Darba plūsmu izveide un lietošana

Turpmāk mēs jums parādīsim, kā optimāli izmantot darbplūsmas. Šeit ir sniegts pārskats: A) Darba plūsmu izveide B) Darba plūsmu izmantošana C) Atjaunināt darbplūsmas D) Kopīgojiet darbplūsmas ar savu komandu.

A) Darba plūsmu izveide

Jums ir divas iespējas, kā izveidot jaunu darbplūsmu: Varat augšupielādēt dokumentu, nosūtīt to un saglabāt iestatījumus kā darbplūsmu vai arī izveidot jaunu darbplūsmu, izmantojot darbplūsmu redaktoru. Mēs piedāvājam jums abas iespējas:

Nosūtītā uzaicinājuma saglabāšana kā darbplūsmas

Parakstu iegūšanas procesu varat veikt kā parasti. Pēc uzaicinājuma nosūtīšanas jums tiks jautāts, vai vēlaties saglabāt procesa soļus kā darbplūsmu. Rīkojieties šādi:

1. Noklikšķiniet uz pogas "Saglabāt kā darbplūsmu".
2. piešķiriet darbplūsmai unikālu nosaukumu
3. Izvēlieties parametrus, kurus vēlaties saglabāt savai darbplūsmai.
4. Noklikšķiniet uz "Saglabāt darbplūsmu".

Darba plūsmu izveide darba plūsmu redaktorā

Izmantojot viedo darbplūsmu redaktoru, varat izveidot darbplūsmu, pirms tam nenosūtot dokumentu: Lai to izdarītu, dodieties uz darbplūsmām vadības panelī*(Kontakti un darbplūsmas > Darbplūsmas*) un noklikšķiniet uz "Izveidot darbplūsmu". Tagad tiks atvērts darbplūsmas redaktors. Tas darbojas šādi:

1. Nosauciet darbplūsmu: Augšējā kreisajā pusē varat piešķirt darbplūsmai unikālu nosaukumu.
2. Sānu josla: Darba plūsmas redaktoram ir tāda pati struktūra un loģika kā parastajam lietotāja interfeisam. Tomēr sākumā nav dokumenta, un daži izvēlnes elementi sānjoslā ir atšķirīgi.
3. Pievienot dokumentu: Varat saglabāt darbplūsmu bez dokumenta un pēc tam piemērot to jebkuram dokumentam. Tomēr dažas funkcijas (piemēram, veidlapas lauku pievienošana) ir saistītas ar dokumentu, un tās var izmantot tikai kopā ar dokumentu. Lai augšupielādētu dokumentu, noklikšķiniet uz baltā lauka "Pievienot dokumentu darbplūsmai".
4. Saglabāt un atcelt: Kad esat pabeidzis darbu, saglabājiet savu darbplūsmu, noklikšķinot uz "Saglabāt darbplūsmu". Ja vēlaties atteikties no darbplūsmas, noklikšķiniet uz "Atcelt".

Tālāk ir īsi apkopotas atsevišķu izvēlnes elementu funkcijas:

1. Saņēmēji: Kā parasti, varat pievienot personas, noteikt kārtību un lomas un pēc tam izvietot parakstu un veidlapas laukus. Turpinot procesu, varat veikt arī atgādinājumu, termiņu un e-pasta uzaicinājuma iestatījumus. Ja pēc tam noklikšķināsiet uz "Finish" (Pabeigt), jūs atgriezīsieties darba plūsmas redaktora izvēlnē.
2. Dokumenta rediģēšana: Sagatavojiet dokumentu kā parasti un ievietojiet vispārīgos veidlapas laukus vai tekstu, kas paredzēts tikai lasīšanai. Vairāk par to varat uzzināt akadēmijas modulī Veidlapu lauku izmantošana .
3. Atgādinājumi un izpildes termiņš: Šis ir saīsne uz iestatījumiem, kas attiecas uz automātiskajiem atgādinājumiem un dokumenta izpildes termiņu. Šis izvēlnes punkts vairs nav jāizsauc atsevišķi, ja šos iestatījumus jau esat veicis sadaļā Saņēmēji.
4. Ielūgumu iestatījumi: Šis arī ir saīsne. Ja esat jau veicis e-pasta teksta, pārsūtīšanas, uzaicinājuma valodas u. c. iestatījumus sadaļā Saņēmēji, šis izvēlnes punkts vairs nav jāizsauc atsevišķi.

Tālāk ir parādīta praktiska kontaktu pievienošanas funkcija, kas padara jūsu darba plūsmu vēl elastīgāku: Tā sauktās personu vietzīmes. Personas vietas turētājs apzīmē uzaicināto personu, kas tiek norādīta tikai tad, kad tiek izmantota darbplūsma. Šāda veida vietvārdu izmanto, piemēram, A) ja dokumenta sagatavošanas laikā vēl nezināt, kura konkrētā persona dokumentu parakstīs/skatīs/apstiprinās, bet tomēr vēlaties veikt visus iestatījumus šai personai, vai B) ja ir iesaistītas dažādas personas.

Piemērs: Jūs gatavojat darba līguma darbplūsmu un zināt, ka dokumentu vienmēr parakstīs vadība un darbinieks, bet nevēlaties norādīt konkrētas personas, jo tās var būt dažādas personas.

1. Pievienojot kontaktpersonas, saraksta augšpusē atradīsiet personu vietzīmes. Pievienojiet tik daudz personu vietturu, cik vēlaties.
2. Personu vietzīmes tiek parādītas tāpat kā visi pārējie kontakti saņēmēju sarakstā.
3. Iestatījumus varat veikt kā parasti saņēmēja iestatījumos. Mēs iesakām katram personas vietas turētājam piešķirt unikālu nosaukumu (piemēram, darbinieks, vadītājs u. c.), lai, izmantojot darbplūsmu, jūs zinātu, kam kurš vietas turētājs ir jāpiešķir.

