Sekaannusta esiintyy edelleen: erilaiset, usein hyvin samankaltaiset termit, kuten kirjallinen muoto, kirjallinen muoto, muotovapaus, käsinkirjoitettu muoto, aiheuttavat sekaannusta sopimusten käsittelyssä. Tästä syystä ihmiset turvautuvat valitettavan usein edelleen kynään, paperiin ja hankaliin postituskanaviin, kun on jotain allekirjoitettavaa.
Tässä artikkelissa selvitämme, missä käyttötapauksissa digitaalinen allekirjoitus on 100-prosenttisesti oikeudellisesti pätevä ja takaa korkeimman todistusarvon ja jäljitettävyyden. Pieni "spoileri": On vain hyvin harvoja poikkeustapauksia, joissa sähköinen allekirjoitus ei ole sallittu. Muutoin digitaalinen allekirjoitusprosessi "päihittää" analogisen allekirjoituksen kaikissa tapauksissa teknisen väärentämättömyyden ja korkeimman todistusarvon ansiosta.
Yleiskatsaus
Kansallisessa lainsäädännössä sähköinen allekirjoitus on kielletty vain harvoissa sopimustyypeissä.
...kaikki muut sopimukset voidaan allekirjoittaa digitaalisesti ja ne ovat oikeudellisesti päteviä. Euroopan laajuisessa eIDAS-asetuksessa säädetään kolmesta standardista.
Useimpiin sopimuksiin sovelletaan muotovapautta. Sopimuspuolet voivat itse valita (digitaalisen) allekirjoitusstandardin.
Jos kansallisessa lainsäädännössä edellytetään kirjallista muotoa, hyväksytty sähköinen allekirjoitus voi korvata käsin kirjoitetun allekirjoituksen 100-prosenttisesti.
Oikeudellisen kehyksen lisäksi digitaalisen allekirjoitusstandardin valintaan liittyy yksilöllinen arviointi vapaaehtoisista riskeistä, jotka riippuvat vastuuriskistä ja sopimuksen laajuudesta.
Mikä on sopimusten tehtävä?
Periaatteessa se on itsestään selvää: allekirjoittamalla sopimuksen kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksessa esitetyt ehdot ja velvoitteet. Sopimuksen tekemisellä varmistetaan, että kaikki sopimuspuolet täyttävät velvollisuutensa ja että heidän oikeuksiaan ja etujaan suojellaan. Lisäksi allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena konfliktitilanteessa ja auttaa puolustautumaan oikeudessa. Tehokkain tapa allekirjoittaa sopimukset on tehdä se digitaalisesti.
Olipa kyseessä analoginen tai digitaalinen: Mitä muodonvapaus merkitsee sopimuksille?
Euroopan maissa sopimukset ovat yleensä päteviä ilman säädettyä muotoa. Tämä tarkoittaa sitä, ettei ole olemassa määräyksiä siitä, miten sopimukset on allekirjoitettava. Esimerkiksi sähköinen, kirjallinen tai jopa suullinen muoto on sallittu (ks. ABG:n 883 §). Viime kädessä sopijapuolet voivat itse sopia tietystä allekirjoitustavasta.
"Itävallassa ja Saksassa sovelletaan yksityisoikeudellista muotovapauden periaatetta. Näin ollen digitaalinen allekirjoitus korvaa jo monissa tapauksissa paperikynän."
Tohtori Christian ZwickBinder Grösswang Rechtsanwälte GmbH
Vaikka oikeudellisia vaatimuksia siitä, miten allekirjoitetaan sopimuksia, joihin ei sovelleta mitään muotovaatimuksia, ei ole, varovaisuus on suositeltavaa monissa liiketoimintatarkoituksissa! Olisi virhe allekirjoittaa tärkeitä sopimuksia, joihin ei sovelleta muotovaatimuksia, alhaisella sähköisen allekirjoituksen standardilla. Jos sopimuksiin liittyy suuria neuvottelusummia tai suuri vastuuriski, olisi ehdottomasti käytettävä korkeaa sähköisen allekirjoituksen standardia.
Jotkin sopimukset edellyttävät kirjallista muotoa lain mukaan.
Tietyissä sopimustyypeissä toisen sopimuspuolen suoja on erityisen tärkeä, minkä vuoksi kirjallista muotoa edellytetään laissa. Oikeudellisessa mielessä tätä kutsutaan kirjalliseksi muodoksi. Kirjallisen muodon tai kirjallisen muodon täyttämiseksi vaaditaan lain mukaan molempien sopijapuolten omakätinen allekirjoitus. Itävallassa kirjallisesta muodosta säädetään ABGB:n 886 §:ssä ja Saksassa BGB:n 126 §:n 1 momentissa.
Tässä on hyvä uutinen, joka on kirjattu lakiin: BGB:n (DE) 126 a §:n mukaan laissa säädetty kirjallinen muoto voidaan korvata sähköisellä muodolla, ellei laissa toisin säädetä. Yleisesti ottaen eIDAS-asetuksessa, joka on ollut voimassa kaikkialla Euroopassa vuodesta 2016 lähtien, säädetään sähköisten allekirjoitusten teknisistä ja sisällöllisistä vaatimuksista, ja se on ensisijainen kansallisiin lakeihin nähden.
