Цифровият подпис (или електронният подпис, електронният подпис и т.н.) се превърна в незаменим инструмент за компаниите и физическите лица за управление на документи по по-ефективен и екологичен начин. В тази статия предлагаме отправна точка за всеки, който иска да осъвремени един стар процес - подписването на документи.
Какво представлява цифровият подпис?
Цифровият подпис е сигурен и ефективен метод за подписване на договори в цифрова среда като алтернатива на саморъчните подписи.
Цифровият подпис работи като човешки пръстов отпечатък, тъй като всеки документ има свой собствен уникален електронен пръстов отпечатък. Никой друг документ не може да има същия цифров подпис. Ако даден цифров документ е "подпечатан" с подпис, може да се докаже, че
- файлът не е бил променян след подписването (цялостност).
- определено лице е подписало документа (удостоверяване на автентичността).
- лицето, което е подписало документа, действително го е подписало. Лицето не може да отрече, че е подписало документа, след като е създаден цифров подпис.
- документът не е фалшив.
Цифровите подписи вече се използват в много индустрии за най-различни приложения.
Какво не е (валиден) цифров подпис?
Само подпис, който може да бъде проверен и от одобрена онлайн услуга за проверка (напр. Acrobat Reader, RTR или директно в sproof sign), може да бъде класифициран като правно съвместим.
Сканирано изображение на саморъчен подпис не създава законно подписан документ и не е правно валидно!
Регламентът eIDAS урежда за Европа как документите могат да бъдат подписвани по правно валиден и проверим начин. Повече информация можете да намерите тук.
Как работи цифровото подписване на PDF документи
Прилагането на валиден цифров подпис към (PDF) документ е технически сложен процес, който протича ненатрапчиво във фонов режим при цифрово подписване на документ.
Следователно правилният цифров подпис се различава значително от простото поставяне на сканиран ръкописен подпис.
Валидният цифров подпис позволява да се разпознават последващите промени в документа. Това не е така, когато просто се вмъкват изображения.
Ето как работи цифровото доказателство за намерение с платформа за подписване:
Стъпка 1: Качване и преобразуване
Първо, качвате документа си онлайн чрез профила си в платформата за подписване. Документът се преобразува в PDF документ.
Стъпка 2: Прилагане на цифров подпис
За самия подпис се нуждаете от цифров сертификат, който доказва самоличността ви като подписващ. То се създава за вас при регистрацията ви в платформа за подписване. Ако искате да подпишете с най-високия стандарт, квалифицирания електронен подпис , тази стъпка се извършва от държавно признат сертифициращ орган .
С платформата за подписване имате възможност да персонализирате подписа си (подобно на ръкописния вариант) и да създадете свой собствен стил на подписване.
Стъпка 3: Криптиране на документа и подписите
На последната стъпка целият договор, включително приложените подписи, се криптира. Генерира се така наречената хеш стойност. Договорът става защитен от фалшифициране и може да бъде проверен.
Приложените подписи имат най-висока доказателствена стойност и вече не могат да бъдат фалшифицирани.
Разбира се, подписаните договори могат да бъдат изтеглени, изпратени или запазени навсякъде.
Мога ли да се подпиша цифрово и в Word или други програми на Office?
По принцип много файлови формати също могат да бъдат подписани цифрово. Въпреки това, за да може приложеният цифров подпис да бъде непроменим, всеки документ трябва първо да бъде конвертиран в PDF документ. Както е добре известно, PDF документите вече не могат да бъдат променяни (за разлика от документите docx например). Платформите за цифров подпис автоматично конвертират много файлови формати в правилен PDF документ, обикновено когато документът е качен.
Как мога да получа цифров подпис?
Съществуват различни начини за получаване на цифров подпис.
Регистриране в платформа за цифров подпис (AES)
Както вече беше обяснено, създаването на цифров подпис е централният елемент на платформата за цифров подпис. Утвърдени и добре познати решения са например DocuSign , AdobeSign или по-нови европейски решения като sproof sign или yousign, които също са се специализирали специално за използване в европейски дружества.
