Indhentning af underskrifter (med signatur-workflow)

Vigtig information først:

• Den inviterende person betaler altid for underskrifterne
• Din modpart behøver ikke at have en sproof sign-konto og kan blot åbne din invitation (f.eks. via e-mail) med en hvilken som helst mobil enhed (smartphone, pc, bord) og følge instruktionerne.

Trin for trin-vejledning

I denne vejledning vil vi gerne vise dig, hvordan du kan obstruere signaturer ved at bruge smarte arbejdsgange. Et såkaldt workflow hjælper dig med at kortlægge selv komplekse signaturprocesser og gøre dem genanvendelige. Du kan læse mere om workflows i vejledningen Opret og brug workflows .

Så snart du er logget ind, har du flere muligheder for at uploade et eller flere dokumenter i en dokumentmappe. Du kan også starte med en skabelon, som du gerne vil sende til underskrift.

Dokumentet eller dokumenterne åbnes i redigeringsvisningen i sproof sign. Åbn fanen "Modtagere" i højre side.

Klik i søgefeltet i højre sidepanel under 'Tilføj modtagere'. Denne vejledning handler om at bruge et workflow til at indhente underskrifter. Du kan få mere at vide om workflows i læringsmodulet [Create & use workflows] (sproofacademyworkflowlink ). Gør følgende for at vælge en af dine arbejdsgange:

1. I overlayet skal du klikke på bogikonet med teksten "Vælg fra kontakter og arbejdsgange". Der åbnes nu en skærm, hvor alle dine kontakter, grupper og workflows er listet.
2. Øverst kan du filtrere efter kontakter, grupper eller arbejdsgange. Klik på "Arbejdsgange" for lettere at finde din arbejdsgang.
3. For at vælge en arbejdsgang skal du klikke på det grønne plus (+) i den respektive listepost.
4. Du kan derefter bekræfte dit valg ved at klikke på den grønne knap "Anvend valg".

Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på "Næste".

Indstillingerne for det valgte workflow er nu anvendt. Du kan dog til enhver tid justere dine indstillinger. Du kan f.eks. tilføje flere personer eller fjerne personer, der er gemt i workflowet, fra listen over modtagere. Generelt har du følgende muligheder:

1. Definer en rækkefølge, hvor de inviterede personer skal udføre dine interaktioner (underskrive, se, godkende). Du kan også definere, om dine modtagere skal underskrive med en bestemt signaturstandard (AES/QES). Hvis du ikke foretager denne indstilling, har de inviterede personer selv valget. Med sproof sign underskriver du og din modpart 100% eIDAS-kompatibelt med den avancerede eller kvalificerede elektroniske signatur. Takket være den integrerede grænseflade til alle eID-udbydere er alle eID-udbydere fra hele Europa tilgængelige for dig eller de personer, der er inviteret til at underskrive. For eksempel ID-Austria eller det tyske ID-kort med onlinefunktion.
2. Nedenfor ser du listen over dine modtagere. Hvis du har valgt afkrydsningsfeltet 'Set order', kan du nu trække og slippe de enkelte personer i den ønskede rækkefølge.
3. Ved at klikke på ikonet med de tre prikker kan du foretage indstillinger for den pågældende runde. Du kan f.eks. angive, at kun én person fra denne runde må underskrive/se/godkende på vegne af de andre personer.
4. Ved at klikke på pil-ikonet (>) ved siden af en modtager kan du få adgang til indstillingerne for den pågældende person. Disse forklares mere detaljeret i en anden grafik.

Du har følgende muligheder i modtagerindstillingerne:

1. klik på blyantsikonet for at tilpasse personens personlige data (f.eks. navn)
2. definer personens rolle: Du kan vælge mellem "underskriver", "seer" og "godkender". En underskriver skal underskrive dokumentet. En seer må kun se dokumentet, og en godkender skal give sit samtykke (godkende). Vigtigt: Underskrivere og godkendere har indflydelse på workflowets forløb. Det betyder, at hvis en person i en bestemt position ikke underskriver eller godkender, kan processen ikke afsluttes. Dette er ikke tilfældet for en visningsperson!
3. Angiv den individuelle signaturtype for den pågældende person: Den individuelle signaturtype overskriver indstillingerne for den generelle dokumentsignaturtype. Info: Hvis du vil have din modpart til at underskrive med den kvalificerede elektroniske signatur (QES), men denne person ikke har en QES, kan du dække omkostningerne til identifikation. Du kan læse mere om dette i vejledningen OnDemand-signaturer .
4. Du kan fjerne modtageren ved at klikke på den røde knap.

