Munkafolyamatok létrehozása és használata

A következőkben bemutatjuk, hogyan használhatja optimálisan a munkafolyamatokat. Íme egy áttekintés: A) Munkafolyamatok létrehozása B) Munkafolyamatok használata C) Munkafolyamatok frissítése D) Munkafolyamatok megosztása a csapatával

A) Munkafolyamatok létrehozása

Új munkafolyamat létrehozására két lehetőség van: Feltölthet egy dokumentumot, elküldheti és elmentheti a beállításait munkafolyamatként, vagy összeállíthat egy új munkafolyamatot a Munkafolyamat-szerkesztő segítségével. Mindkét lehetőséget bemutatjuk Önnek:

Egy elküldött meghívó munkafolyamatként történő mentése

Az aláírások megszerzésének folyamatát a szokásos módon végezheti el. A meghívó elküldése után a rendszer megkérdezi, hogy szeretné-e a folyamat lépéseit munkafolyamatként elmenteni. A következőképpen járjon el:

1. Kattintson a "Mentés munkafolyamatként" gombra.
2. Adjon egyedi nevet a munkafolyamatnak
3. Válassza ki a munkafolyamathoz elmenteni kívánt paramétereket
4. Kattintson a "Mentés munkafolyamat" gombra

Munkafolyamatok létrehozása a Munkafolyamat-szerkesztőben

Az intelligens munkafolyamat-szerkesztővel anélkül hozhat létre munkafolyamatot, hogy először dokumentumot kellene küldenie: Ehhez navigáljon a munkafolyamatokhoz a műszerfalon*(Kapcsolatok és munkafolyamatok > Munkafolyamatok)*, és kattintson a "Munkafolyamat létrehozása" gombra. Ekkor megnyílik a munkafolyamat-szerkesztő. Ez a következőképpen működik:

1. Adjon nevet a munkafolyamatnak: A bal felső sarokban egyedi nevet adhat a munkafolyamatnak.
2. Oldalsáv: A munkafolyamat-szerkesztő ugyanolyan felépítésű és logikájú, mint a szokásos felhasználói felület. Az elején azonban nincs dokumentum, és az oldalsáv néhány menüpontja is más.
3. Dokumentum hozzáadása: A munkafolyamatot dokumentum nélkül is elmentheti, majd bármely dokumentumra alkalmazhatja. Egyes funkciók (pl. űrlapmezők hozzáadása) azonban dokumentumhoz kötöttek, és csak dokumentummal együtt használhatók. A dokumentum feltöltéséhez kattintson a fehér "Dokumentum hozzáadása a munkafolyamathoz" mezőre.
4. Mentés és visszavonás: Ha végzett, mentse el a munkafolyamatot a "Munkafolyamat mentése" gombra kattintva. Ha el akarja vetni a munkafolyamatot, kattintson a "Mégse" gombra.

Az alábbiakban röviden összefoglaljuk az egyes menüpontok mögött álló funkciókat:

1. Címzettek: A szokásos módon hozzáadhat személyeket, meghatározhatja a sorrendet és a szerepeket, majd elhelyezheti az aláírási és űrlapmezőket. Ha folytatja a folyamatot, akkor az emlékeztetőkre, az esedékességre és az e-mailes meghívóra vonatkozó beállításokat is elvégezheti. Ha ezután a "Befejezés" gombra kattint, akkor visszatér a Munkafolyamat-szerkesztő menübe.
2. Dokumentum szerkesztése: Készítse elő a dokumentumot a szokásos módon, és helyezzen el általános űrlapmezőket vagy csak olvasható szöveget. Erről többet megtudhat az Akadémia moduljában Az űrlapmezők használata .
3. Emlékeztetők és esedékesség: Ez egy gyorshívó az automatikus emlékeztetőkkel és a dokumentum esedékességével kapcsolatos beállításokhoz. Ezt a menüpontot már nem kell külön meghívnia, ha ezeket a beállításokat már elvégezte a Címzettek menüpont alatt.
4. Meghívó beállításai: Ez szintén egy parancsikon. Ha a Címzettek menüpont alatt már elvégezte az e-mail szövegére, továbbítására, a meghívó nyelvére stb. vonatkozó beállításokat, akkor ezt a menüpontot már nem kell külön meghívnia.

Az alábbiakban bemutatunk egy praktikus funkciót a kapcsolatok hozzáadásához, amely még rugalmasabban használhatóvá teszi a munkafolyamatot: Az ún. A személy helyőrző egy meghívott személyt jelöl, aki csak a munkafolyamat használatakor van megadva. Ezt a fajta helyőrzőt például akkor használjuk, ha A) a dokumentum előkészítésekor még nem tudjuk, hogy melyik konkrét személy fogja aláírni/megnézni/jóváhagyni a dokumentumot, de ennek ellenére minden beállítást erre a személyre vonatkozóan szeretnénk elvégezni, vagy B) ha különböző személyek vesznek részt a folyamatban.

Egy példa: Munkaszerződéshez készít munkafolyamatot, és tudja, hogy a dokumentumot mindig a vezetőség és a munkavállaló fogja aláírni, de a konkrét személyeket csak később szeretné meghatározni, mivel ezek különböző személyek lehetnek.

1. A kapcsolatok hozzáadásakor a lista tetején találja a személy helyőrzőket. Adjon hozzá annyi személy helyőrzőt, amennyit csak szeretne.
2. A személyi helyőrzőket ugyanúgy megjeleníti a rendszer, mint a többi névjegyet a címzettek listájában.
3. A beállításokat a szokásos módon a címzettek beállításainál végezheti el. Javasoljuk, hogy minden egyes személyi helyőrzőnek adjon egyedi nevet (pl. alkalmazott, vezető stb.), hogy a munkafolyamat használatakor tudja, hogy melyik helyőrzőt kinek kell hozzárendelni.

