou z prvních, kterou jsme si položili, když jsme se setkali se společností sproof.

Všichni zaměstnanci společnosti sproof jsou neuvěřitelně kompetentní, přátelští, profesionální a vždy se snaží najít pro nás to nejlepší řešení. Jsou tu pro nás a jsou k dispozici v případě dotazů a problémů a dělají vše pro to, abychom jako zákazníci dostali výsledek, který potřebujeme a chceme. sproof je vedle skvělé IT společnosti, se kterou jsme přistupovali k digitalizaci, to nejlepší, co nás mohlo potkat.

Ano, zejména když digitálně podepisuji dokumenty s naší předsedkyní, používá se pracovní postup podepisování. Ale také u smluv s dobrovolnickými pozicemi a účastníky FSJ. Přechodem z ručního podepisování smluv zasílaných poštou na digitální podepisování e-mailem jsme zajistili digitalizaci i ve více než 700 sociálních zařízeních, protože digitálním podpisem se pak muselo zabývat i vedení sociálních zařízení.

Nyní jej používáme již třetím rokem a všude funguje skvěle. sproof je vnímán jako důvěryhodný a nekomplikovaný partner. Mimochodem, digitální kreslení nebylo pro účastníky FSJ nikdy výzvou. Mladí dospělí to zvládli během chvilky pomocí svých mobilních telefonů, jako by to nikdy nedělali jinak. I to svědčí o snadné a srozumitelné použitelnosti sproofu. Za skvělou spolupráci bychom vám chtěli vyslovit velké DÍKY!!!