Contratos digitales, compromiso real: el FSJ y el camino hacia una administración sin papel

Cuando asumí el cargo de director general hace tres años, la asociación, que existía desde hacía más de 50 años, estaba aún en pañales en lo que a digitalización se refiere. Hasta entonces, todos los contratos con las instituciones sociales y los participantes de la FSJ se creaban mediante cartas-formulario, se imprimían, se firmaban, se sellaban, se metían en un sobre y se enviaban a correos. Y se firmaban y devolvían por correo. Si era necesario un cambio, todo volvía a empezar. Esto seguía siendo factible con un número reducido de participantes, pero cuantos más adultos jóvenes hacían un FSJ, más imposible se volvía la empresa. Por no hablar de la probabilidad de que se produjeran errores en las distintas listas de Excel. Esto significaba que había que encontrar soluciones digitalizadas para el siglo XXI.

El primer paso fue encontrar una empresa de TI que pudiera digitalizar todos nuestros procesos. Esto significaba que ya no podíamos recibir las solicitudes como archivo adjunto en un correo electrónico (cuya información había que insertar después en listas de Excel), como era habitual y necesario anteriormente, sino a través de una herramienta de registro. A continuación, los datos podían utilizarse directamente para crear automáticamente los contratos necesarios una vez que se había confirmado una plaza de FSJ. Esto significaba que la creación de contratos estaba completa, pero aún faltaba la opción de firma digital. Tras algunas investigaciones y, sobre todo, gracias a la recomendación de un amigo, finalmente di con sproof.

No se puede sobrestimar la importancia de la transformación digital para el FSJ. Un año de FSJ comienza siempre en otoño. Esto significa que el verano es el periodo álgido para las colocaciones y también el periodo álgido para los contratos. Se necesitan dos contratos con nuestra asociación por cada persona colocada: Con la institución social y con el participante en el FSJ. Tenemos que firmar estos contratos y, por supuesto, también la otra parte. ¡Sproof nos ofreció y nos sigue ofreciendo la solución ideal! Este año esperamos unas 700 colocaciones de FSJ y, por tanto, unos 1400 contratos que habrá que firmar.

Para nosotros era importante encontrar una solución que fuera práctica y asequible. La protección de datos tenía que cumplirse. La herramienta utilizada para procesar la firma tenía que ser competente, fiable, profesional y, sobre todo, "escuchar" lo que necesitábamos. Encontramos todo esto con sproof.

Para las firmas de nuestros acuerdos de FSJ con las instituciones sociales y con los participantes en el FSJ y también para contratos con organismos de financiación, contratos de servicios, etc. Sencillamente, para todos los documentos que requieran una firma con validez oficial. Así pues, sproof no sólo nos ayuda con los contratos relacionados con las tareas del FSJ, sino también con los documentos que deben firmar la presidenta y el director gerente de la asociación, ya que no nos vemos tan a menudo -lo que dificulta la firma en mano-, sino que estamos en contacto principalmente por correo electrónico y teléfono.

Desde que tenemos sproof, que nos permite firmar a través de ID-Austria, ya no hay necesidad de reuniones, que solían consistir principalmente en conseguir una firma para un documento importante. También celebramos la solución sin papel. Esto nos permite ahorrar valiosos recursos. Hoy no imprimimos casi nada.

La empresa informática que nos hizo la digitalización y sproof se encargó directamente de ello. De especialista a especialista, por así decirlo. Eso fue ideal para nosotros como clientes.

Por supuesto, tenemos unos estándares extremadamente altos. La cuestión de la protección de datos y la seguridad fue una de las primeras que nos planteamos cuando conocimos sproof.

Todos los empleados de sproof son increíblemente competentes, amables, profesionales y siempre se esfuerzan por encontrar la mejor solución para nosotros. Están ahí y disponibles para preguntas y problemas y hacen todo lo posible para garantizar que nosotros, como clientes, obtengamos el resultado que necesitamos y deseamos. sproof es lo mejor que nos podía haber pasado, junto con la gran empresa de TI con la que abordamos la digitalización.

Sí, especialmente cuando firmo digitalmente documentos con nuestra presidenta, se utiliza el flujo de trabajo de firma. Pero también para los contratos con los puestos de voluntarios y los participantes en el FSJ. Al pasar de las firmas manuales en los acuerdos enviados por correo postal a las firmas digitales por correo electrónico, también hemos garantizado la digitalización en las más de 700 instituciones sociales, porque entonces la dirección de las instituciones sociales también tenía que ocuparse de la firma digital.

Ahora estamos en nuestro tercer año de uso y funciona de maravilla en todas partes. sproof es visto como un socio fiable y sin complicaciones. Por cierto, el dibujo digital nunca supuso un reto para los participantes del FSJ. Los jóvenes adultos lo hicieron en un santiamén con sus teléfonos móviles, como si nunca lo hubieran hecho de otra manera. Esto también habla en favor de la facilidad de uso y comprensión de sproof. ¡¡¡Queremos darles las GRACIAS por su gran colaboración!!!