"Fazemos a contabilidade da Áustria". A agência federal de contabilidade (BHAG) assina digitalmente.

A digitalização está a avançar em todas as áreas da vida quotidiana. No entanto, muitas empresas públicas ainda estão, em grande parte, no mundo analógico. A situação é diferente na Agência Federal de Contabilidade! A empresa de 500 funcionários opera em 7 locais em toda a Áustria e conta com uma estratégia de digitalização consciente e planeada a longo prazo. "Somos quase obrigados a implementar processos de digitalização de forma muito atempada", afirma Alexander Sellner, Diretor de TI na Agência Federal de Contabilidade.

A consequência: a introdução de uma plataforma de assinatura digital como mais um passo para a otimização dos processos. Desta forma, um dos processos operacionais mais importantes - a assinatura segura e legalmente válida de documentos - é significativamente facilitado.

Situação inicial

A digitalização está na boca de toda a gente, incluindo na mente dos responsáveis das empresas públicas. Cada vez mais empresas estão a deixar de usar papel, a colocar as suas instalações em rede ou a oferecer novos serviços online. Ao fazê-lo, estão a melhorar a experiência do cliente, mas também a colaboração com parceiros, fornecedores e todas as outras partes interessadas.

Ao avaliar outras medidas de digitalização para a sua própria empresa, a direção da agência federal de contabilidade percebeu rapidamente que a introdução de uma plataforma de assinatura digital poderia trazer enormes benefícios. Esta forma de assinatura é 100% equivalente às assinaturas manuscritas em toda a Europa e está sujeita às directrizes rigorosas do Regulamento eIDAS (UE) 910/2014 (Serviços de Identificação e Autenticação Electrónicas).

No entanto, muitos empresários não estão conscientes das vantagens de uma plataforma de assinatura digital de documentos para toda a empresa. Um "credo" muito consistente ainda se mantém contra a introdução de uma plataforma de assinatura: "Tenho a assinatura do telemóvel e já posso assinar digitalmente.

De facto, quase metade dos cidadãos austríacos já utiliza a assinatura por telemóvel como um serviço gratuito de administração em linha.

No entanto, a assinatura digital, por si só, é geralmente completamente inadequada no ambiente empresarial. O que falta são processos; fluxos de trabalho personalizados. Um "painel de controlo" comum para ter uma visão perfeita dos documentos importantes da empresa e muito mais.

Entretanto, várias empresas activas a nível internacional já optaram por uma plataforma digital que pode mapear digitalmente todos os fluxos de trabalho de assinatura e casos de utilização na empresa.

Procedimento

Numa primeira fase, a equipa do projeto BHAG, em torno de Sellner, avaliou quais os fornecedores europeus ou austríacos que já se tinham estabelecido e trazido ferramentas poderosas para o mercado.

Para além da segurança e da conformidade do armazenamento de dados, uma plataforma de assinatura destina-se a suportar várias execuções de subcritérios que fazem parte da atividade diária da agência federal de contabilidade.

Assim, a atenção recaiu rapidamente sobre o sproof. Após uma fase intensiva de testes e auditorias, a escolha recaiu finalmente sobre a jovem empresa certificada pela IÖB. A solução de nuvem apresentou-se muito bem como uma plataforma tudo-em-um com os mais elevados padrões de segurança e proteção de dados. "Ficámos muito honrados com o facto de a escolha ter recaído sobre nós e de termos sido capazes de satisfazer as elevadas exigências da Agência Federal de Contabilidade", afirma o Dr. Fabian Knirsch, cofundador e CTO da sproof GmbH.

Resultados e valor acrescentado

O feedback até à data tem sido muito bom. Muitos dos funcionários, especialmente os da direção, utilizam a plataforma para vários processos de assinatura e, desde então, têm poupado tempo e recursos de forma mensurável. Os documentos já não têm de ser impressos, assinados à mão, digitalizados e enviados por correio, mas podem ser assinados digitalmente com apenas alguns cliques.

Isto também é bom para o ambiente! 500 folhas de papel consomem 7,5 quilogramas de madeira, 130 litros de água e 26,8 quilowatts-hora de energia. Este é um efeito secundário positivo que está a levar cada vez mais empresas a introduzir uma plataforma de assinatura.

A integração harmoniosa da plataforma no panorama informático da empresa foi particularmente impressionante no primeiro passo após a introdução. Graças à nuvem, a integração demorou apenas algumas horas e foi apoiada pela sproof durante todo o processo.

A comunicação fluida e a flexibilidade convenceram Alexander Sellner. "A sproof está aberta ao feedback e aos pedidos dos clientes e, por isso, segue a abordagem de melhorar constantemente a plataforma", explica Sellner.