Jos "kirjallista muotoa" nimenomaisesti edellytetään, lainmukaiseen allekirjoittamiseen voidaan käyttää pätevää sähköistä allekirjoitusta (QES).
Siksi on tärkeää ymmärtää, että termit "kirjallinen muoto" tai "kirjallinen muoto", joilla yleensä tarkoitetaan käsinkirjoitusta ja paperia, eivät missään tapauksessa sulje pois digitaalisia menetelmiä. Digitaalinen allekirjoitus voi vastata 100-prosenttisesti "käsinkirjoitusta".
Wills & Co. Harvoissa tapauksissa riittää pelkkä "märkä allekirjoitus".
Sopimusten tekemiseen ja asiakirjojen allekirjoittamiseen vaaditaan käsin kirjoitettu allekirjoitus vain, jos siitä on nimenomaisesti (!) säädetty laissa tai osapuolten välisessä sopimusjärjestelyssä.
Joidenkin perintöoikeudellisten asiakirjojen, kuten testamenttien (jotka on jopa kirjoitettava käsin) ja joidenkin muiden notaarin tekemien asiakirjojen lisäksi erityisesti henkilöstöhallinnossa on joitakin näkyviä esimerkkejä asiakirjatyypeistä, jotka lain mukaan voidaan allekirjoittaa vain käsin.
Viimeinen tahto ja testamentti: lain mukaan käsin kirjoitettu ja myös allekirjoitettu.
Yksi esimerkki on työsuhteen päättäminen irtisanomisilmoituksella tai Saksan (!) siviililain (BGB) 623 §:n mukaisella irtisanomissopimuksella. Mikään sähköisen allekirjoituksen muoto ei voi korvata kirjallista muotoa tässä tapauksessa, koska sähköinen muoto on nimenomaisesti suljettu pois laissa BGB:n 623 §:n mukaisesti.
Saksan digitalisointipolitiikan merkittävä takaisku on viime aikoina ollut kiistanalaisen keskustelun aiheena monissa tiedotusvälineissä. Vuodesta 1995 lähtien työnantajien on Saksassa pitänyt kirjata tärkeimmät sopimusehdot kirjallisesti ja luovuttaa ne työntekijälle allekirjoitettavaksi Saksan todistamislain (NachwG) mukaisesti: Keskeisten työehtojen kirjaaminen (NachwG 2 §). Vaikka EU:n direktiivi (eIDAS-asetus) sallii sähköisen välittämisen, Saksassa ei ole sallittua antaa todisteita keskeisistä sopimusehdoista sähköisessä muodossa. Edes hyväksytty sähköinen allekirjoitus ei täytä todentamislain vaatimuksia.
Henkilökohtainen arviomme: On vain ajan kysymys, milloin tarvittavat digitalisointioffenssit, erityisesti henkilöstöalalla, vaikuttavat myönteisesti myös lainsäädäntöön, ja todentamislakia muutetaan uudelleen hyvin pian.
Lisäksi jopa tätä erityistapausta varten on jo olemassa "kiertoteitä", jotta tarvittava paperin ja ajan määrä voidaan rajoittaa mahdollisimman paljon ja mediakatkokset pitää mahdollisimman vähäisinä. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäasiakirjojen avulla, jotka allekirjoitetaan analogisesti lain mukaisesti, mutta digitaalista kopiota hallinnoidaan ja säilytetään edelleen keskitetysti digitaaliarkistossa.
Täysin riskitöntä: allekirjoitus digitaalisesti ja vaadittujen muotovaatimusten mukaisesti.
Riippumatta siitä, onko kyseessä analoginen vai digitaalinen sopimus, kansallisessa lainsäädännössä säännellään ensisijaisesti sitä, sovelletaanko sopimukseen muotovaatimuksia ja miten. Kun olet saanut tästä yleiskuvan ja päättänyt valita digitaalisen, aikaa säästävän tien, eIDAS-asetusta (sähköinen tunnistaminen, todentaminen ja luottamuspalvelut) sovelletaan voimassa olevana kehyksenä kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Tämän oikeudellisen kehyksen pitäisi edistää digitaalista muutosta kaikkialla Euroopassa, mahdollistaa liiketoimintaprosessit ilman mediajatkuvuutta ja helpottaa turvallisia sähköisiä prosesseja 28 yksittäisen markkinan välillä.
Suuri osa eIDAS-järjestelmästä sääntelee turvalliseen digitaaliseen identiteettiin ja turvallisiin sähköisiin allekirjoituksiin liittyviä kysymyksiä. Jos siis, kuten edellä mainittiin, sähköistä allekirjoitusta ei ole nimenomaisesti suljettu pois kansallisessa lainsäädännössä, sopimukset voidaan allekirjoittaa eIDAS-ohjeiden mukaisesti. Asetuksessa erotetaan periaatteessa kolme erilaista sähköistä allekirjoitusta: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus.
