Mühsame Vertragsprozesse gehören der Vergangenheit an - aber wie funktioniert es, Verträge einfach und sicher online zu signieren? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Verträge online signiert werden bzw. wie Signaturen im Web eingeholt werden können. Worauf kommt es an, was sind die Qualitätskriterien? Doch ein “Spoiler” vorweg: Einfach & sicher können, müssen aber nicht gemeinsam funktionieren.
Die elektronische Signatur ist gekommen um zu bleiben
Es ist eine Frage der Einstellung. Das Signieren eines Dokuments hat eine gewisse ästhetische Komponente. Man besiegelt eine Entscheidung mit etwas sehr Persönlichem: Der eigenen Händischen Unterschrift. Diese Unterschrift wird oft über Jahre einstudiert und verfeinert und bleibt in den meisten Fällen über ein ganzes Geschäftsleben hinweg unverändert. Oft ist die analoge Signatur eines Dokuments mit einem Treffen verbunden, es gibt mehrere Vertragsparteien und es hat oft auch etwas Geselliges. Man trifft sich, schüttelt sich die Hand, signiert ein Dokument und legt dieses danach in einem mehr oder weniger sicherem Archiv ab. Zumeist ist man zufrieden und geht wieder getrennte Wege.
Die Kehrseite der Medaille ist offensichtlich. Unabhängig davon, ob man interne Signaturprozesse abbilden möchte oder externe. Es erfordert ein sehr hohes Maß an Ressourcen, welche mit Hilfe der digitalen Signatur unverschwendet bleiben können.
Die Digitalisierung von Entscheidungsprozessen ist bereits selbst in sehr “alteingesessenen” Branchen und Geschäftsfeldern angekommen. Im privaten Kontext ist das elektronische Signieren von Verträgen ohnehin schon länger verbreitet und wird in vielen europäischen Ländern von staatlichen eIdentity Anbietern unterstützt.
Demnach geht die Integration von Signaturlösungen im Unternehmenskontext sehr oft von einzelnen Stimmen im Unternehmen aus, welche die Vorteile der elektronischen Unterschrift im privaten Bereich längst kennengelernt haben. Viele staatliche Online-Services ermöglichen es Bürger:innen, Verträge digital zu signieren. Das führt letzten Endes dazu, dass sich Unternehmer:innen die Benefits dieser Online-Signaturlösungen auch für die Vertragsabwicklung im eigenen Unternehmen wünschen.
Wie funktioniert die digitale Signatur?
Es gibt immer mehr neue, oftmals kleine und kostenlose Freeware-Signaturtools, die im Netz kursieren und die Anmeldung und Nutzung oft sehr niederschwellig halten. Es funktioniert wie bei größeren Tools: Man hat selbst lokal ein digitales Dokument abgespeichert, lädt es in einem Web-Browser-Tool hoch und signiert dieses. Das Dokument kann bei einigen Tools auch heruntergeladen werden, um danach weiter versendet zu werden. Dem gegenübergestellt gibt es komplexe Signatur-Plattformen, die oftmals in einem umfassenden Dokumentenmanagementsystem bzw. CRM oder ERP-System integriert sind. Damit ist auch die wesentlich aufwändigere Fremdsignatur oder Fernsignatur möglich. Das bedeutet, ich kann ein selbst signiertes Dokument auch zur Signatur freigeben, komplexe Signaturreihenfolgen und Workflows definieren etc.
Vor allem im professionellen Umfeld setzen sich zunehmend solche Lösungen durch, die sich ganz gezielt auf das umfassende Signieren von PDF-Dokumenten spezialisiert haben und dafür die höchsten Sicherheitsstandards und vor allem eine sehr einfache Nutzer:innenführung ermöglichen. Das digitale Signieren von PDF-Dokumenten über den Web-Browser lässt sich grundsätzlich in drei essentielle Bestandteile unterteilen.
Vertragsmanagement:
Hier geht wie erwähnt die Schere weit auseinander. Mindestkriterien an ein Web-Tool ist die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen (bei den meisten Anwendungen werden Files automatisch in das gängige PDF-Format konvertiert) und dieses nach der Signatur wieder herunterzuladen bzw. möglichst sicher abzulegen. Umfassende Tools ermöglichen darüber hinaus die intelligente Verwaltung und Übersicht aller wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort.
Die digitale Signatur von Dokumenten:
Das Kernelement aller Online-Signaturtools ist das Anbringen der digitalen Signatur auf einem Vertragsdokument. Das Anbringen einer gültigen digitalen Signatur auf einem PDF-Dokument ist ein technischer Vorgang, der klar vom einfachen Einfügen eines Bildes einer händischen Signatur ohne weitere technische Maßnahmen unterschieden werden muss!
Eine gültige digitale Signatur erlaubt insbesondere das Erkennen von nachträglichen Veränderungen am Dokument. Dies ist beim einfachen Einfügen von Bildern nicht gegeben.
Technisch wird für eine digitale Signatur der Inhalt des Dokuments fest mit der angebrachten Signatur verknüpft. Hierbei ist die visuelle Erscheinung der Signatur am Dokument primär informativ, und für die (technische) Gültigkeit nicht relevant. sproof sign etwa unterstützt das Einfügen von Bildern einer Unterschrift oder die händische Signatur am Bildschirm, erstellt aber zusätzlich eine vollständige digitale Signatur im Hintergrund.