Усъвършенстваният електронен подпис се създава за вас, когато се регистрирате.
Идентификация с платформа за подписване (QES)
Много доставчици също така оборудват потребителите с квалифициран електронен подпис, който е дълбоко интегриран в самото приложение. В допълнение към високата доказателствена стойност на този стандарт за подписване, вие се възползвате от многото възможности за персонализиране на процеса на подписване.
Идентифициране с правителствена услуга (QES; напр. подпис на мобилен телефон)
В Австрия повече от 50 % от гражданите вече разполагат с подпис на мобилен телефон. Той се издава от публични органи и е в съответствие със стандарта за квалифициран електронен подпис.
Правна валидност на цифровия подпис
Валиден договор се сключва, когато и двете страни изразят своето съгласие. Законодателят обикновено оставя на договарящите се страни да решат дали да сключат договор устно, писмено или по електронен път. Това е известно като свобода на формата.
Ако изберете решение за цифров подпис, имате предимството, че всички подписи са интегрирани в PDF файла по непроменяем и защитен от фалшифициране начин.
Съществуват само много малко изключения, при които електронните подписи все още са изключени от закона, въпреки постоянните изменения на закона. Един пример: завещание.
Във всеки случай е необходимо да се избере правилният стандарт за електронен подпис в зависимост от договора.
За тази цел са създадени три стандарта, които са определени в Регламента за eIDAS и служат като правна рамка.
- Обикновен електронен подпис (EES)
- Усъвършенстван електронен подпис (AES)
- Квалифициран електронен подпис (КЕП)
Квалифицираният електронен подпис (КЕП) отговаря на най-високите критерии за качество и от правна гледна точка е 100% равностоен на саморъчен подпис.
Тъй като правните последици могат да варират в широки граници, фактори като разходи за внедряване, лекота на използване (опит на клиентите), законодателство, фирмени политики и оценен бизнес риск обикновено определят кой метод трябва да се използва в конкретната ситуация.
Можете да използвате следното ръководство за вземане на решение, за да си помогнете.
Следователно два фактора оказват влияние върху избора на подходящ стандарт за електронния подпис:
- Рискове, свързани с отговорността, и оперативни рискове
- Правни изисквания
Предимствата на платформата за електронен подпис са, че можете
- можете да променяте стандарта за електронен подпис по всяко време в зависимост от вида на договора
- можете да посочите желания стандарт за електронен подпис, когато поръчвате външни подписи.
Европейските доставчици на електронни подписи са се съсредоточили предимно върху двата най-високи стандарта за цифров подпис.
Компанията sproof sign е експерт в областта на квалифицираните електронни подписи (КЕП) в частност.
Валиден ли е сканиран подпис или изображение на подпис?
Терминът "сканиран подпис" означава, че това е цифрово изображение на ръкописен подпис. Оригиналният хартиен подпис се преобразува в цифров формат (.jpg, .doc, .pdf и т.н.) с помощта на скенер или фотоапарат.
По принцип такива сканирани подписи са валидни, докато за съответното волеизявление не се изисква писмена форма.
Подписаното копие не е правно валидно, тъй като не може да се идентифицира подписалото лице и не може да се докаже съгласие.
Сканираният подпис е лесен за фалшифициране, така че получателят на подписания договор може лесно да го копира (#SnippingTool #Screenshot). Очевидно е, че това не е законно.
Сканираният подпис няма доказателствена стойност в съда, тъй като е само копие на оригиналния ви подпис. Без доказателство за начина на полагане на подписа, той се счита за обикновено копие, а не за автентичен подпис. Поради тази причина той е невалиден, особено при бизнес сделки.
Каква е разликата между цифров и електронен подпис?
Понятията "електронен подпис" и "цифров подпис" могат лесно да бъдат объркани. Термините често се използват като взаимозаменяеми, но строго погледнато те не са едно и също нещо.
Електронният подпис (или електронният подпис) е метод за сключване на правно споразумение в цифрова среда. Той е, така да се каже, цифровият еквивалент на подписването на хартиен документ.