Ha a végén vagy közben visszanavigál a Munkafolyamat-szerkesztő menübe, akkor zöld pipa lesz azon menüpontok mellett, ahol már elvégezte a beállításokat. Hogy hol és milyen beállításokat végez, az Öntől függ - teljes rugalmassággal rendelkezik. Ha elégedett a munkafolyamatával, kattintson a "Munkafolyamat mentése" gombra.

B) Munkafolyamatok használata

A munkafolyamatok használatának több módja van. Az első mód a műszerfalon keresztül: A munkafolyamatokat a Kapcsolatok és munkafolyamatok, majd a Munkafolyamatok fül alatt találja meg. Egy munkafolyamat használatához vagy kattintson:

1. az adott listabejegyzésre a részletes nézet megnyitásához, majd kattintson a jobb alsó sarokban lévő zöld "Munkafolyamat használata" gombra, vagy
2. az adott listabejegyzésben található 3 pontos ikonra, és válassza ki a "Munkafolyamat használata" lehetőséget a felületen.

A munkafolyamat használatának második módja közvetlenül a szerkesztőben történik: töltsön fel egy dokumentumot a szokásos módon, majd navigáljon a Címzettek fülre. Kattintson a keresőmezőre, és válassza a "Kiválasztás a kapcsolatokból és munkafolyamatokból" lehetőséget. Ekkor megnyílik egy átfedés. Ebben az átfedésben most kiválaszthatja, hogy egyének, csoportok vagy munkafolyamatok hozzáadását kívánja-e megadni:

1. Szűrhet munkafolyamatok szerint, hogy gyorsabban megtalálja a kívánt munkafolyamatot.
2. Kattintson a plusz ikonra (+) a munkafolyamat kiválasztásához.
3. Ezután kattintson a "Kijelölés alkalmazása" gombra, hogy a kiválasztott munkafolyamatot átvegye a dokumentumba.

Erről a témáról többet megtudhat az Akadémia aláírások beszerzése (aláírási munkafolyamatokkal ) című moduljában.

Ha munkafolyamatot használ, akkor a munkafolyamatból mindig új dokumentumbejegyzés jön létre, maga a munkafolyamat kezdetben változatlan marad. A munkafolyamat összes beállítása átkerül az új küldésbe, azokat továbbra is módosíthatja és módosíthatja szükség szerint. Ha a munkafolyamatban aktiválta az automatikus emlékeztetőket és az esedékességi dátumot, akkor ezeket most beállíthatja.

Ha a munkafolyamat tartalmaz egy vagy több személy helyőrzőt, akkor most ki kell rendelnie őket. Ehhez lépjen a "Címzettek" fülre. Egy felületen most kiválaszthatja, hogy kihez szeretné hozzárendelni az első személy helyőrzőt. Ezután kattintson a "Hozzárendelés és folytatás" gombra (ha egynél több személy helyőrzője van), és ismételje meg a folyamatot az összes helyőrző esetében. Ha végzett, kattintson a "Hozzárendelés és befejezés" gombra.

Végül küldje el a meghívót a szokásos módon. Ha változtatásokat végzett a munkafolyamaton, később frissítheti azt - erről bővebben a következő, "Munkafolyamatok frissítése" című részben olvashat.

C) Munkafolyamatok frissítése

A munkafolyamatok szerkesztésére/frissítésére két lehetősége van:

A) Használja a munkafolyamatot, és a meghívási folyamat során végezhet módosításokat. A meghívó elküldése után alkalmazhatja ezeket a módosításokat a munkafolyamatra. B) Egy munkafolyamatot közvetlenül a Munkafolyamat-szerkesztőben szerkeszthet.

Az alábbiakban mindkét lehetőséget ismertetjük:

A) Munkafolyamat használata, majd frissítése

Használjon egy munkafolyamatot (erről bővebben a "Munkafolyamatok használata" című részben), végezze el a kívánt módosításokat, majd küldje el a meghívó(ka)t. A most megjelenő felületen lehetősége van a használt munkafolyamat felülírására és a módosított paraméterek frissítésére. Ehhez kattintson a "Munkafolyamat frissítése" gombra.

B) A munkafolyamat szerkesztése a szerkesztőben

A műszerfalon a munkafolyamat részletes nézetén (1) vagy a 3 pontos menüben (2) választhatja a "Munkafolyamat szerkesztése" menüpontot. Megnyílik a Munkafolyamat-szerkesztő, és módosíthatja a kívánt paramétereket. Végül kattintson a "Munkafolyamat mentése" gombra.

D) Ossza meg a munkafolyamatokat a csapatával

Lehetősége van az egyes munkafolyamatok megosztására a csapatával. Ez felgyorsíthatja vagy egyszerűsítheti a folyamatokat az egész csapat számára.

Ehhez lépjen a műszerfalon egy munkafolyamat részletes nézetére. A munkafolyamat megosztásához kattintson a jobb alsó sarokban lévő, megosztás ikonnal ellátott gombra (1). Erősítse meg a műveletet az ezt követő felületen (2). A munkafolyamatot mostantól a csapat minden tagja használhatja. A jóváhagyást bármikor visszavonhatja, ha ugyanerre a gombra kattint, majd megerősíti a módosítást (3).