eMoveUs utilizează sproof sign pentru digitalizarea proceselor de documentare în industria auto

În calitate de companie mică, medie, aflată la început de drum în industria auto, ne-am confruntat cu provocarea de a ne eficientiza procesele interne și de a scurta timpii de procesare. În special la procesarea contractelor, a acordurilor cu furnizorii, a NDA-urilor și a aprobărilor interne, am observat că traseul tradițional pe hârtie era consumator de timp și predispus la erori, în special în perioadele de lucru la distanță. Acest lucru a condus adesea la întârzieri, costuri suplimentare și efort administrativ sporit, motiv pentru care am dorit să optimizăm fluxul de documente și să modernizăm procesele de afaceri.

Transformarea digitală joacă un rol central în compania noastră, deoarece ne oferă posibilitatea de a răspunde mai eficient și mai agil provocărilor din industria auto. Pentru noi, ca start-up, digitalizarea este o pârghie decisivă pentru a ne asigura competitivitatea și viitorul afacerii noastre. Prin utilizarea tehnologiilor digitale, putem optimiza procesele, îmbunătăți colaborarea atât la nivel intern, cât și cu partenerii externi și, în același timp, putem reduce costurile.

Înainte de a introduce semnăturile digitale, toate semnăturile erau realizate în mod tradițional: Contractele și documentele importante erau tipărite, semnate manual și apoi trimise fie prin poștă, curier sau e-mail pentru a obține alte semnături. Acest proces era consumator de timp, ineficient și predispus la întârzieri, în special atunci când erau necesare semnături multiple sau documentele trebuiau schimbate între locații diferite. În plus, abordarea bazată pe hârtie creștea riscurile de erori, pierderi și arhive incomplete.

Mai multe criterii au fost decisive pentru noi atunci când am ales furnizorul de semnături electronice potrivit. În primul rând, securitatea a fost primordială, deoarece semnăturile digitale sunt utilizate pentru contracte și documente importante care conțin informații confidențiale. Prin urmare, un furnizor cu standarde de securitate ridicate, cum ar fi tehnologiile de criptare și conformitatea cu reglementările privind protecția datelor, cum ar fi GDPR, a fost o necesitate.

În plus, ușurința în utilizare a fost de mare importanță. Furnizorul trebuia să ofere o platformă intuitivă și ușor de utilizat, astfel încât angajații noștri să poată începe imediat, fără prea multă instruire. Compatibilitatea cu sistemele noastre existente și integrarea fără probleme în fluxurile noastre de lucru a fost, de asemenea, un factor important.

Nu în ultimul rând, prețul și flexibilitatea ofertei au jucat, de asemenea, un rol important. Am căutat în mod deliberat un furnizor european care să ofere structuri de costuri transparente și soluții scalabile care să poată crește odată cu afacerea noastră. Asistența și serviciul pentru clienți au fost, de asemenea, criterii importante pentru a ne asigura că vom primi asistență rapid în cazul în care vom avea întrebări sau probleme.

Principalul domeniu de aplicare este prelucrarea contractelor, în special a contractelor cu furnizorii și a contractelor de servicii, a contractelor de cumpărare, a NDA-urilor și a acordurilor-cadru, care necesită adesea mai multe semnături.

În compania noastră, o soluție software trebuie să îndeplinească standarde stricte în ceea ce privește securitatea datelor și conformitatea pentru a asigura protecția informațiilor sensibile. În primul rând, acest lucru include conformitatea cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) pentru a se asigura că datele cu caracter personal sunt prelucrate în mod sigur și responsabil. Tehnologiile de criptare, atât pentru transmiterea, cât și pentru stocarea datelor, sunt esențiale pentru a preveni accesul neautorizat. De asemenea, apreciem autentificarea cu mai mulți factori (MFA) și gestionarea accesului pentru a ne asigura că numai persoanele autorizate pot accesa sistemele și datele noastre.

Ceea ce ne place în mod deosebit la sproof sign este combinația dintre securitatea ridicată și ușurința în utilizare, precum și interfața intuitivă cu utilizatorul, care le permite angajaților noștri să utilizeze platforma rapid, fără prea multă instruire. Integrarea în sistemele noastre existente a decurs fără probleme, iar opțiunile flexibile de personalizare ale sproof sign se adaptează perfect la cerințele și fluxurile noastre de lucru specifice.