Споразумение
Използваме "бисквитки" на нашия уебсайт, за да ви предоставим възможно най-доброто изживяване. С натискането на бутона "Приемам всичко" вие се съгласявате с използването на всички бисквитки и с нашата политика за поверителност.
Изпращане на пощенски сливания
Сливането на пощата е популярен начин за изпращане на документ/договор с едно и също оформление до голям брой получатели наведнъж. В този урок бихме искали да ви покажем как можете да използвате sproof sign, за да изпращате генерирани писма с формуляри до отделните получатели за подпис.
Актуализирано на 22.05.2024
Писма за сливане на пощата могат да се създават с помощта на различни инструменти. Най-популярната програма за създаване на mail merge писма е Microsoft Word. Проблемът досега беше, че mail merge писмата могат да се изпращат с MS Word (или други инструменти), но не могат да се получат подписи. Ето защо sproof sign внедри функция за качване на mail merge, включително списъка с получателите, и получаване на техните подписи.
Основни характеристики:
- Качване на писмо с формуляр + списък на получателите
- Mail merge се разпознава от sproof sign
- Получателите се разпознават от sproof sign
- Mail merge се разделя на отделни документи
- Всеки получател получава свой собствен, отделен документ с искане да го подпише
- Подписаните документи се връщат автоматично на подателя
Функцията за сливане на пощи работи както чрез потребителския интерфейс на sproof sign, така и чрез API. След това генерираното обединяване на пощата, включително маркировките, може да бъде качено в приложението или като част от заявка за API.
Ограничения:
- Функцията за сливане на пощи на sproof НЕ е предназначена да копира или замени пълна функция за сливане на пощи (напр. в Word).
Препратки и допълнителни връзки:
Инструкции стъпка по стъпка
Започнете да създавате обединяване на пощата с подходящ инструмент. В този урок ще използваме Microsoft Word. Тук можете да разберете как да създадете сливане на пощата с Microsoft Word стъпка по стъпка . За да може впоследствие sproof да прочете позициите на контактите/подписите и да раздели правилно сливането на пощата, трябва да зададете следните маркери при създаването на шаблона за сливане на пощата:
- Маркер за позицията на подписа: Добавете следния маркер на позицията, където подписът ще бъде поставен по-късно. Тук е важно да използвате заместители вместо реални данни за контакт (в този пример FirstName (Първо име), LastName (Фамилно име) и EmailAddress (Електронен адрес)). Заместващите символи ще бъдат заменени по-късно с данни за контакт от вашия списък: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Маркер в края на шаблона: В края на шаблона за сливане на имейли се изисква маркер, за да може sproof по-късно да разпознае местата, където трябва да се раздели сливането на имейли. Например, ако вашият шаблон е дълъг три страници, поставете маркера в края на последната страница: {sproof{края}sproof}
Съвет: След като сте поставили правилно всички маркери, променете цвета на текста на бял, така че по-късно те да не се появяват в документа, но sproof все пак да може да ги прочете. След това експортирайте вашето обединяване на пощата като PDF файл.
Познавате ли вече нашата интеграция на знаци sproof за MS Word? Научете повече за нея тук .
След като сте създали mail merge и сте го експортирали като PDF файл, качете го в sproof sign директно или чрез API. sproof sign автоматично разпознава вашия документ като mail merge. Сега имате следните възможности:
- Списък на съхранените получатели: Щракнете върху бутона "Show all" (Покажи всички), за да покажете пълния списък на получателите. Неправилните записи в списъка с контакти са подчертани в червено. Ако е необходимо, коригирайте грешката и качете документа отново.
- По подразбиране sproof sign разделя mail merge на отделни документи, които се изпращат на съответните получатели. Като алтернатива можете да отворите обединяването на пощата без разделяне. Първата опция е обяснена по-подробно по-долу, преди да бъде показана алтернативната опция. И в двата случая щракнете върху "Продължи", за да преминете към следващата стъпка.
Вариант 1: Разделяне на mail merge на отделни документи и изпращане (стандартно)
След като sproof sign раздели вашето mail merge на отделни документи, можете да направите допълнителни настройки за вашата покана в следващата стъпка:
- Посочете тип подпис за документа.
- Задайте дата за автоматично напомняне и честота на напомнянията.
- Задайте дата на падеж за документа, така че той да не може да бъде подписан на по-късна дата.
- Добавете лично съобщение, което ще бъде изпратено с имейла с поканата. Можете също така да изберете от предишни съобщения.
- Отворете раздела "Допълнителни настройки " за повече възможности за конфигуриране на поканата.
- Щракнете върху "Изпращане на покани", за да изпратите на всеки получател индивидуален документ за подписване.
Вариант 2: Не разделяйте mail merge на отделни документи и не го качвайте
Ако сте избрали да не разделяте mail merge на отделни документи, когато го качвате, той ще бъде отворен като непрекъснат документ в sproof sign. Запазените получатели остават запазени. Сега можете да редактирате документа допълнително или да го изпратите директно на запазените контакти:
- Продължете редактирането: Сливането на пощата се отваря в неговата цялост. Сега имате възможност сами да подпишете документа, да коригирате полетата на формуляра или да редактирате получателите. Вече не можете да разделяте документа на отделни документи. Когато го изпратите, всички получатели ще получат целия документ.
- Поканете всички: Изпратете пълното сливане на пощата до запаметените получатели с едно щракване. Всички контакти ще получат целия документ.
След като изпратите обединяването на пощата, то ще бъде запазено в таблото за управление като отделни документи (за опция 1) или като пълен документ (за опция 2). Сега е ред на получателите да подпишат документа(ите). Седнете удобно и следете напредъка.
