"Vi fører Østrigs regnskab". Det føderale regnskabsagentur (BHAG) underskriver digitalt.

Digitaliseringen vinder frem på alle områder i dagligdagen. Men mange offentlige virksomheder befinder sig stadig i den analoge verden for en stor del. Situationen er anderledes hos Federal Accounting Agency! Den 500 mand store virksomhed opererer på 7 lokationer i hele Østrig og er afhængig af en bevidst og langsigtet planlagt digitaliseringsstrategi. "Vi er næsten forpligtet til at implementere digitaliseringsprocesser på en meget rettidig måde," siger Alexander Sellner, Head of IT hos Federal Accounting Agency.

Konsekvensen: indførelsen af en digital signaturplatform som et yderligere skridt mod procesoptimering. På denne måde lettes en af de mest afgørende operationelle processer - den sikre og juridisk gyldige signering af dokumenter - betydeligt.

Udgangssituation

Digitalisering er på alles læber, også hos de ansvarlige i offentlige virksomheder. Flere og flere virksomheder bliver papirløse, opretter netværk mellem deres lokationer eller tilbyder nye tjenester online. På den måde forbedrer de kundeoplevelsen, men også samarbejdet med partnere, leverandører og alle andre interessenter.

Da topledelsen i det føderale regnskabsagentur vurderede yderligere digitaliseringstiltag for deres egen virksomhed, indså de hurtigt, at indførelsen af en digital signaturplatform kunne give enorme fordele. Denne form for underskrift svarer 100% til håndskrevne underskrifter i hele Europa og er underlagt de strenge retningslinjer i eIDAS-forordningen (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services).

Men mange iværksættere er ikke klar over fordelene ved en platform til digital signering af dokumenter i hele virksomheden. Et meget konsekvent "credo" holdes stadig imod indførelsen af en signaturplatform: "Jeg har en mobiltelefonsignatur og kan allerede underskrive digitalt.

Faktisk bruger næsten halvdelen af de østrigske borgere allerede mobiltelefonsignaturen som en gratis eGovernment-tjeneste.

Men den digitale signatur alene er som regel helt utilstrækkelig i forretningsmiljøet. Det, der mangler, er processer; tilpassede arbejdsgange. Et fælles "dashboard" for at få et perfekt overblik over de vigtige dokumenter i virksomheden og meget mere.

I mellemtiden har en række internationalt aktive virksomheder allerede valgt en digital platform, der digitalt kan kortlægge alle signaturarbejdsgange og use cases i virksomheden.

Fremgangsmåde

I første omgang vurderede BHAG-projektteamet omkring Sellner, hvilke europæiske eller østrigske udbydere der allerede havde etableret sig og bragt effektive værktøjer på markedet.

Ud over sikkerheden og overensstemmelsen af datalagring er en signaturplatform beregnet til at understøtte forskellige underkriteriekørsler, der er en del af den daglige forretning hos det føderale regnskabsagentur.

Opmærksomheden faldt derfor hurtigt på sproof. Efter en intensiv test- og revisionsfase faldt valget endelig på den unge IÖB-certificerede virksomhed. Cloud-løsningen præsenterede sig meget godt som en alt-i-en-platform med de højeste sikkerheds- og databeskyttelsesstandarder. "Vi var virkelig beærede over, at valget faldt på os, og at vi i sidste ende var i stand til at opfylde de meget høje krav fra det føderale regnskabsagentur," siger Dr. Fabian Knirsch, medstifter og CTO hos sproof GmbH.

Resultat og merværdi

Feedbacken har indtil videre været rigtig god. Mange af medarbejderne, især i ledelsen, bruger platformen til forskellige underskriftsprocesser og har siden sparet målbart på tid og ressourcer. Dokumenter skal ikke længere printes ud, underskrives i hånden, scannes og sendes med posten, men kan underskrives digitalt med blot et par klik.

Det er også godt for miljøet! 500 ark papir forbruger 7,5 kg træ, 130 liter vand og 26,8 kilowatt-timer energi. Det er en positiv sideeffekt, som får flere og flere virksomheder til at indføre en signaturplatform.

Den problemfri integration af platformen i virksomhedens IT-landskab var særligt imponerende i det første skridt efter introduktionen. Takket være skyen tog onboarding kun et par timer og blev understøttet af sproof hele vejen igennem.

Den smidige kommunikation og fleksibilitet overbeviste Alexander Sellner. "sproof er åben over for feedback og kundeanmodninger og følger derfor tilgangen med konstant at forbedre platformen," forklarer Sellner.