La firma digitale si sta facendo strada negli studi legali austriaci.

Dichiarazioni, risoluzioni e contratti: sono tutti documenti che devono essere firmati da una o più persone. Anche un solo documento che deve essere firmato da tre persone per via analogica comporta un dispendio di tempo totale di circa 45 minuti: Questo include la stampa in triplice copia, l'invio dei documenti per posta o il coordinamento di un appuntamento congiunto per le firme. Questo spreco di risorse è superfluo.

Nel settore privato, la firma digitale si è già affermata in Austria sotto forma di "firma del cellulare". Da diversi anni, molti cittadini austriaci utilizzano questo servizio governativo gratuito.

Tuttavia, "solo" la firma digitale da sola è solitamente insufficiente nell'ambiente commerciale. Mancano le possibilità tecniche, uno strumento o una piattaforma in grado di mappare i casi d'uso e i "percorsi di firma" specifici di un settore o di un'azienda. Un "cruscotto" comune associato offre una buona panoramica dei documenti importanti. Ciò richiede un'amministrazione centrale di tutti gli utenti e una gestione dei diritti e dei ruoli. Questo comporta anche molti vantaggi.

In molte aziende, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, una piattaforma di firma digitale è già parte integrante di molti flussi di lavoro standard. Questa tecnologia legalmente riconosciuta viene già utilizzata nel settore legale, nella fiscalità, nel settore finanziario, ma anche da grandi aziende internazionali con linee guida IT rigorose e nel settore pubblico.

4 La firma qualificata: nessun mistero

Anche se i media specializzati cercano sempre di mettere la firma elettronica qualificata nella luce più complessa e tecnica possibile, noi di sproof ci siamo impegnati a svelare il presunto 'mistero' - in poche parole.

Come per molte altre transazioni elettroniche legali o bancarie, deve essere in grado di dimostrare la propria identità con una certezza del 100%. Questo viene fatto inizialmente attraverso una breve procedura di identificazione video (circa 10 minuti), in cui i suoi dati personali e anche i dati biometrici vengono controllati da un servizio approvato dallo Stato (Trust Service Provider).

Successivamente, potrà utilizzare un'applicazione per cellulare per verificare ulteriormente ogni firma digitale che appone. Oltre al suo indirizzo e-mail, di cui ha comunque bisogno per firmare e ottenere le firme, il suo cellulare è quindi il suo secondo fattore di sicurezza.

I documenti firmati stessi sono crittografati digitalmente con metodi crittografici. Solo i proprietari di un documento, o coloro che sono stati invitati a firmarlo, possono modificare il documento o semplicemente firmarlo. Ogni documento è dotato di una chiave crittografica unica in qualsiasi momento, impossibile da vedere per qualsiasi essere umano o computer. La validità e il valore probatorio del documento sono inoltre indipendenti dalla piattaforma di firma utilizzata, poiché la chiave crittografica (o "valore hash") è impressa nel file pdf stesso. Di conseguenza, anche la stampa e l'archiviazione fisica del documento sono inutili, poiché la tracciabilità scade quando il documento viene stampato.

Per verificare la validità di una firma elettronica e la conformità come descritto sopra, il documento firmato (digitale!) può essere verificato utilizzando i servizi di verifica delle firme nazionali, ad esempio tramite l'Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni dell'Austria: rtr.at Piattaforme come sproof, che come piattaforma stessa offre un servizio di verifica integrato.

In breve: la firma digitale qualificata è al 100% a prova di falsificazione e legalmente valida. Anche una firma fatta a mano è valida al 100% dal punto di vista legale, ma non è mai al 100% a prova di falsificazione.

5 Non ci vuole molto per iniziare con la Firma Digitale Qualificata

La firma digitale è tecnicamente impegnativa e richiede un particolare grado di responsabilità da parte del produttore - dopo tutto, le firme generate con essa offrono il massimo grado di vincolatività. Tuttavia, un ampio spettro di utenti, dagli avvocati alle segretarie ai clienti, deve essere in grado di lavorare con esse in modo semplice, rapido e intuitivo.

La complessità tecnica è completamente nascosta in sproof e viene creato un accesso semplice e a bassa soglia. Philipp Gernerth è responsabile dell'UI e dell'UX (User Interface and User Experience) di sproof.

"Stiamo sviluppando un prodotto moderno, tecnicamente molto sofisticato, che offre le massime garanzie di sicurezza e di impegno. Tuttavia, deve essere il più semplice possibile e intuitivo da usare. Altrimenti manchiamo l'obiettivo", spiega Philipp Gernerth, responsabile della UX (esperienza utente) e della UI (usabilità) di sproof.

Dal punto di vista dell'utente, la firma elettronica qualificata significa essenzialmente quanto segue:

• Lei ha un documento da firmare, disponibile come documento Word o PDF. Lo carica nel software di firma per firmarlo. Può trovare il software di firma all'indirizzo sign.sproof.io . Può iniziare in qualsiasi momento gratuitamente.

• Una firma elettronica qualificata richiede un'identificazione unica. Ciò significa che deve identificarsi in una breve videochiamata ("Procedura di Video-Ident") e mostrare il suo passaporto o la sua carta d'identità (valida). Questa identificazione è necessaria solo una volta ed è poi valida per cinque anni o (se ciò avviene prima) fino alla scadenza del suo documento di identificazione.

• Come parte del processo di identificazione, lei installa un'applicazione sul suo cellulare o in alternativa - se non può o non vuole installare l'applicazione - riceverà in seguito un codice unico via SMS.

• Per firmare un documento, seleziona la posizione della sua firma digitale e, facoltativamente, carica un'immagine della sua firma autografa. A questo punto, autorizza la firma sul cellulare tramite l'applicazione o inserisce il codice una tantum ricevuto via SMS. L'immagine della sua firma non ha alcuna rilevanza legale, ma consente una rappresentazione comune e familiare della firma. La firma legalmente vincolante viene applicata in modo 'invisibile' sullo sfondo, in forma puramente digitale. Il documento è ora firmato digitalmente in modo legalmente valido. Con sproof, il documento viene anche convertito nel formato PDF/A comunemente utilizzato e richiesto dagli avvocati. Lei, i suoi clienti o il tribunale potete verificare la conformità del documento e della firma elettronica in qualsiasi momento, ad esempio presso il servizio di verifica statale della RTR.