Elektronische handtekeningen aanvragen - meerdere digitale handtekeningen via e-mail verkrijgen (intern & extern)

Het is tijd! Het is tijd om bedrijfsprocessen aan te passen om effectiever en tegelijkertijd veiliger te werken. Betere digitale workflows helpen in de bedrijfswereld. Er zijn steeds meer platforms en oplossingen die kunnen helpen met alles van absolute standaardprocessen tot gespecialiseerde nichetoepassingen. Een van deze standaardprocessen die aanzienlijk verbeterd kan worden dankzij digitale oplossingen is het verzamelen van handtekeningen.

In dit artikel leggen we uit wat een digitale "handtekeningworkflow" is en hoe u zelf, uw bedrijf of uw netwerk geholpen zal zijn als u vertrouwt op zinvolle digitalisering.

Analoog versus digitaal. Hoe handtekeningen te verkrijgen.

Natuurlijk is er de "ouderwetse" variant: Ondertekenen met pen op papier. Dat kost ook niet veel - vooral als u de persoon bent die tekent - en lijkt soms "chiquer" of zelfs formeler. Vooral in combinatie met een echte vergadering. De handgeschreven handtekening is sowieso rechtsgeldig.

Een tweede blik onthult de "rattenstaart": een zeer complex, arbeidsintensief en resource-intensief proces (afdrukken, scannen, frankeren, verzenden, wachten op de retourzending, enz.) Dit betekent ook: mediabreuken die de bewijskracht afzwakken en last but not least: Het verkrijgen van of het wachten op een ondertekend en teruggestuurd contract is erg tijdrovend.

Het alternatief is de digitale of elektronische handtekening: Technisch gezien is dit een cryptografische methode op basis van asymmetrische versleutelingsalgoritmen. Dit maakt het mogelijk om de authenticiteit van het document en de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Meer informatie. Wat op de achtergrond technisch complex en zeer veilig is, wordt op de voorgrond verborgen door een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface. Uiteindelijk is rechtsgeldig digitaal ondertekenen net zo eenvoudig als het doen van een online bankoverschrijving.

Het verschil tussen een rechtsgeldige e-handtekening en een waardeloos onderschrift.

In feite is het in de zakenwereld nog niet algemeen aanvaard dat het uitgeven en verkrijgen van digitale handtekeningen aan strikte richtlijnen moet voldoen. Dit komt omdat het hoogste beveiligingsniveau, zoals precies geregeld in de eIDAS-verordening, niet wordt geboden door talloze webtools.

Handtekeningen met afbeeldingen vormen een groot probleem. Een digitale afbeelding van de eigen handtekening is geen geldige digitale handtekening en voldoet aan geen enkele norm. Er is geen manier om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren of de integriteit (er is niet geknoeid met het document) van het document te garanderen. Een fotohandtekening kan gemakkelijk gemanipuleerd worden.

Dit is anders bij de geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze twee standaarden voor e-handtekeningen garanderen een zeer hoge veiligheid voor alle partijen die bij het ondertekeningsproces betrokken zijn. Veel leveranciers, vooral Europese, hebben zich op deze twee standaarden gericht. Meer informatie

Maar hoe kunt u achterhalen of controleren aan welke standaard een verkregen digitale handtekening voldoet en of er zelfs met een handtekening geknoeid is?

In het geval van een eenvoudige elektronische handtekening of afbeeldingsonderschrift is het niet mogelijk om manipulatie te detecteren. Kortom, alleen een handtekening die kan worden geverifieerd door een publiekelijk goedgekeurde verificatieservice kan als wettelijk conform worden geclassificeerd. Platformen zoals sproof sign zijn gespecialiseerd in zowel het aanmaken van handtekeningen volgens de hoogste standaard als in de geïntegreerde verificatie van elk document.

In het geval van een eenvoudige elektronische handtekening of afbeeldingsonderschrift is het niet mogelijk om manipulatie te detecteren. Kortom, alleen een handtekening die kan worden geverifieerd door een publiekelijk goedgekeurde verificatieservice kan als wettelijk conform worden geclassificeerd. Platformen zoals sproof sign zijn gespecialiseerd in beide: het aanmaken van handtekeningen volgens de hoogste standaard en de geïntegreerde verificatie van elk document.

De kracht van workflow: Verkrijg externe digitale handtekeningen in slechts 5 stappen

1) Zakelijke contacten toevoegenNatuurlijk! Als ik een document ter ondertekening wil vrijgeven, is de eerste stap om de contactgegevens te kennen. In de meeste gevallen worden verzoeken om handtekeningen via het e-mailadres afgehandeld, omdat het e-mailadres al een goede basis vormt voor de authenticatie van de andere partij. In het geval van de geavanceerde elektronische handtekening (AES) is het identiteitsbewijs direct gekoppeld aan het persoonlijke e-mailadres. Dienovereenkomstig geeft de tegenpartij een digitale handtekening af met hetzelfde e-mailadres dat werd gebruikt voor het verzoek om een handtekening.

Een voordeel van een platform voor e-handtekeningen, vanaf het begin van de handtekeningaanvraag, is het eenvoudige beheer van contactgegevens. In de regel worden veelgebruikte contactpersonen automatisch voorgesteld tijdens verzamelprocessen, en alle contactgegevens worden automatisch ingevoerd in een vereenvoudigd contactbeheersysteem waar ze kunnen worden bekeken en bewerkt.