Aláírások beszerzése (aláírási munkafolyamat)

Először is fontos információk:

• Az aláírásokért mindig a meghívó személy fizet.
• Az Ön ellenfelének nem kell sproof sign fiókkal rendelkeznie, egyszerűen megnyithatja a meghívót (pl. e-mailben) bármilyen mobileszközzel (okostelefon, PC, asztal), és követheti az utasításokat.

Lépésről lépésre útmutató

Ebben a bemutatóban azt szeretnénk megmutatni, hogyan lehet az aláírásokat az intelligens munkafolyamatok használatával obrainálni. Egy úgynevezett munkafolyamat segít Önnek abban, hogy akár összetett aláírási folyamatokat is leképezzen és újrafelhasználhatóvá tegyen. A munkafolyamatokról többet megtudhat a Munkafolyamatok létrehozása és használata című bemutatóban.

Amint bejelentkezik, több lehetősége is van egy vagy több dokumentum feltöltésére egy dokumentummappába. Elindulhat egy sablonból is, amelyet aláírásra szeretne küldeni.

A dokumentum vagy dokumentumok a sproof sign szerkesztő nézetében nyílnak meg. Nyissa meg a "Címzettek" fület a jobb oldalon.

Kattintson a jobb oldalsávban található keresőmezőre a "Címzettek hozzáadása" alatt. Ez a bemutató az aláírások megszerzéséhez szükséges munkafolyamat használatáról szól. A munkafolyamatokról többet megtudhat a [Munkafolyamatok létrehozása és használata] (sproofacademyworkflowlink ) tanulási modulban. Az egyik munkafolyamat kiválasztásához a következőképpen járjon el:

1. a felületen kattintson a "Select from contacts & workflows" (Kiválasztás a kapcsolatokból és munkafolyamatokból) feliratú könyv ikonra. Ekkor megnyílik egy képernyő, amelyen az összes kapcsolata, csoportja és munkafolyamata szerepel.
2. A tetején szűrhet a kapcsolatok, csoportok vagy munkafolyamatok szerint. A munkafolyamatok könnyebb megtalálásához kattintson a 'Munkafolyamatok' gombra.
3. egy munkafolyamat kiválasztásához kattintson a zöld plusz (+) gombra a megfelelő lista bejegyzésénél.
4. ezt követően a kiválasztást a zöld 'Kijelölés alkalmazása' gombra kattintva erősítheti meg.

Miután elvégezte a kiválasztást, kattintson a 'Tovább' gombra.

A kiválasztott munkafolyamat beállításai alkalmazásra kerültek. A beállításokat azonban bármikor módosíthatja. Például további személyeket adhat hozzá, vagy eltávolíthatja a munkafolyamatban elmentett személyeket a címzettek listájáról. Általánosságban a következő lehetőségek állnak rendelkezésére:

1. Meghatározhatja, hogy a meghívott személyeknek milyen sorrendben kell végrehajtaniuk az interakcióit (aláírás, megtekintés, jóváhagyás). Azt is meghatározhatja, hogy a címzetteknek egy adott aláírási szabvánnyal (AES/QES) kell-e aláírniuk. Ha ezt a beállítást nem teszi meg, a meghívott személyek maguk dönthetnek. A sproof sign segítségével Ön és partnere 100%-ban eIDAS-konform módon, a fejlett vagy minősített elektronikus aláírással írnak alá. Az összes eID-szolgáltató integrált interfészének köszönhetően az összes európai eID-szolgáltató elérhető az Ön vagy az aláírásra meghívott személyek számára. Például az ID-Austria vagy a német személyi igazolvány online funkcióval.
2. Az alábbiakban a címzettek listáját láthatja. Ha bejelölte a "Sorrend beállítása" jelölőnégyzetet, akkor most az egyes személyeket a kívánt sorrendbe húzhatja.
3. A 3 pontos ikonra kattintva elvégezheti az adott fordulóra vonatkozó beállításokat. Például megadhatja, hogy az adott körből csak egy személynek kell aláírnia/megnéznie/jóváhagynia a többi személy nevében.
4. A címzett melletti nyíl ikonra (>) kattintva elérheti az adott személyre vonatkozó beállításokat. Ezeket részletesebben egy másik grafikonon ismertetjük.

A címzett beállításai között a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

1. kattintson a ceruza ikonra a személy személyes adatainak (pl. név) testreszabásához.
2. meghatározhatja a személy szerepét: választhat az "Aláíró", a "Megtekintő" és az "Engedélyező" között. Az aláírónak alá kell írnia a dokumentumot. A megtekintő csak megtekintheti a dokumentumot, a jóváhagyónak pedig beleegyezését kell adnia (jóváhagynia). Fontos: Az aláírók és jóváhagyók befolyásolják a munkafolyamat előrehaladását. Ez azt jelenti, hogy ha egy kijelölt pozícióban lévő személy nem írja alá vagy hagyja jóvá, a folyamat nem fejezhető be. Ez nem vonatkozik a megtekintő személyre!
3. adja meg az adott személy egyéni aláírási típusát: Az egyéni aláírási típus felülírja a dokumentum általános aláírási típusának beállításait. Info: Ha azt szeretné, hogy az ellenfél minősített elektronikus aláírással (QES) írja alá, de ez a személy nem rendelkezik QES-szel, akkor az azonosítás költségeit fedezheti. Erről többet megtudhat az OnDemand aláírások című útmutatóban.
4. a piros gombra kattintva eltávolíthatja a címzettet.

