Digitalni podpis se uveljavlja v avstrijskih odvetniških pisarnah.

Izjave, resolucije in pogodbe - vse to so dokumenti, ki jih mora podpisati ena ali več oseb. Že en dokument, ki ga morajo analogno podpisati tri osebe, pomeni skupno porabo približno 45 minut časa: To vključuje tiskanje v treh izvodih, pošiljanje dokumentov po pošti ali usklajevanje skupnega sestanka za podpisovanje. Ta izguba virov je nepotrebna.

V zasebnem sektorju se je digitalni podpis že uveljavil v Avstriji v obliki "podpisa prek mobilnega telefona". Številni avstrijski državljani že več let uporabljajo to brezplačno vladno storitev.

Vendar pa "samo" digitalni podpis v poslovnem okolju običajno ne zadostuje. Manjkajo tehnične možnosti, orodje ali platforma, ki bi lahko opredelila primere uporabe in "poteke podpisa", značilne za posamezno panogo ali podjetje. S tem povezana skupna "nadzorna plošča" omogoča dober pregled nad pomembnimi dokumenti. To zahteva osrednjo administracijo vseh uporabnikov ter upravljanje pravic in vlog. To prinaša tudi veliko prednosti.

V številnih podjetjih, ne glede na velikost ali panogo, je platforma za digitalni podpis že sestavni del številnih standardnih delovnih postopkov. Ta pravno priznana tehnologija se že uporablja v pravnem, davčnem in finančnem sektorju, pa tudi v velikih mednarodnih podjetjih s strogimi smernicami IT in v javnem sektorju.

4 Kvalificirani podpis: ni skrivnost

Čeprav si ustrezni strokovni mediji vedno prizadevajo prikazati kvalificirani elektronski podpis v čim bolj zapleteni in tehnični luči, smo se v podjetju sproof odločili, da domnevno "skrivnost" razkrijemo - na kratko.

Tako kot pri številnih drugih elektronskih pravnih ali bančnih transakcijah morate biti sposobni 100-odstotno dokazati svojo identiteto. To se najprej izvede s kratkim (približno 10-minutnim postopkom video identifikacije), v katerem vaše osebne podatke in tudi biometrične podatke preveri državno pooblaščena služba (Trust Service Provider).

Nato boste lahko z aplikacijo za mobilni telefon dodatno preverili vsak svoj digitalni podpis. Poleg vašega e-poštnega naslova, ki ga tako ali tako potrebujete za podpisovanje in pridobivanje podpisov, je tako vaš mobilni telefon vaš drugi varnostni dejavnik.

Sami podpisani dokumenti so digitalno šifrirani s kriptografskimi metodami. Dokument lahko urejajo ali samo podpišejo samo lastniki dokumenta ali tisti, ki so bili povabljeni, da ga podpišejo. Vsak dokument je v vsakem trenutku opremljen z edinstvenim kriptografskim ključem, ki ga ne more videti noben človek ali računalnik. Veljavnost in dokazna vrednost dokumenta sta prav tako neodvisni od uporabljene platforme za podpisovanje, saj je kriptografski ključ (ali "vrednost hash") vtisnjen v samo datoteko pdf. Posledično je nesmiselno tudi kakršno koli tiskanje in fizično shranjevanje dokumenta, saj sledljivost preneha, ko je dokument natisnjen.

Za preverjanje veljavnosti elektronskega podpisa in skladnosti, kot je opisano zgoraj, se lahko podpisani (digitalni!) dokument preveri z uporabo nacionalnih storitev za preverjanje podpisa, npr. prek avstrijskega organa za komunikacije: rtr.at Platforme, kot je sproof, kot sama platforma ponujajo integrirano storitev preverjanja.

Na kratko: kvalificirani digitalni podpis je 100-odstotno varen pred ponarejanjem in pravno veljaven. Tudi lastnoročni podpis je 100-odstotno pravno veljaven, vendar nikoli 100-odstotno varen pred ponarejanjem.

5 Za začetek uporabe kvalificiranega digitalnega podpisa ni potrebno veliko

Digitalni podpisi so tehnično zahtevni in z vidika proizvajalca zahtevajo posebno stopnjo odgovornosti - navsezadnje podpisi, ustvarjeni z njimi, zagotavljajo najvišjo stopnjo zavezujočnosti. Vendar mora biti širokemu spektru uporabnikov, od odvetnikov do tajnic in strank, omogočeno enostavno, hitro in intuitivno delo z njimi.

Tehnična zapletenost je v sistemu sproof popolnoma skrita, ustvarjen pa je preprost in nizkopražni dostop. Philipp Gernerth je pri podjetju sproof odgovoren za uporabniški vmesnik in UX (User Interface and User Experience).

"Razvijamo sodoben, tehnično zelo izpopolnjen izdelek, ki ponuja najvišja jamstva varnosti in zavezanosti. Kljub temu mora biti čim bolj preprost in intuitiven za uporabo. V nasprotnem primeru zgrešimo cilj," pojasnjuje Philipp Gernerth, ki je pri podjetju sproof odgovoren za UX (uporabniško izkušnjo) in UI (uporabnost).

Z vidika uporabnika torej kvalificirani elektronski podpis v bistvu pomeni naslednje:

• imate dokument, ki ga želite podpisati in je na voljo v obliki dokumenta Word ali PDF. Ta dokument naložite v programsko opremo za podpisovanje, da bi ga podpisali. Programsko opremo za podpisovanje najdete na naslovu sign.sproof.io . S podpisovanjem lahko začnete kadar koli brezplačno.

• Za kvalificiran elektronski podpis je potrebna enkratna identifikacija. To pomeni, da se morate identificirati v kratkem videoklicu ("Video-Ident-Procedure") in tam pokazati svoj (veljavni) potni list ali osebno izkaznico. Ta identifikacija je potrebna samo enkrat in nato velja pet let oziroma (če se to zgodi prej) do izteka veljavnosti vašega identifikacijskega dokumenta.

• Kot del postopka identifikacije v svoj mobilni telefon namestite aplikacijo ali pa - če aplikacije ne morete ali ne želite namestiti - kasneje prejmete enkratno kodo prek sporočila SMS.

• Če želite podpisati dokument, izberete položaj digitalnega podpisa in po želji naložite sliko lastnoročnega podpisa. Zdaj podpis potrdite v mobilnem telefonu prek aplikacije ali vnesete enkratno kodo, ki ste jo prejeli prek sporočila SMS. Slika vašega podpisa pri tem nima pravnega pomena, omogoča pa običajen in znan prikaz podpisa. Pravno zavezujoč podpis se uporablja "nevidno" v ozadju v povsem digitalni obliki. Dokument je zdaj digitalno podpisan na pravno veljaven način. S sproofom se dokument pretvori tudi v format PDF/A, ki ga običajno uporabljajo in zahtevajo odvetniki. Vi, vaše stranke ali sodišče lahko kadar koli preverite skladnost dokumenta in elektronskega podpisa, npr. pri državni službi za testiranje RTR.