Получаване на подписи (с работен процес за подписване)

Първо важна информация:

• Лицето, което кани, винаги плаща за подписите.
• Вашият партньор не е необходимо да има акаунт за подписване на sproof и може просто да отвори вашата покана (напр. по имейл) с всяко мобилно устройство (смартфон, компютър, маса) и да следва инструкциите.

Инструкции стъпка по стъпка

В този урок бихме искали да ви покажем как можете да обработвате подписи с помощта на интелигентни работни потоци. Така нареченият работен процес ви помага да картографирате дори сложни процеси на подписване и да ги направите многократно използваеми. Повече за работните потоци можете да намерите в урока Създаване и използване на работни потоци .

Веднага след като влезете в системата, имате няколко възможности за качване на един или повече документи в папка с документи. Можете също така да започнете с шаблон, който искате да изпратите за подписване.

Документът или документите се отварят в редакторския изглед на sproof sign. Отворете раздела "Получатели" в дясната страна.

Кликнете върху полето за търсене в дясната странична лента под "Добавяне на получатели". Този урок е за използване на работен поток за получаване на подписи. Можете да научите повече за работните потоци в учебния модул [Създаване и използване на работни потоци](sproofacademyworkflowlink ). За да изберете един от работните потоци, процедирайте по следния начин:

1. в наслагването щракнете върху иконата на книгата с текст "Изберете от контакти и работни потоци". Сега ще се отвори екран, в който са изброени всички ваши контакти, групи и работни потоци.
2. В горната част можете да филтрирате по контакти, групи или работни потоци. За да намерите по-лесно работния си процес, щракнете върху "Работни процеси".
3. за да изберете работен процес, щракнете върху зеления плюс (+) в съответната позиция на списъка.
4. След това можете да потвърдите избора си, като щракнете върху зеления бутон "Приложи избора".

След като сте направили избора си, щракнете върху "Напред".

Настройките на избрания работен процес вече са приложени. Въпреки това можете да коригирате настройките си по всяко време. Например можете да добавите повече хора или да премахнете хората, които са запазени в работния процес, от списъка с получатели. Като цяло разполагате със следните възможности:

1. Определете реда, в който поканените лица трябва да извършат вашите взаимодействия (подписване, разглеждане, одобряване). Можете също така да определите дали получателите ви трябва да се подписват с определен стандарт за подписване (AES/QES). Ако не направите тази настройка, поканените лица сами имат избор. С помощта на sproof sign вие и вашият контрагент подписвате 100% в съответствие с eIDAS с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис. Благодарение на интегрирания интерфейс за всички доставчици на електронна идентификация, всички доставчици на електронна идентификация от цяла Европа са на разположение на вас или на поканените за подписване лица. Например ID-Austria или германската лична карта с онлайн функция.
2. По-долу ще видите списъка на вашите получатели. Ако сте избрали квадратчето "Задай ред", сега можете да плъзнете и пуснете отделните лица в желания ред.
3. Като кликнете върху иконата с 3 точки, можете да направите настройки за съответния кръг. Например можете да зададете, че само едно лице от този кръг трябва да подпише/прегледа/одобри от името на останалите лица.
4. Като щракнете върху иконата със стрелка (>) до даден получател, можете да получите достъп до настройките за съответното лице. Те са обяснени по-подробно в друга графика.

В настройките на получателя имате следните опции:

1. кликнете върху иконата на молив, за да персонализирате личните данни на лицето (напр. име)
2. да определите ролята на лицето: можете да избирате между "Подписващ", "Преглеждащ" и "Одобряващ". Подписващият трябва да подпише документа. Viewer (Преглеждащ) може само да преглежда документа, а approver (Одобряващ) трябва да даде съгласието си (да одобри). Важно: Подписващите и одобряващите влияят върху хода на работния процес. Това означава, че ако лице на определена позиция не подпише или не одобри, процесът не може да бъде завършен. Това не се отнася за лице, което извършва преглед!
3. Посочете индивидуалния тип подпис за съответното лице: Индивидуалният тип подпис презаписва настройките за общия тип подпис на документа. Информация: Ако искате вашият контрагент да се подпише с квалифициран електронен подпис (КЕП), но това лице няма КЕП, можете да покриете разходите за идентификация. Можете да научите повече за това в урока " Подписи при поискване ".
4. можете да премахнете получателя, като щракнете върху червения бутон.