Докато електронният подпис доказва съгласието на лицето, подписало документа, цифровият подпис е доказателство за автентичността на самия документ. Това означава, че комбинацията от документ и подпис е технически разработена и криптирана по такъв начин, че договорът е защитен от фалшифициране. По този начин условията се сливат или работят заедно по такъв начин, че цифровият договор става проверим и правно приложим.
Предимствата на платформата за цифров (европейски) подпис
Високо защитен облак, готов заработа sproof sign е уеб базирано решение за цифрово подписване на договори и работи на всички мобилни устройства (настолни компютри, смартфони, таблети). sproof sign е базирана в Австрия и всички данни се архивират изключително в центрове за данни в рамките на ЕС. Гарантираме спазването на GDPR на всички нива, както при нас, така и при нашите подизпълнители. Предлагаме на нашите клиенти тези гаранции в договор за обработка на данни за поръчка (ADV), който се основава на стандартните договорни клаузи на ЕС и следователно предлага и максимална правна сигурност.
Интерфейси и съществуващи системи
- sproof sign може да бъде безпроблемно интегриран в съществуващите ви системи.
- Подписвайте директно в често използвани инструменти като MS Teams, Word, Google Drive и т.н. (списък на всички интеграции ).
- Единична регистрация
- Опростен API за персонализирани случаи на употреба (документация на API ).
Съхраняване на документи и контрол на напредъкаВажнитедоговори се съхраняват на централно място по ясен, силно защитен и криптиран начин. Въпреки това достъпът до документите е възможен по всяко време и от всяко място. Освен това напредъкът на процесите на подписване може да бъде прегледан по всяко време и при необходимост могат да бъдат изпратени напомняния.
Квалифицирано (QES) и усъвършенствано (AES) електронно подписване, включително идентификация. sproof sign поддържа всички видове електронни подписи (прости, усъвършенствани и квалифицирани) в съответствие с регламента eIDAS, както и с много други световно използвани стандарти за подписване (напр. съответствие с изискванията на FDA). Можете да подписвате в рамките на вашата организация, както и с външни партньори, доставчици или клиенти.
Пакетно подписване**: подписвайте договори едновременноС**пакетното подписване безброй документи могат да бъдат цифрово и законно подписани в рамките на една операция. Това е огромна икономия на време.
Папка за документи: изпращайте договори едновременноСлепетеняколко документа заедно в цифров вид и ги изпратете заедно за подпис. Това спестява много време на вас и на получателя.
Фирмено брандиране, фирмени печати и стилове за подписванеНезависимо далисте голям екип или индивидуален потребител. В sproof sign можете да съхранявате собственото си фирмено лого като фирмен печат. Можете също така да създавате различни стилове на подпис за различни цели.
eID Hub:Квалифицираният подпис е юридически равностоен на саморъчния подпис в цялаЕвропа.sproof sign дава възможност за подписване на договори с различни доставчици на квалифицирани подписи чрез своя уникален интерфейс. Това е огромно предимство при получаването и издаването на правно валидни подписи. Щракнете тук за преглед на всички доставчици на интегрирани удостоверителни услуги →
Проверка на подписите и изтегляне на доклади за проверкаМожетеда проверите валидността на електронните подписи, приложени директно в sproof sign, с едно кликване на мишката. Можете също така да изтеглите доклад за проверка за всеки изпълнен подпис и да видите кой с какъв сертификат е подписал и кога.
Управление на екипи и правила за заместванеsproofsign дава възможност за лесно управление на потребителите и правата им в рамките на плана. Освен това квотата за подписване може да се управлява централно и да се правят различни важни настройки за целия план.
Поддръжка и Academysproofsign е известен със своята бърза и гъвкава поддръжка. Академията на sproof sign е безплатен портал за обучение, който помага на вас и вашите служители да започнете бързо.
Прозрачно ценообразуване без скрити разходиНашатацел е да бъдем най-добрата оферта в търсенето на подходящ доставчик на подписи. При това ние отдаваме голямо значение на справедливостта и прозрачността. Две ценности, които характеризират нашата корпоративна култура. Тези ценности определят и ценообразуването на нашето решение в корпоративния сегмент.
