Opret og brug arbejdsgange

I det følgende vil vi vise dig, hvordan du kan bruge arbejdsgange optimalt. Her er en oversigt: A) Opret arbejdsgange B) Brug arbejdsgange C) Opdater arbejdsgange D) Del arbejdsgange med dit team

A) Oprettelse af arbejdsgange

Du har to muligheder for at oprette et nyt workflow: Du kan enten uploade et dokument, sende det og gemme dine indstillinger som et workflow eller sammensætte et nyt workflow ved hjælp af Workflow Editor. Vi præsenterer begge muligheder for dig:

Gemme en sendt invitation som et workflow

Du kan gå igennem processen med at indhente underskrifter som normalt. Når du har sendt invitationen, bliver du spurgt, om du vil gemme dine procestrin som et workflow. Gør som følger:

1. Klik på knappen "Gem som arbejdsgang".
2. Giv dit workflow et unikt navn
3. Vælg de parametre, du gerne vil gemme for dit workflow
4. Klik på "Gem arbejdsgang"

Opret arbejdsgange i Workflow Editor

Med den smarte Workflow Editor kan du oprette et workflow uden at skulle sende et dokument først: For at gøre dette skal du navigere til arbejdsgangene i dashboardet (Kontakter og arbejdsgange > Arbejdsgange) og klikke på "Opret arbejdsgang". Nu åbnes workflow-editoren. Det fungerer på følgende måde:

1. Giv arbejdsgangen et navn: Øverst til venstre kan du give dit workflow et unikt navn.
2. Sidebar: Workflow-editoren har samme struktur og logik som den sædvanlige brugergrænseflade. Der er dog ikke noget dokument i starten, og nogle af menupunkterne i sidepanelet er anderledes.
3. Tilføj dokument: Du kan gemme et workflow uden et dokument og derefter anvende det på et hvilket som helst dokument. Nogle funktioner (f.eks. tilføjelse af formularfelter) er dog knyttet til et dokument og kan kun bruges i kombination med et dokument. For at uploade et dokument skal du klikke på det hvide felt "Tilføj dokument til workflow".
4. Gem og annullér: Når du er færdig, skal du gemme dit workflow ved at klikke på "Save workflow". Hvis du vil kassere en arbejdsgang, skal du klikke på "Annuller".

Funktionerne bag de enkelte menupunkter er kort opsummeret nedenfor:

1. Modtagere: Som sædvanlig kan du tilføje personer, definere rækkefølge og roller og derefter placere signatur- og formularfelter. Hvis du fortsætter med processen, kan du også foretage indstillinger for påmindelser, forfaldsdatoer og e-mailinvitationen. Hvis du derefter klikker på "Finish", kommer du tilbage til menuen Workflow Editor.
2. Rediger dokument: Forbered dit dokument som sædvanligt, og indsæt generelle formularfelter eller skrivebeskyttet tekst. Du kan læse mere om dette i Academy-modulet Brug af formularfelter.
3. Påmindelser og forfaldsdato: Dette er en genvej til indstillingerne for automatiske påmindelser og dokumentets forfaldsdato. Du behøver ikke længere at kalde dette menupunkt op separat, hvis du allerede har foretaget disse indstillinger under Modtagere.
4. Indstillinger for invitationer: Dette er også en genvej. Hvis du allerede har foretaget indstillinger for e-mailtekst, videresendelse, invitationssprog osv. under Modtagere, behøver du ikke længere at kalde dette menupunkt frem.

Nedenfor præsenteres en praktisk funktion til at tilføje kontakter, som gør dit workflow endnu mere fleksibelt at bruge: Såkaldte personpladsholdere. En personpladsholder står for en inviteret person, som kun specificeres, når workflowet bruges. Denne type pladsholder bruges f.eks. A) når du forbereder dokumentet, og du endnu ikke ved, hvilken specifik person der skal underskrive/se/godkende dokumentet, men du vil stadig foretage alle indstillingerne for denne person, eller B) hvis forskellige personer er involveret.

Et eksempel: Du er ved at forberede et workflow for en ansættelseskontrakt og ved, at dokumentet altid skal underskrives af ledelsen og medarbejderen, men du ønsker ikke at specificere de specifikke personer før senere, da det kan være forskellige personer.