Tulkots ar DeepL.com (bezmaksas versija)

Ja beigās vai starplaikā pāriet atpakaļ uz darbplūsmas redaktora izvēlni, pie izvēlnes elementiem, kuros jau esat veicis iestatījumus, būs redzamas zaļas ķeksīši. Tas, kur un kādus iestatījumus veicat, ir jūsu ziņā - jums ir pilnīga rīcības brīvība. Kad esat apmierināts ar savu darbplūsmu, noklikšķiniet uz "Saglabāt darbplūsmu".

B) Darba plūsmu izmantošana

Ir vairāki veidi, kā izmantot darbplūsmu. Pirmais veids ir, izmantojot paneli: Darbplūsmas var atrast sadaļā Kontakti un darbplūsmas un pēc tam cilnē Darbplūsmas. Lai izmantotu darbplūsmu, noklikšķiniet uz:

1. uz attiecīgā saraksta ieraksta, lai atvērtu detalizētu skatījumu, un noklikšķiniet uz zaļās pogas "Izmantot darbplūsmu" apakšējā labajā pusē vai
2. uz 3 punktu ikonas attiecīgajā saraksta ierakstā un pārklājumā izvēlieties "Use workflow" (Izmantot darbplūsmu).

Otrs veids, kā izmantot darbplūsmu, ir tieši redaktorā: augšupielādējiet dokumentu kā parasti un pēc tam dodieties uz cilni Saņēmēji. Noklikšķiniet meklēšanas laukā un atlasiet "Atlasīt no kontaktiem un darbplūsmām". Tagad tiks atvērts pārklājums. Šajā pārklājumā tagad varat izvēlēties, vai vēlaties pievienot personas, grupas vai darbplūsmas:

1. Varat filtrēt pēc darbplūsmām, lai ātrāk atrastu vajadzīgo darbplūsmu.
2. Lai atlasītu darbplūsmu, noklikšķiniet uz plusa ikonas (+).
3. Pēc tam noklikšķiniet uz "Apply selection" (Piemērot atlasi), lai atlasīto darbplūsmu pārnestu uz dokumentu

Plašāku informāciju par šo tēmu var uzzināt akadēmijas modulī Parakstu iegūšana (ar paraksta darbplūsmu ).

Ja izmantojat darbplūsmu, no darbplūsmas vienmēr tiek izveidots jauns dokumenta ieraksts, bet pati darbplūsma sākotnēji paliek nemainīga. Visi darbplūsmas iestatījumi tiek pārnesti uz jauno sūtījumu, jūs joprojām varat tos pielāgot un mainīt pēc vajadzības. Ja darbplūsmā esat aktivizējuši automātiskos atgādinājumus un izpildes termiņu, tagad tos varat iestatīt.

Ja darbplūsmā ir viena vai vairākas personu vietzīmes, tagad tās ir jāpiešķir. Lai to izdarītu, dodieties uz cilni "Saņēmēji". Pārklājuma logā tagad varat izvēlēties, kam vēlaties piešķirt pirmo personas vietas turētāju. Pēc tam noklikšķiniet uz "Assign & Proceed" (ja jums ir vairāk nekā viena personas vietas turētājs) un atkārtojiet procesu visām vietas turētājiem. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz "Piešķirt un pabeigt".

Visbeidzot nosūtiet ielūgumu kā parasti. Ja esat veicis izmaiņas darbplūsmā, varat to atjaunināt vēlāk - vairāk par to varat uzzināt nākamajā sadaļā "Darbplūsmu atjaunināšana".

C) Darba plūsmu atjaunināšana

Jums ir divas iespējas rediģēt/atjaunināt darbplūsmu:

A) Jūs izmantojat darbplūsmu un veicat izmaiņas uzaicināšanas procesa laikā. Pēc uzaicinājuma nosūtīšanas varat šīs izmaiņas piemērot darbplūsmā. B) Darbplūsmu varat rediģēt tieši darbplūsmas redaktorā.

Abas iespējas ir aprakstītas turpmāk:

A) Izmantojiet darbplūsmu un pēc tam to atjauniniet

Izmantojiet darbplūsmu (vairāk par to sadaļā "Darbplūsmu izmantošana"), veiciet vēlamās izmaiņas un pēc tam nosūtiet uzaicinājumu(-us). Tagad parādītajā pārklājumā ir iespēja pārrakstīt izmantoto darbplūsmu un atjaunināt mainītos parametrus. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz "Atjaunināt darbplūsmu".

B) Darba plūsmas rediģēšana redaktorā

Vadības panelī varat izvēlēties "Rediģēt darbplūsmu" vai nu darbplūsmas detalizētajā skatā (1), vai izmantojot 3 punktu izvēlni (2). Atveras darbplūsmas redaktors, un jūs varat mainīt vēlamos parametrus. Visbeidzot noklikšķiniet uz "Saglabāt darbplūsmu".

D) kopīgojiet darba plūsmas ar savu komandu

Jums ir iespēja kopīgot atsevišķas darba plūsmas ar savu komandu. Tas var paātrināt vai vienkāršot procesus visai jūsu komandai.

Lai to izdarītu, dodieties uz darbplūsmas detalizētu skatījumu paneļa panelī. Lai kopīgotu darbplūsmu, noklikšķiniet uz pogas ar kopīgošanas ikonu apakšējā labajā pusē (1). Apstipriniet savu darbību nākamajā pārklājumā (2). Tagad darbplūsmu var izmantot visi komandas locekļi. Apstiprinājumu jebkurā laikā varat atsaukt, noklikšķinot uz tās pašas pogas un pēc tam apstiprinot pārskatīšanu (3).