Digitálne zmluvy, skutočný záväzok: FSJ a cesta k bezpapierovej administratíve

Keď som pred tromi rokmi prevzal funkciu výkonného riaditeľa, združenie, ktoré existovalo viac ako 50 rokov, bolo z hľadiska digitalizácie ešte v plienkach. Dovtedy sa všetky zmluvy so sociálnymi inštitúciami a účastníkmi FSJ vytvárali pomocou formulárov, ktoré sa vytlačili, podpísali, opečiatkovali, vložili do obálky a poslali na poštu. A podpísané a vrátené poštou. Ak bola potrebná zmena, všetko sa začínalo odznova. Pri menšom počte účastníkov to bolo ešte uskutočniteľné, ale čím viac mladých ľudí robilo FSJ, tým bol tento podnik nemožnejší. Nehovoriac o pravdepodobnosti chýb v rôznych excelovských zoznamoch. To znamenalo, že bolo potrebné nájsť digitalizované riešenia pre 21. storočie.

Prvým krokom bolo nájsť IT spoločnosť, ktorá by dokázala digitalizovať všetky naše procesy. To znamenalo, že sme už nemohli prijímať žiadosti ako prílohu v e-maile (ktorých informácie sa potom museli vkladať do zoznamov v programe Excel), ako to bolo predtým obvyklé a potrebné, ale prostredníctvom registračného nástroja. Údaje sa potom mohli použiť priamo na automatické vytvorenie potrebných zmlúv po potvrdení umiestnenia FSJ. To znamenalo, že vytvorenie zmluvy bolo dokončené, ale stále chýbala možnosť digitálneho podpisu. Po niekoľkých prieskumoch a predovšetkým vďaka odporúčaniu od priateľa som nakoniec narazil na sproof.

Význam digitálnej transformácie pre FSJ nemožno preceňovať. Rok FSJ sa vždy začína na jeseň. To znamená, že leto je vrcholným obdobím pre umiestnenia a tiež vrcholným obdobím pre zmluvy. Na každú umiestnenú osobu sú potrebné dve zmluvy s naším združením: So sociálnym zariadením a s účastníkom FSJ. Tieto zmluvy musíme podpísať my a, samozrejme, aj druhá strana. sproof nám ponúkol a naďalej ponúka ideálne riešenie! Tento rok očakávame približne 700 pridelení FSJ, a teda približne 1400 zmlúv, ktoré je potrebné podpísať.

Bolo pre nás dôležité nájsť praktické a cenovo dostupné riešenie. Musela byť zabezpečená ochrana údajov. Nástroj používaný na spracovanie podpisu musel byť kompetentný, dôveryhodný, profesionálny a predovšetkým "počúvať", čo potrebujeme. Toto všetko sme našli v nástroji sproof.

Na podpisy našich zmlúv o FSJ so sociálnymi inštitúciami a s účastníkmi FSJ, ako aj na zmluvy s financujúcimi orgánmi, zmluvy o poskytovaní služieb atď. Jednoducho na všetky dokumenty, ktoré si vyžadujú úradne platný podpis. A tak nám sproof pomáha nielen pri zmluvách týkajúcich sa úloh FSJ, ale aj pri dokumentoch, ktoré musia podpísať predseda a konateľ združenia, keďže sa nevidíme tak často - čo sťažuje ručné podpisovanie -, ale sme v kontakte najmä prostredníctvom e-mailu a telefónu.

Odkedy máme sproof, ktorý nám umožňuje podpisovať prostredníctvom ID-Austria, už nie sú potrebné žiadne stretnutia, ktoré sa predtým týkali najmä získania podpisu na dôležitý dokument. Oslavujeme aj bezpapierové riešenie. To nám umožňuje šetriť cenné zdroje. Dnes už netlačíme takmer nič.

IT spoločnosť, ktorá pre nás robila digitalizáciu a sproof, sa o to postarala priamo. Takpovediac od špecialistu k špecialistovi. To bolo pre nás ako zákazníka ideálne.

Samozrejme, máme mimoriadne vysoké nároky. Otázka ochrany a bezpečnosti údajov bola jednou z prvých, ktoré sme si položili, keď sme sa stretli so spoločnosťou sproof.

Všetci zamestnanci spoločnosti sproof sú neuveriteľne kompetentní, priateľskí, profesionálni a vždy sa snažia nájsť pre nás to najlepšie riešenie. Sú tu a k dispozícii v prípade otázok a problémov a robia všetko pre to, aby sme ako zákazníci dostali výsledok, ktorý potrebujeme a chceme. sproof je to najlepšie, čo nás mohlo stretnúť, popri skvelej IT spoločnosti, s ktorou sme pristúpili k digitalizácii.

Áno, najmä keď digitálne podpisujem dokumenty s našou predsedníčkou, používa sa pracovný postup podpisovania. Ale aj pri zmluvách s dobrovoľníckymi pozíciami a účastníkmi FSJ. Prechodom z ručného podpisovania zmlúv zasielaných poštou na digitálne podpisovanie e-mailom sme zabezpečili digitalizáciu aj vo viac ako 700 sociálnych zariadeniach, pretože vedenie sociálnych zariadení sa potom muselo zaoberať aj digitálnym podpisom.

Používame ho už tretí rok a všade funguje výborne. sproof je vnímaný ako dôveryhodný a nekomplikovaný partner. Mimochodom, digitálne kreslenie nikdy nebolo pre účastníkov FSJ výzvou. Mladí dospelí to zvládli v okamihu pomocou svojich mobilných telefónov, akoby to nikdy nerobili iným spôsobom. Aj to svedčí o jednoduchej a zrozumiteľnej použiteľnosti sproof. Chceli by sme vysloviť veľké ĎAKUJEME za skvelú spoluprácu!!!