Щракнете върху иконата X в горния десен ъгъл, за да се върнете към получателите.

Във втората стъпка можете да поставите заместители на подписи и други полета на формуляра за получателите. Ако вече сте ги дефинирали в работния процес, те ще бъдат приложени автоматично. Важно: Трябва да зададете поне по една позиция за подпис за всеки подписващ.

1. Тук можете да видите за кое подписващо лице определяте позицията за подпис и полетата на формуляра. Можете да използвате падащото меню, за да превключвате между получателите.
2. поставете в документа поне по един знак за всеки получател, за да определите позицията на подписа му и продължете. Можете да избирате между подпис (пълно име) или инициали (напр. A.B.). И двете са равностойни подписи.
3. тук ще намерите допълнителни полета на формуляра, които са присвоени на получателя и могат да бъдат попълнени само от това лице. Поставете ги върху документа, като използвате функцията "плъзгане и пускане". (Забележка: Полетата без присвояване - т.нар. общи полета - които могат да бъдат попълнени от всеки получател, могат да бъдат добавени в менюто под "Редактиране на документа" или ако изберете "Не е присвоен" като получател при покана за контакти).

Размерът и позицията могат да се регулират за всички символи за подпис и полета на формуляра. Щракнете върху зеления X, за да премахнете полето отново. В изгледа на миниатюрите вляво можете да видите на коя страница за кои получатели сте поставили полета за формуляри и заместители на подписи. Малките индикатори имат различен цвят за всяко лице.

Когато приключите с подготовката на документа, щракнете върху "Напред".

В третата стъпка можете да настроите поканата по имейл. Администраторът на вашия план (или вие като администратор) може да сте задали текстове по подразбиране за имейли. Можете да ги персонализирате. Можете да научите повече за това как можете да задавате предварително текстове за имейли като администратор в модула " Опции за брандиране" .

1. определяне на тема: Изберете уникална тема, която ще се показва на поканените като "заглавие" на имейла.
2. Общият текст на поканата е един и същ за всички получатели. Съставете съобщение или изберете от предишни съобщения.
3. можете също така да съставите индивидуално съобщение за всеки получател, което се показва само за съответното лице. Тук можете да добавите персонализирана информация и обяснения, например.

Можете да направите допълнителни настройки в четвъртата и последна стъпка:

1. задаване на напомняне и/или дата на плащане: Датата на напомняне определя времето, от което ще се изпращат автоматични напомняния. Срокът за изпълнение определя датата, до която поканените лица трябва да приключат действията си.
2. В допълнителните настройки можете например да разрешите документът да бъде препратен. Ако поканеното лице препрати документа, това дава право на друго лице да го подпише вместо действителното лице. Можете също така да посочите дали финализираният документ да бъде изпратен накрая. Можете също така да определите езика на поканата в имейла.
3. накрая щракнете върху зеления бутон "Изпрати покана", за да изпратите поканите си на получателите.

Върху него се появява информация, че поканите са изпратени. Ако сте направили промени в избрания работен процес, можете да го актуализирате. За да направите това, щракнете върху зеления бутон "Актуализиране на работния процес".

Веднага след като документът бъде изпратен, можете да проследите напредъка на подписите в документа в раздел "Получатели" и в таблото за управление.

След поканата можете да коригирате настройките за напомняне в документа, да прегледате общите настройки и да добавите допълнителни получатели към документа след това.

Като щракнете върху стрелката (>) до дадено лице, ако то все още не е подписало, можете да редактирате полетата, зададени за това лице, да изпратите отново поканата или да изтриете напълно получателя.