A jobb felső sarokban lévő X-ikonra kattintva visszatérhet a címzettekhez.

A második lépésben elhelyezheti az aláírási helyőrzőket és egyéb űrlapmezőket a címzettek számára. Ha ezeket már definiálta a munkafolyamatban, akkor automatikusan alkalmazásra kerülnek. Fontos: Aláírónként legalább egy aláíráshelyet kell beállítania.

1. Itt láthatja, hogy melyik aláíró számára határozza meg az aláírási pozíciót és az űrlapmezőket. A legördülő menü segítségével válthat a címzettek között.
2. címzettenként legalább egy helyőrzőt helyezzen el a dokumentumon az aláírási pozíció meghatározásához, és folytassa. Választhat az aláírás (teljes név) vagy a kezdőbetűk (pl. A.B.) között. Mindkettő egyenértékű aláírás.
3. itt további űrlapmezőket talál, amelyek a címzetthez vannak rendelve, és csak ez a személy töltheti ki. Ezeket drag & drop segítségével helyezze el a dokumentumon. (Megjegyzés: A hozzárendelés nélküli - ún. általános - mezők, amelyeket bármelyik címzett kitölthet, a menüben a "Dokumentum szerkesztése" menüpontban adhatók hozzá, vagy ha a kapcsolatok meghívásakor a "Nem hozzárendelt" címzettet választja).

Az összes aláírás-helyőrző és űrlapmező mérete és pozíciója beállítható. A mező újbóli eltávolításához kattintson a zöld X-re. A bal oldali miniatűr nézetben láthatja, hogy melyik oldalon melyik címzetthez melyik űrlapmezőt és aláírási helyőrzőt helyezte el. A kis jelzők személyenként más-más színűek.

Ha befejezte a dokumentum előkészítését, kattintson a "Tovább" gombra.

A harmadik lépésben beállíthatja az e-mail meghívót. A terv adminisztrátora (vagy Ön mint adminisztrátor) beállíthatta az e-mailek alapértelmezett szövegét. Ezeket testre szabhatja. Arról, hogy adminként hogyan adhatod meg előre az e-mail szövegeket, a Branding opciók modulban olvashatsz bővebben.

1. Meghatározhat egy tárgyat: Válasszon ki egy egyedi tárgyat, amely a meghívottak számára az e-mail "címeként" jelenik meg.
2. Az általános meghívó szövege minden címzett számára azonos. Állítson össze egy üzenetet vagy válasszon a korábbi üzenetekből.
3. minden egyes címzett számára egyéni üzenetet is összeállíthat, amely csak az adott személy számára jelenik meg. Itt például személyre szabott információkat és magyarázatokat adhat hozzá.

A negyedik és egyben utolsó lépésben további beállításokat végezhet:

1. Az emlékeztető dátuma határozza meg azt az időpontot, amelytől kezdve az automatikus emlékeztetők kiküldésére sor kerül. Az esedékességi dátum meghatározza azt a dátumot, ameddig a meghívott személyeknek be kell fejezniük a műveleteket.
2. A további beállításoknál engedélyezheti például a dokumentum továbbítását. Ha egy meghívott személy továbbítja a dokumentumot, akkor ez felhatalmazza, hogy a tényleges személy helyett valaki más írja alá a dokumentumot. Azt is megadhatja, hogy a véglegesített dokumentumot a végén elküldje-e. Meghatározhatja az e-mail meghívó nyelvét is.
3. Végül kattintson a zöld "Meghívó küldése" gombra, hogy elküldje a meghívókat a címzetteknek.

A meghívók elküldéséről egy felirat tájékoztatja Önt. Ha a kiválasztott munkafolyamatot módosította, frissítheti azt. Ehhez kattintson a zöld "Munkafolyamat frissítése" gombra.

Amint a dokumentumot elküldték, a dokumentumban a "Címzettek" alatt és a műszerfalon nyomon követheti az aláírások előrehaladását.

A meghívás után módosíthatja az emlékeztető beállításokat a dokumentumban, megtekintheti az általános beállításokat, és utólag további címzetteket adhat hozzá a dokumentumhoz.

Ha egy személy mellett lévő nyílra (>) kattintva, ha még nem írta alá, akkor szerkesztheti az adott személyre beállított mezőket, újra elküldheti a meghívót, vagy teljesen törölheti a címzettet.