As pessoas confiam nos advogados. Os advogados confiam em sproof. Graças à integração no ADVOKAT - o software líder para escritórios de advogados na Áustria - e à parceria com a tradicional editora Linde, cada vez mais escritórios de advogados estão a confiar nas vantagens de uma plataforma de assinatura digital. Recentemente, Binder Grösswang, um dos maiores escritórios de advogados da Áustria, depositou a sua confiança na jovem empresa sediada em Salzburgo.
1 Binder Grösswang assinado digitalmente
"É tudo uma questão de compromisso e confiança no nosso sector. A assinatura digital, na classe de qualidade mais elevada, tornou-se uma forma comum de tomarmos decisões vinculativas ou de as obtermos digitalmente."
Dr. Christian Zwick | Sócio
Há 60 anos que a Binder Grösswang é uma das principais sociedades de advogados austríacas, com escritórios em Viena e Innsbruck. Mais de 100 advogados e um volume de transacções de 50 mil milhões de euros falam por si. Após a decisão de integrar uma plataforma de assinatura digital, a sproof surgiu como a favorita após uma rigorosa fase de avaliação.
"É uma honra muito especial termos conseguido convencer a Binder Grösswang, uma firma de advogados estabelecida, mas acima de tudo inovadora, da sproof e ganhar a sua confiança", afirma o Dr. Fabian Knirsch, fundador e CTO da empresa.
A Binder Grösswang - especialmente a equipa em torno do Dr. Christian Zwick - assina digitalmente quando é legalmente possível. "Em princípio, assinamos sempre que a caneta tem de ser substituída. Na Áustria, isso significa quase todos os documentos, uma vez que o princípio da liberdade de forma se aplica ao abrigo do direito civil", afirma o Dr. Zwick.
Por conseguinte, a assinatura digital é utilizada para estes documentos, entre outros:
- Procurações
- Contratos de venda
- Acordos de confidencialidade
- Resoluções
A sproof é uma das poucas plataformas de assinatura que permite a verificação de assinaturas digitais diretamente na ferramenta.
2 razões convincentes para os advogados confiarem nas assinaturas digitais
A profissão de advogado sempre foi parte integrante de qualquer sociedade funcional. A confiança e a boa comunicação entre advogados e clientes constituem a base. Pode parecer um pouco dogmático, mas o sector jurídico não é certamente um pioneiro no avanço da digitalização. Isto deve-se provavelmente ao facto de as técnicas e os fluxos de trabalho tradicionais, estabelecidos e comprovados durante séculos, não quererem ser substituídos.
No entanto, até mesmo o "sector jurídico" reconheceu agora os pontos fortes de uma digitalização significativa por várias razões. Quer se trate do processo digital, em vez de arquivos sobrecarregados, ou mesmo da experimentação de várias aplicações digitais de "fala para texto" que poderiam aliviar o secretariado em certos locais ou mesmo substituí-lo no futuro, para a grande quantidade de papelada.
Em particular, uma oportunidade de digitalização, que também tem um grande potencial para o sector jurídico, está em ascensão: a assinatura digital!
Declarações, resoluções e contratos - todos estes são documentos que têm de ser assinados por uma ou mais pessoas. Mesmo um documento em que três pessoas têm de assinar por meios analógicos significa um gasto de tempo total de cerca de 45 minutos: Isto inclui a impressão em triplicado, o envio dos documentos pelo correio ou a coordenação de uma reunião conjunta para as assinaturas. Este desperdício de recursos é dispensável.
No sector privado, a assinatura digital já se estabeleceu na Áustria sob a forma de "assinatura de telemóvel". Há vários anos que muitos cidadãos austríacos utilizam este serviço público gratuito.
No entanto, "apenas" a assinatura digital é geralmente insuficiente no sector empresarial. Faltam possibilidades técnicas, uma ferramenta ou uma plataforma que possa mapear os casos de utilização e as "corridas de assinaturas" específicas de um sector ou de uma empresa. Um "painel de controlo" comum associado proporciona uma boa visão geral dos documentos importantes. Isto requer uma administração central de todos os utilizadores e uma gestão de direitos e funções. Isto também lhe traz muitas vantagens.
Em muitas empresas, independentemente da dimensão ou do sector, uma plataforma de assinatura digital já é parte integrante de muitos fluxos de trabalho padrão. Esta tecnologia legalmente reconhecida já está a ser utilizada no sector jurídico, fiscal, financeiro, mas também por grandes empresas internacionais com directrizes de TI rigorosas e no sector público.