1. Når du tilføjer kontakter, finder du personpladsholderne øverst på listen. Tilføj så mange personpladsholdere, som du vil.
2. Personpladsholdere vises som alle andre kontakter på listen over modtagere.
3. Du kan foretage indstillinger som sædvanligt i modtagerindstillingerne. Vi anbefaler, at du giver hver personpladsholder et unikt navn (f.eks. medarbejder, leder osv.), så du ved, hvem du skal tildele hvilken pladsholder, når du bruger workflowet.

Hvis du går tilbage til Workflow Editor-menuen til sidst eller ind imellem, vil du se grønne flueben ved siden af de menupunkter, hvor du allerede har foretaget indstillinger. Hvor og hvilke indstillinger du foretager, er op til dig - du har fuld fleksibilitet. Når du er tilfreds med dit workflow, skal du klikke på "Gem workflow".

B) Brug af arbejdsgange

Der er flere måder at bruge et workflow på. Den første måde er via dashboardet: Du kan finde dine workflows under Kontakter og work flows og derefter under fanen Workflows. For at bruge en arbejdsgang skal du enten klikke:

1. på den respektive listepost for at åbne den detaljerede visning og klikke på den grønne knap "Brug workflow" nederst til højre eller
2. på 3-punktsikonet i den pågældende listepost og vælg "Brug workflow" i overlayet.

Den anden måde at bruge et workflow på er direkte i editoren: Upload et dokument som normalt, og gå derefter til fanen Modtagere. Klik i søgefeltet, og vælg "Vælg fra kontakter og workflows". Et overlay åbnes nu. I dette overlay kan du nu vælge, om du vil tilføje enkeltpersoner, grupper eller workflows:

1. Du kan filtrere efter arbejdsgange for at finde den ønskede arbejdsgang hurtigere
2. Klik på plus-ikonet (+) for at vælge arbejdsgangen
3. Klik derefter på "Anvend valg" for at overføre den valgte arbejdsgang til dokumentet

Du kan læse mere om dette emne i Academy-modulet Indhentning af underskrifter (med underskriftsworkflow ).

Hvis du bruger et workflow, oprettes der altid en ny dokumentpost fra workflowet, og selve workflowet forbliver i første omgang uændret. Alle indstillinger i workflowet overføres til den nye afsendelse, og du kan stadig justere og ændre dem efter behov. Hvis du har aktiveret automatiske påmindelser og en forfaldsdato i workflowet, kan du nu indstille disse.

Hvis dit workflow indeholder en eller flere personpladsholdere, skal du nu tildele dem. Det gør du ved at gå til fanen "Modtagere". I et overlay kan du nu vælge, hvem du vil tildele den første personpladsholder til. Klik derefter på "Assign & Proceed" (hvis du har mere end én personpladsholder), og gentag processen for alle pladsholdere. Når du er færdig, klikker du på "Assign & finish".

Til sidst skal du sende din invitation som normalt. Hvis du har foretaget ændringer i workflowet, kan du opdatere det senere - det kan du læse mere om i næste afsnit "Opdatering af workflows".

C) Opdatering af arbejdsgange

Du har to muligheder for at redigere/opdatere en arbejdsgang:

A) Du bruger et workflow og foretager ændringer under invitationsprocessen. Når du har sendt invitationen, kan du anvende disse ændringer i arbejdsgangen. B) Du kan redigere en arbejdsgang direkte i Workflow Editor.

Begge muligheder er beskrevet nedenfor:

A) Brug arbejdsgangen og opdater den derefter

Brug et workflow (mere om dette i afsnittet "Brug af workflows"), foretag de ønskede ændringer, og send derefter invitationen(erne). I det overlay, der nu vises, har du mulighed for at overskrive det anvendte workflow og opdatere de ændrede parametre. Det gør du ved at klikke på "Opdater workflow".

B) Rediger arbejdsgang i editoren

Fra dashboardet kan du vælge "Rediger arbejdsgang" enten via den detaljerede visning af arbejdsgangen (1) eller via 3-punktsmenuen (2). Workflow-editoren åbnes, og du kan ændre de ønskede parametre. Klik til sidst på "Gem arbejdsgang".

D) Del arbejdsgange med dit team

Du har mulighed for at dele individuelle arbejdsgange med dit team. Det kan fremskynde eller forenkle processer for hele dit team.

For at gøre dette skal du gå til detailvisningen af en arbejdsgang i dashboardet. Klik på knappen med delingsikonet nederst til højre for at dele arbejdsgangen (1). Bekræft din handling i det efterfølgende overlay (2). Alle teammedlemmer kan nu bruge workflowet. Du kan til enhver tid trække godkendelsen tilbage ved at klikke på den samme knap og derefter bekræfte revisionen (3).