eMoveUs utilise sproof sign pour numériser les processus documentaires dans l'industrie automobile

En tant que petite et moyenne entreprise en démarrage dans l'industrie automobile, nous avons dû relever le défi de rendre nos processus internes plus efficaces et de raccourcir les délais de traitement. En particulier pour le traitement des contrats, des accords avec les fournisseurs, des accords de confidentialité et des approbations internes, nous avons remarqué que la voie traditionnelle du papier prenait beaucoup de temps et était sujette à des erreurs, en particulier à l'époque du travail à distance. C'est pourquoi nous voulions optimiser le flux de documents et moderniser les processus d'entreprise.

La transformation numérique joue un rôle central dans notre entreprise, car elle nous offre la possibilité de répondre de manière plus efficace et plus agile aux défis de l'industrie automobile. Pour nous, en tant que start-up, la numérisation est un levier décisif pour assurer notre compétitivité et préparer l'avenir. En utilisant les technologies numériques, nous pouvons optimiser les processus, améliorer la collaboration en interne et avec les partenaires externes et réduire les coûts en même temps.

Avant l'introduction des signatures numériques, toutes les signatures étaient effectuées de manière traditionnelle : Les contrats et les documents importants étaient imprimés, signés manuellement, puis envoyés par la poste, par coursier ou par courrier électronique pour obtenir d'autres signatures. Ce processus était long, inefficace et sujet à des retards, en particulier lorsque plusieurs signatures étaient nécessaires ou que les documents devaient être échangés entre différents sites. En outre, l'approche papier augmentait les risques d'erreurs, de pertes et d'archives incomplètes.

Plusieurs critères ont été décisifs pour nous dans le choix du bon fournisseur de signature électronique. Tout d'abord, la sécurité était primordiale, car les signatures numériques sont utilisées pour des contrats importants et des documents contenant des informations confidentielles. Un fournisseur doté de normes de sécurité élevées, telles que des technologies de cryptage et la conformité aux réglementations sur la protection des données telles que le RGPD, était donc indispensable.

En outre, la convivialité était d'une grande importance. Le fournisseur devait offrir une plateforme intuitive et facile à utiliser afin que nos employés puissent commencer à travailler immédiatement sans avoir besoin de beaucoup de formation. La compatibilité avec nos systèmes existants et l'intégration transparente dans nos flux de travail étaient également des facteurs importants.

Enfin, le prix et la flexibilité de l'offre ont également joué un rôle. Nous avons délibérément cherché un fournisseur européen qui offrait des structures de coûts transparentes et des solutions évolutives pouvant suivre la croissance de notre entreprise. L'assistance et le service à la clientèle étaient également des critères importants pour garantir que nous recevrions rapidement une assistance en cas de questions ou de problèmes.

Le principal domaine d'application est le traitement des contrats, en particulier les contrats de fournisseur et de service, les contrats d'achat, les accords de confidentialité et les accords-cadres, qui requièrent souvent plusieurs signatures.

Dans notre entreprise, une solution logicielle doit répondre à des normes strictes en termes de sécurité des données et de conformité pour garantir la protection des informations sensibles. Il s'agit avant tout de se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD) pour garantir que les données personnelles sont traitées de manière sécurisée et responsable. Les technologies de cryptage, tant pour la transmission que pour le stockage des données, sont essentielles pour empêcher tout accès non autorisé. Nous valorisons également l'authentification multifactorielle (MFA) et la gestion des accès pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder à nos systèmes et à nos données.

Ce que nous apprécions particulièrement chez sproof sign, c'est la combinaison d'une sécurité élevée et d'une grande convivialité, ainsi que l'interface utilisateur intuitive, qui permet à nos employés d'utiliser la plateforme rapidement, sans avoir besoin d'une formation poussée. L'intégration dans nos systèmes existants s'est déroulée sans problème, et les options de personnalisation flexibles de sproof sign s'adaptent parfaitement à nos exigences et flux de travail spécifiques.