3 Em vez de tinta e papel: encriptação criptográfica e prova digital de identidade.
A assinatura digital é um elemento indispensável da transformação digital. No entanto, muitos duvidam que a assinatura digital seja juridicamente válida e, por conseguinte, esteja em conformidade com a lei. Mas as assinaturas digitais e a sua natureza vinculativa estão definidas e regulamentadas com precisão na União Europeia. Em 2006, o Regulamento eIDAS (UE) 910/2014 (Serviços de Identificação e Autenticação Electrónicas) estabeleceu os regulamentos para a Europa relativamente ao mais elevado nível de segurança e conformidade das assinaturas digitais. O regulamento rege o reconhecimento legal da prova eletrónica de identidade e dos serviços de autenticação, reforçando assim consideravelmente a confiança na comunicação eletrónica entre empresas e cidadãos e facilitando os serviços transfronteiriços e os processos empresariais de todos os tipos.
Existem três normas de assinatura digital que foram definidas com precisão em termos de validade jurídica no Regulamento eIDAS: simples, avançada e qualificada.
À primeira vista, as assinaturas têm quase o mesmo aspeto, mas o estatuto da assinatura e o seu carácter vinculativo são muito diferentes. Apenas a "assinatura eletrónica qualificada", também conhecida por QES, é juridicamente comparável a uma assinatura (ver § 4 (1) da Lei austríaca relativa aos serviços de assinatura e de confiança.
O AES e o QES permitem uma assinatura digital segura.
Devido à maior conformidade e segurança, apenas a assinatura eletrónica qualificada é tida em consideração por muitos escritórios de advogados. Uma assinatura digital que é equivalente à assinatura convencional em papel.
Mas como é que o elevado nível de segurança surge de uma perspetiva técnica? Qual é o elevado valor probatório da assinatura eletrónica qualificada?
4 A assinatura qualificada: nenhum mistério
Embora os meios de comunicação especializados tentem sempre apresentar a assinatura eletrónica qualificada da forma mais complexa e técnica possível, nós, na sproof, decidimos revelar o suposto "mistério" - em poucas palavras.
Tal como em muitas outras transacções jurídicas ou bancárias electrónicas, deve poder provar a sua própria identidade com 100% de certeza. Isto é feito inicialmente através de um breve procedimento de identificação por vídeo (cerca de 10 minutos), no qual os seus dados pessoais e também os dados biométricos são verificados por um serviço aprovado pelo Estado (Prestador de Serviços de Confiança).
Depois disso, poderá utilizar uma aplicação para telemóvel para verificar adicionalmente todas as assinaturas digitais que fizer. Para além do seu endereço de correio eletrónico, de que necessita de qualquer forma para assinar e obter assinaturas, o seu telemóvel é assim o seu segundo fator de segurança.
Os próprios documentos assinados são encriptados digitalmente utilizando métodos criptográficos. Apenas os proprietários de um documento, ou aqueles que foram convidados a assiná-lo, podem editar o documento ou apenas assiná-lo. Cada documento é fornecido com uma chave criptográfica única em qualquer altura, que é impossível de ver por qualquer humano ou computador. A validade e o valor probatório do documento são também independentes da plataforma de assinatura utilizada, uma vez que a chave criptográfica (ou "valor hash") está impressa no próprio ficheiro pdf. Por conseguinte, qualquer impressão e armazenamento físico do documento é igualmente inútil, uma vez que a rastreabilidade expira quando o documento é impresso.
Para verificar a validade de uma assinatura eletrónica e a conformidade acima descrita, o documento assinado (digital!) pode ser verificado utilizando os serviços nacionais de verificação de assinaturas, por exemplo, através da Autoridade das Comunicações da Áustria: rtr.at Plataformas como a sproof, enquanto plataforma, oferecem um serviço de verificação integrado.
Em suma: a assinatura digital qualificada é 100% à prova de falsificação e legalmente válida. Uma assinatura feita à mão também é 100% legalmente válida, mas nunca 100% à prova de falsificação.
5 Não é preciso muito para começar a utilizar a assinatura digital qualificada
As assinaturas digitais são tecnicamente exigentes e requerem um grau especial de responsabilidade do ponto de vista do fabricante - afinal, as assinaturas geradas com elas oferecem o mais alto grau de vinculação. No entanto, um vasto leque de utilizadores, desde advogados a secretárias e clientes, deve poder trabalhar com elas de forma fácil, rápida e intuitiva.