Kaikkien yritysten toimijoiden on tärkeää saada hyvä yleiskuva yrityksen sopimusprosesseista, jotta voidaan päättää, mikä allekirjoitusstandardi on oikea kuhunkin sopimusprosessiin.
Suosittelemme lukemaan tarkemmin yleiskatsausartikkelimme allekirjoitusstandardeista. Yhdessä tämän artikkelin kanssa voit päättää, mitkä sopimuksistasi kannattaa allekirjoittaa millä standardilla.
Seuraavassa on yleinen käytännön esimerkki oikeudellisesti virheellisestä allekirjoituksesta:
Esimerkki sähköpostiviestistä: Päätökset, jotka toteutetaan tekstinä sähköpostiviestissä, edellyttävät kirjallista muotoa, jotta ne olisivat oikeudellisesti päteviä. Tämä tarkoittaa, että kaikkien sopimuspuolten on allekirjoitettava sopimus kirjallisesti. Tässä tapauksessa digitaaliset allekirjoitukset ovat usein riittämättömiä. Seuraavat menettelyt eivät ole oikeudellisesti päteviä:
- Tulosta, allekirjoita, skannaa uudelleen, lähetä (mediatauko).
- Allekirjoituksen kuvan sijoittaminen sähköpostidokumenttiin (yksinkertainen sähköinen allekirjoitus).
Vain hyväksytty sähköinen allekirjoitus olisi tässä tapauksessa oikeudellisesti pätevä menetelmä.
Päätelmä
Huolimatta kaikista digitalisointihankkeista ja uusista menetelmistä tehdä liiketoimintaa paperittomasti, olemme vakuuttuneita siitä, että allekirjoitus tulee aina olemaan olennainen osa kaikenlaisia päätöksiä ja hyväksyntöjä. Tämä tarkoittaa, että turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on taattava erityisesti ammattialalla.
Tässä tulee esiin sproof signin kaltaisten digitaalisten allekirjoitusalustojen vahvuus: teknisesti monimutkaiset prosessit hoidetaan taustalla. Sinun tarvitsee esimerkiksi tunnistautua vain kerran pätevää sähköistä allekirjoitusta varten. Alusta opastaa sinut 10 minuutin prosessin läpi.
EXCURSES
Mikä on allekirjoituksen tehtävä?
Asiakirjan allekirjoittamisella varmistetaan, että ilmoitus on pysyvästi ja luettavasti dokumentoitu ja että se voidaan myöhemmin tarkistaa uudelleen.
Identiteetti- ja todentamistoiminto on se, että nimen henkilökohtaisen allekirjoituksen avulla voidaan luoda yhteys asiakirjan allekirjoittaneeseen henkilöön. Tämä yhteys voidaan todentaa vertaamalla allekirjoitusta.
Todentamisen tehtävänä on varmistaa allekirjoituksella, että ilmoitus on peräisin sen allekirjoittaneelta henkilöltä ja että tämä voidaan sitovasti todeta myös myöhemmin.
Käsin kirjoitettu allekirjoitus täyttää todistustehtävän. Allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena ilmoituksen sisällöstä ja siitä, kuka sen on tehnyt. Minä en voi suorittaa todistustehtävää, koska en ole matemaattinen ohjelma.
Käsin kirjoitetun allekirjoituksen varoittava tehtävä on, että se osoittaa ilmoituksen oikeudellisesti sitovan luonteen ja henkilökohtaisen vastuun. Allekirjoittajaa suojataan näin harkitsemattomilta lausunnoilta.
Käsinkirjoitettu allekirjoitus, joka fyysisesti päättää vakuutuksen, täyttää päättäväisen tehtävän. On tärkeää huomata, että vain allekirjoitusta edeltävä osa julistuksesta on pätevä eikä siihen saa tehdä mitään myöhempiä lisäyksiä tai muutoksia. Allekirjoitusta voidaan käyttää myös erottamaan julistus luonnoksesta.
Valvontatoiminnon avulla kolmannet osapuolet voivat helposti tarkistaa asiakirjan tai asiakirjan sisällön, mitä helpottaa vastaavien muotovaatimusten hyväksyminen.
*Lähteet : Allekirjoituksen digitointi - WhitePaperBachelorthesis Krämer
Lisää blogimerkintöjä
Kyocera & sproof. Pieni digitalisointisatu.Yksityispankkitoiminta murroksessa - Bank Gutmann luottaa digitaaliseen allekirjoitukseenNIS-2-direktiivi ja digitaaliset allekirjoitukset: askel kohti suurempaa turvallisuutta digitaalisessa maailmassa.Sähköisten allekirjoitusten ja manuaalisten allekirjoitusten yhdistelmä PDF-asiakirjoissa."sproof auttaa meitä yhdistämään turvallisuuden ja tehokkuuden" - Dominik Engel, FH Salzburg