Klik på X-ikonet øverst til højre for at vende tilbage til modtagerne.

I det andet trin kan du placere signaturpladsholdere og andre formularfelter for dine modtagere. Hvis du allerede har defineret disse i workflowet, vil de blive anvendt automatisk. Vigtigt: Du skal indstille mindst én underskriftsposition pr. underskriver.

1. Her kan du se, hvilken underskriver du definerer underskriftspositionen og formularfelterne for. Du kan bruge rullemenuen til at skifte mellem modtagerne.
2. placer mindst én pladsholder pr. modtager på dokumentet for at definere deres underskriftsposition og fortsæt. Du kan vælge mellem en underskrift (fuldt navn) eller initialer (f.eks. A.B.). Begge dele er ækvivalente underskrifter.
3. Her finder du yderligere formularfelter, som er tildelt modtageren, og som kun kan udfyldes af denne person. Placer dem i dokumentet ved hjælp af drag & drop. (Bemærk: Felter uden tildeling - såkaldte generelle felter - som kan udfyldes af alle modtagere, kan tilføjes i menuen under 'Rediger dokument', eller hvis du vælger 'Ikke tildelt' som modtager, når du inviterer kontakter).

Størrelsen og placeringen kan justeres for alle signaturpladsholdere og formularfelter. Klik på det grønne X for at fjerne feltet igen. I miniaturevisningen til venstre kan du se, på hvilken side du har placeret formularfelter og signaturpladsholdere til hvilke modtagere. De små indikatorer har forskellig farve for hver person.

Når du er færdig med at forberede dokumentet, skal du klikke på "Næste".

I det tredje trin kan du konfigurere e-mailinvitationen. Din planadministrator (eller du som administrator) kan have indstillet standardtekster til e-mails. Du kan tilpasse disse. Du kan få mere at vide om, hvordan du kan foruddefinere e-mailtekster som administrator i modulet Branding-indstillinger .

1. Definer et emne: Vælg et unikt emne, som vil blive vist for de inviterede som "titel" på e-mailen.
2. den generelle invitationstekst er den samme for alle modtagere. Skriv en besked, eller vælg fra tidligere beskeder.
3. Du kan også skrive en individuel besked til hver modtager, som kun vises for den pågældende person. Her kan du f.eks. tilføje personlige oplysninger og forklaringer.

Du kan foretage yderligere indstillinger i det fjerde og sidste trin:

1. Indstil en påmindelse og/eller en forfaldsdato: Påmindelsesdatoen definerer det tidspunkt, hvorfra der sendes automatiske påmindelser. Forfaldsdatoen definerer den dato, hvor de inviterede personer skal have afsluttet deres handlinger.
2. I de ekstra indstillinger kan du f.eks. tillade, at dokumentet videresendes. Hvis en inviteret person videresender dokumentet, giver det en anden person tilladelse til at underskrive det i stedet for den egentlige person. Man kan også angive, om det færdige dokument skal sendes til sidst. Du kan også definere invitationssproget i e-mailen.
3. Klik til sidst på den grønne knap 'Send invitation' for at sende dine invitationer til modtagerne.

Et overlay informerer dig om, at dine invitationer er blevet sendt. Hvis du har foretaget ændringer i det valgte workflow, kan du opdatere det. Det gør du ved at klikke på den grønne knap 'Opdater workflow'.

Så snart dokumentet er sendt, kan du følge med i, hvordan det går med underskrifterne i dokumentet under 'Modtagere' og i dashboardet.

Efter invitationen kan du justere påmindelsesindstillingerne i dokumentet, se de generelle indstillinger og tilføje yderligere modtagere til dokumentet bagefter.

Ved at klikke på pilen (>) ud for en person, som endnu ikke har underskrevet, kan du redigere de felter, der er indstillet for denne person, sende invitationen igen eller slette modtageren helt.