Ein weitere Stufe digitaler Signaturen sind qualifizierte digitale Signaturen. Bei diesen erfolgt eine Überprüfung des Unterzeichnenden durch einen Vertrauensdienstanbieter. Dies sind Organisationen, die eine umfangreiche Identitätsprüfung einer Person oder einer Organisation durchführen und im Zuge des digitalen Signierens die Identität mit der Signatur verknüpfen. Damit haben qualifizierte digitale Signaturen einen besonderen, der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellten rechtlichen Status.
Signaturmanagement & Workflows:
Das volle Potential von Signaturplattformen wird ersichtlich, wenn es darum geht, sichere und konforme Signaturanfragen an andere auszusenden.. Z.B sproof sign ermöglicht es, verschiedene Aufgaben (z.B Signieren von Dokumenten, Ansicht von Dokumenten, Weiterleitung von Dokumenten) an verschiedene Personen zu delegieren. Dabei geschieht die Kommunikation einerseits innerhalb der WebApp andererseits zusätzlich über Verständigung per Mail-Verkehr. So kann nichts verloren gehen. Die automatisierte Delegation ermöglicht es zudem, Signaturprozesse leichter zu verwalten und Termine sowie Fristen einzuhalten. Darüber hinaus ist es möglich, Vertreter zu definieren, Abwesenheitsnotizen einzustellen, Signaturreihenfolgen vorzugeben und den Standard zu definieren, mit dem signiert werden sollte.
Quality first. - Die Qualitätskriterien webbasierter Signaturtools
Die Benefits der digitalen Signatur sind sehr vielfältig. Hier ist eine Liste der wichtigsten Qualitätsmerkmale fortschrittlicher E-Signaturtools:
Verfügbarkeit und Sicherheit der Cloud:
Online-Verträge sind immer und überall verfügbar, solange man Zugang zum Internet hat. Die 24/7 Verfügbarkeit ist der große Vorteil von sicheren Cloud-Lösungen. Jedoch sollte sehr streng darauf geachtet werden, dass auf eine sichere und geschützte Speicherumgebung vertraut wird, die vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch geschützt ist. Bei Cloud-Anwendungen ist speziell darauf zu achten, dass das Tool zu 100% auf europäischen Servern gehostet ist.
Verbindlichkeit digitaler Signaturen:
Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, wie man seine eigene Identität belegen kann bzw. muss. Eine einfache elektronische Signatur (EES) bietet keinen rechtlichen Schutz und sollte für Signaturen im Unternehmenskontext keinesfalls verwendet werden. Für die höchste Sicherheit sollte die qualifizierte elektronische Signatur (QES), welche gemäß der eIDAS Verordnung das Maß der Dinge im europäischen Raum darstellt, herangezogen werden. Tatsächlich ist die Wahl des Signatur-Anbieters von besonderer Bedeutung und es bedarf eines gewissen Grundwissens über die drei unterschiedlichen Signaturstandards, um die Anwendungsfälle im eigenen Unternehmen bestmöglich abbilden zu können.
Angebrachte elektronische Signaturen verifizieren:
Eine weitere großartige Sache ist, dass E-Signaturen für immer und alle Zeiten überprüfbar sind. Die Informationen über jeden Schritt des Signaturprozesses - von Beginn bis Ende - inklusive der angebrachten Signaturen und der eindeutigen Identität der Unterzeichner:innen sind für alle Zeiten untrennbar im pdf-Dokument verankert. Umfassende E-Signaturlösungen (wie z.B. sproof sign) erlauben die Verifikation direkt auf der Plattform.
Kollaboration:
Signieren ist Teamsache. Signieren Sie intern oder holen Sie von externen Stakeholdern Freigaben ein. Wichtig ist dabei die Möglichkeit, Ihr Team mit einem Admin-Account sehr einfach verwalten zu können. Neue Nutzer:innen sollten sehr einfach hinzugefügt werden können und der Pool mit zur Verfügung stehenden Signatureinheiten muss sehr einfach aufgestockt werden können.
Compliance:
Es ist für Unternehmen Pflicht, geltende Gesetze und Vorschriften einzuhalten, vor allem mit Hinblick auf eine sichere und rechtskonforme Dokumenten- und Datenspeicherung im europäischen Raum. Bei einigen wenigen Tools (u.A. sproof sign) wird auf den sehr hohen PDF/A-Dokumentenstandard gesetzt.
Fazit:
It´s time to sign. Webbasierte E-Signaturservices sind eine interessante und nützliche Möglichkeit, Geschäftsvorgänge zu vereinfachen und Zeit und Aufwand zu sparen. Im Business-Kontext ist es wichtig, dass es für den jeweiligen Anwendungsfall allen relevanten Anforderungen entspricht.
Mehr Blog-Einträge
Die digitale Signatur nimmt Einzug in den Anwaltskanzleien Österreichs.Was ist die digitale Signatur? Das digitale Signieren von Rezepten - die teleclinic ist Innovationstreiber im Bereich der TelemedizinMehr Zeit für das Wesentliche: neunerhaus digitalisiert Signaturprozesse mit sproof signDie digitale Signatur 2.0 - Grenzenlos qualifiziert Signieren in ganz Europa
