O melhor em hotelaria e restauração: Hogast sinaliza com o sinal sproof.

Sigmond: "Para nós, enquanto empresa, dois aspectos foram decisivos na escolha de uma solução de assinatura digital. Um deles foi a pandemia do Coronavírus, porque o trabalho a tempo reduzido e os escritórios em casa obrigaram-nos inevitavelmente a repensar, porque sem um novo sistema digital já não poderíamos assinar contratos, facturas e encomendas.

O segundo aspeto, que certamente já tinha sido discutido com a direção há algum tempo, é que nós, enquanto empresa, colocámos um foco paralelo na digitalização e na sustentabilidade para nós próprios.

Com este foco, chegámos finalmente a um ponto em que decidimos assinar tudo digitalmente e em que é possível eliminar todas as facturas e contratos em papel."

Sigmond: "Basicamente, somos o elo de ligação entre os nossos fornecedores e os clientes ou membros. Mas isso também significa que todas as facturas e encomendas passam pelo HOGAST e que, em alguns casos, também temos de as assinar e contra-assinar. Pode pensar na cadeia de assinaturas como um triângulo entre o fornecedor, o membro e a HOGAST.

Um exemplo em que a assinatura digital é utilizada e ajuda totalmente é na admissão de novos fornecedores. Há contratos que têm de ser assinados de alguma forma. Antes de decidirmos utilizar uma solução de assinatura eletrónica, tínhamos de enviar tudo em papel por correio e esperar. Como toda a empresa é composta por quatro empresas, nesta aplicação o parceiro de entrega tem de assinar uma vez e a HOGAST quatro vezes. Poderia demorar duas a três semanas até que tudo chegasse à nossa empresa. Com a solução digital da sproof sign, tudo acontece muito mais rapidamente.

Mas também utilizamos a assinatura eletrónica quando recebemos as entregas. Porque todas as confirmações de encomendas superiores a 7.500 euros têm de ser assinadas por nós depois de o cliente e o fornecedor já terem assinado. Trata-se de uma questão de responsabilidade! De facto, a HOGAST também é responsável pelos seus clientes em caso de falência ou insolvência. Em seguida, pagamos as facturas dos nossos membros, mas apenas se a confirmação da encomenda ou a encomenda tiver sido previamente assinada por nós. Este é um aspeto muito importante para os nossos membros e fornecedores".

Sigmond: "A proteção de dados é apenas um tema atual e, entretanto, apenas um requisito básico. Aí tudo tem de estar correto. Para nós, no entanto, a facilidade de utilização também foi importante, que o software seja fácil de utilizar e que se possa poupar tempo com ele."

Sigmond: "O que gostamos particularmente no sproof sign é a sua facilidade de utilização. Não só encontra rapidamente os documentos carregados, como também, graças à nova funcionalidade, já pode especificar em que ponto do documento precisa de assinar. Isto faz-nos perceber que há sempre algo a acontecer no sproof sign, ou seja, que estamos a trabalhar em extensões e actualizações, o que é muito importante para nós. Mas mesmo que surja uma questão do nosso lado sobre o tema da assinatura eletrónica ou uma nova função, temos sempre um apoio excelente e rápido, ao qual podemos recorrer."

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Sigmond: "No futuro, gostaríamos de ver o sproof sign integrado em sistemas de terceiros. Uma aplicação própria também seria, naturalmente, interessante. De momento, ainda se trata de uma plataforma baseada na Web, onde pode demorar algum tempo a carregar grandes quantidades de dados.

No entanto, o que é bom na sproof sign é que, graças ao nosso contacto próximo, já sabemos que estamos exatamente no sítio certo com a sproof. Porque mesmo que alguma coisa não encaixe, eles trabalharão num desenvolvimento posterior e integrarão as novas funcionalidades no software. É por isso que recomendamos a sproof aos nossos 7.000 clientes com a consciência tranquila."