A complexidade técnica é completamente escondida em sproof e é criado um acesso simples e de baixo limiar. Philipp Gernerth é responsável pela IU e UX (Interface do Utilizador e Experiência do Utilizador) em sproof.
"Estamos a desenvolver um produto moderno, tecnicamente muito sofisticado, que oferece as mais elevadas garantias de segurança e compromisso. No entanto, tem de ser tão simples quanto possível e intuitivo de utilizar. Caso contrário, não atingimos o objetivo", explica Philipp Gernerth, responsável pela UX (experiência do utilizador) e UI (usabilidade) na sproof.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) e Philipp Gernerth (sproof) numa reunião em Viena, na sede recentemente projectada em Viena, 1º distrito. O inovador escritório de advogados é sinónimo de abertura a jovens empresas. Um intercâmbio sobre os casos de utilização de assinaturas digitais no sector jurídico é lucrativo para ambas as partes.
(Binder Grösswang, Viena 2022)
Do ponto de vista do utilizador, a assinatura eletrónica qualificada significa essencialmente o seguinte:
Tem um documento para assinar, que está disponível como documento Word ou PDF. Carrega-o no software de assinatura para o assinar. Pode encontrar o software de assinatura em sign.sproof.io . Pode começar a utilizá-lo gratuitamente em qualquer altura.
Uma assinatura eletrónica qualificada requer uma identificação única. Isto significa que tem de se identificar numa curta videochamada ("Video-Ident-Procedure") e mostrar o seu passaporte (válido) ou bilhete de identidade. Esta identificação só é necessária uma vez e é válida durante cinco anos ou (se ocorrer antes) até à expiração do seu documento de identificação.
Como parte do processo de identificação, instala uma aplicação no seu telemóvel ou, em alternativa - se não puder ou não quiser instalar a aplicação - receberá mais tarde um código único por SMS.
Para assinar um documento, seleccione a posição da sua assinatura digital e, opcionalmente, carregue uma imagem da sua assinatura manuscrita. Em seguida, autoriza a assinatura no telemóvel através da aplicação ou introduz o código único recebido por SMS. A imagem da sua assinatura não tem qualquer relevância jurídica, mas permite-lhe uma representação comum e familiar da assinatura. A assinatura juridicamente vinculativa é aplicada "invisivelmente" em segundo plano, de forma puramente digital. O documento é agora assinado digitalmente de forma juridicamente válida. Com o sproof, o documento é também convertido para o formato PDF/A habitualmente utilizado e exigido pelos advogados. Você, os seus clientes ou o tribunal podem verificar a conformidade do documento e da assinatura eletrónica em qualquer altura, por exemplo, no serviço de testes estatal do RTR.
6 Dados sensíveis em boas mãos
Ao utilizar serviços de assinatura digital, a proteção de dados desempenha um papel particularmente importante. Isto é particularmente importante no caso do chamado "software em nuvem" (ou seja, software que não precisa de ser instalado, mas que pode ser utilizado diretamente através do navegador Web e da Internet). Este oferece a vantagem de estar imediatamente pronto a ser utilizado, sem necessidade de hardware próprio ou de um projeto de TI. Além disso, o software pode ser acedido a partir de qualquer lugar, mesmo móvel. A transferência de dados é sempre encriptada utilizando a tecnologia mais recente e ao mais alto nível de segurança.
"A nuvem está a funcionar desde o primeiro dia. É tudo gerido pela sproof, está em conformidade com a proteção de dados europeia e é, portanto, ideal também para nós, advogados."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
Em termos de proteção de dados, os requisitos legais em termos de GDPR devem ser cumpridos, por um lado, e por outro lado, o mais alto nível de segurança deve ser garantido a partir de uma perspetiva de segurança de TI. O fornecedor de software de assinatura sproof garante ambos, armazenando e processando os dados exclusivamente em centros de dados na União Europeia e evitando qualquer referência aos EUA. Um conceito de eliminação que é parte integrante da solução e um contrato de processamento de dados de encomendas baseado no modelo da UE também garantem o mais elevado nível de proteção de dados do ponto de vista jurídico.
Conclusão
As vantagens da assinatura digital são óbvias: é rápida, simples e, acima de tudo, 100% segura. Cada vez mais advogados reconhecem este facto e beneficiam da assinatura digital no seu trabalho. Esta é uma tendência clara que se manterá nos próximos anos.
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