Reducción de costes - Firmas digitales - Departamento de compras

Hoy en día, la sostenibilidad es algo más que una tendencia, es un componente clave de la estrategia empresarial. La Unión Europea ha establecido un marco claro con las Normas Europeas para la Elaboración de Informes de Sostenibilidad (ESRS), que se aplicarán a partir de 2024. Esto incluye la obligación de elaborar informes ESG, según la cual las empresas deben informar periódicamente sobre el tema de la sostenibilidad en su empresa. Estos informes cubren aspectos medioambientales, sociales y de gobernanza (ASG) y pretenden aumentar la transparencia sobre el impacto no financiero de la empresa. El objetivo es proporcionar a las partes interesadas -incluidos los inversores, los clientes y el público en general- información exhaustiva sobre las prácticas de sostenibilidad y la responsabilidad social de la empresa.

Aunque organizaciones como HOGAST no están directamente sujetas a los requisitos de información ESG, son sin embargo pioneras en demostrar cómo puede ser en la práctica una acción sostenible. La decisión de HOGAST de pasarse a la firma digital con sproof sign es un ejemplo impresionante de cómo las empresas pueden utilizar la innovación tecnológica para reducir su huella medioambiental al tiempo que aumentan su eficiencia financiera.

Peter Sigmond, director senior de mercancías, dijo lo siguiente en una entrevista: "Para nosotros como empresa, dos aspectos fueron decisivos a la hora de elegir una solución de firma digital. Uno de ellos fue la pandemia de corona, ya que la jornada reducida y el trabajo desde casa nos obligaron a replantearnos las cosas, porque sin un nuevo sistema digital ya no habríamos podido firmar contratos, facturas y pedidos.

El segundo aspecto, que sin duda ha sido un tema de debate con la dirección durante algún tiempo, es que como empresa nos hemos centrado en la digitalización y la sostenibilidad al mismo tiempo. Centrándonos en esto, finalmente llegamos al punto en el que decidimos firmarlo todo digitalmente y en el que es posible prescindir de todas las facturas y contratos en papel."

Retorno de la inversión y sostenibilidad

Esta decisión dio sus frutos en tan sólo 18 semanas. La implantación de sproof sign como solución de firma "todo en uno" supuso una importante reducción y agilización del trabajo administrativo en HOGAST. La aceleración de los procesos de aprobación y la reducción de los tiempos de espera no sólo optimizaron los procesos empresariales, sino que también contribuyeron significativamente al ahorro de costes.

Este ahorro puede cuantificarse tanto en términos financieros como medioambientales: El tiempo medio ahorrado por flujo de trabajo de firma digitalizada a nivel interno y externo, el salario bruto por hora de los trabajadores que no tienen que esforzarse en preparar y gestionar los procesos contractuales analógicos, el ahorro de costes por hoja A4 ahorrada, las emisiones de CO2 ahorradas y el consumo de energía. Cabe señalar que algunos factores que podrían influir en el valor añadido real no se incluyeron en los cálculos, como los viajes de negocios, los costes de almacenamiento y archivo, los costes de la tecnología de impresión y escaneado y las desventajas financieras debidas a los largos tiempos de espera para la conclusión de los contratos.

La combinación de beneficios económicos y ecológicos hizo de sproof sign una inversión estratégicamente valiosa

HOGAST es sólo una de las muchas empresas que se han beneficiado de la implementación de sproof sign en sus procesos operativos existentes. Pero, ¿cuáles son exactamente los casos de uso de la firma digital allí? El Sr. Sigmond lo explica: "Básicamente, somos el enlace entre nuestros clientes o miembros y los proveedores. Sin embargo, esto también significa que todas las facturas y pedidos pasan por HOGAST y en algunos casos tenemos que firmarlos y refrendarlos. Puede imaginarse la cadena de firma como un triángulo entre el proveedor, los miembros individuales y HOGAST.

Un ejemplo en el que la firma digital se utiliza y ayuda es cuando se añaden nuevos proveedores. También hay contratos que necesitan ser firmados. Antes de optar por una solución de firma electrónica, teníamos que enviarlo todo en papel por correo postal y esperar. Como en realidad la empresa está formada por cuatro compañías, en este caso de uso el socio proveedor tiene que firmar una vez y HOGAST cuatro veces. Podían pasar de dos a tres semanas hasta que nos llegara todo. Con la solución digital de sproof sign, esto es mucho más rápido.

Pero también utilizamos la firma electrónica para registrar las entregas. Esto se debe a que todas las confirmaciones de pedido superiores a 7.500 euros tienen que ser refrendadas por nosotros después de que el cliente y el proveedor ya hayan firmado. Se trata de una cuestión de responsabilidad. HOGAST también es responsable de sus clientes si éstos quiebran o se declaran insolventes. Entonces pagamos las facturas de nuestros miembros, pero sólo si la confirmación del pedido o la orden ha sido refrendada por nosotros de antemano. Este es un aspecto realmente importante para nuestros miembros y proveedores".

Eficacia y sostenibilidad para el futuro gracias a sproof sign

Utilizando únicamente la firma digital, HOGAST ahorra una media de 10 minutos por flujo de trabajo de firma externa sin esfuerzo logístico y hasta 20 minutos en el caso de los flujos de trabajo con esfuerzo logístico. Además, las emisiones de CO2 de la empresa por hoja A4 pueden reducirse en 0,008 kg y el consumo de energía por hoja en 0,0648 kWh. Pero también se han eliminado por completo los 0,14 euros por hoja en concepto de costes de impresión y aprovisionamiento desde que se trabaja con sproof.

Con la calculadora de ROI de sproof integrada en el sitio web, las empresas sujetas al ESRS pueden ahora calcular también su ahorro potencial y aumentar así la eficacia de sus propios procesos empresariales e impulsar sus objetivos de sostenibilidad. La experiencia de HOGAST demuestra claramente que la firma digital no es sólo una innovación tecnológica, sino que también puede contribuir decisivamente a un futuro más sostenible.