Създаване и използване на работни потоци

По-долу ще ви покажем как можете да използвате оптимално работните потоци. Ето един общ преглед: А) Създаване на работни потоци Б) Използване на работни потоци В) Актуализиране на работните потоци D) Споделяне на работните потоци с вашия екип

А) Създаване на работни потоци

Имате две възможности за създаване на нов работен процес: Можете да качите документ, да го изпратите и да запазите настройките си като работен процес или да съставите нов работен процес, като използвате редактора на работни процеси. Представяме ви и двете възможности:

Запазване на изпратена покана като работен процес

Можете да преминете през процеса на получаване на подписи, както обикновено. След като изпратите поканата, ще бъдете попитани дали искате да запазите стъпките на процеса като работен процес. Продължете по следния начин:

1. Щракнете върху бутона "Запазване като работен процес".
2. Дайте на работния си процес уникално име
3. Изберете параметрите, които искате да запазите за работния си процес
4. Щракнете върху "Запазване на работния процес"

Създаване на работни потоци в редактора на работни потоци

С интелигентния редактор на работни потоци можете да създавате работни потоци, без да се налага първо да изпращате документ: За да направите това, преминете към работните потоци в таблото за управление*(Контакти и работни потоци > Работни потоци*) и щракнете върху "Създаване на работен поток". Сега ще се отвори редакторът на работни потоци. Това работи по следния начин:

1. Дайте име на работния процес: В горния ляв ъгъл можете да дадете на работния процес уникално име.
2. Странична лента: Редакторът на работни потоци има същата структура и логика като обичайния потребителски интерфейс. В началото обаче няма документ и някои от елементите на менюто в страничната лента са различни.
3. Добавяне на документ: Можете да запазите работен поток без документ и след това да го приложите към всеки документ. Някои функции обаче (напр. добавяне на полета на формуляра) са свързани с документ и могат да се използват само в комбинация с документ. За да качите документ, щракнете върху бялото поле "Добавяне на документ към работния процес".
4. Запазване и отмяна: Когато приключите, запазете работния процес, като кликнете върху "Запазване на работния процес". Ако искате да отхвърлите работния процес, щракнете върху "Cancel" (Отмяна).

Функциите на отделните елементи на менюто са обобщени накратко по-долу:

1. Получатели: Както обикновено, можете да добавяте хора, да определяте реда и ролите и след това да поставяте полета за подпис и формуляри. Ако продължите с процеса, можете също така да направите настройки за напомняния, срокове за плащане и имейл покана. Ако след това щракнете върху "Завърши", ще се върнете в менюто на редактора на работни потоци.
2. Редактиране на документа: Подгответе документа си както обикновено и поставете общи полета за формуляри или текст само за четене. Можете да научите повече за това в модула на Академията " Използване на полета за формуляри ".
3. Напомняния и срок: Това е пряк път към настройките, свързани с автоматичните напомняния и срока на документа. Вече не е необходимо да извиквате този елемент от менюто отделно, ако вече сте направили тези настройки в раздел " Получатели".
4. Настройки за покани: Това също е пряк път. Ако вече сте направили настройки за текста на имейла, препращането, езика на поканата и т.н. в раздел " Получатели", вече не е необходимо да извиквате този елемент от менюто.

Ако се върнете към менюто на редактора на работни потоци в края или междувременно, ще видите зелени отметки до елементите на менюто, в които вече сте направили настройки. Къде и какви настройки ще направите зависи от вас - имате пълна свобода на действие. Когато сте доволни от работния си процес, щракнете върху "Запазване на работния процес".

Б) Използване на работни потоци

Има няколко начина за използване на работен поток. Първият начин е чрез информационното табло: Можете да намерите работните си процеси в раздел Контакти и работни процеси и след това в раздела Работни процеси. За да използвате работен процес, щракнете върху: - Работен процес:

1. върху съответния запис в списъка, за да отворите подробния изглед и да щракнете върху зеления бутон "Използвай работния процес" в долния десен ъгъл, или
2. върху иконата с 3 точки в съответния запис на списъка и изберете "Use workflow" (Използвай работния процес) в надписа.

Вторият начин за използване на работен поток е директно в редактора: качете документ, както обикновено, и след това преминете към раздела Получатели. Щракнете върху полето за търсене и изберете "Изберете от контакти и работни потоци". Сега ще се отвори наслагване. В това наслагване сега можете да изберете дали искате да добавите лица, групи или работни потоци:

1. Можете да филтрирате по работни потоци, за да намерите по-бързо желания работен поток
2. Щракнете върху иконата плюс (+), за да изберете работния процес
3. След това щракнете върху "Apply selection" (Прилагане на избора), за да прехвърлите избрания работен процес към документа

Можете да научите повече за тази тема в модула на Академията " Получаване на подписи (с работен процес за подписване )".

Ако използвате работен процес, винаги се създава нов запис на документ от работния процес, като самият работен процес първоначално остава непроменен. Всички настройки на работния процес се прехвърлят в новото изпращане, като все още можете да ги коригирате и променяте, ако е необходимо. Ако сте активирали автоматични напомняния и срок за плащане в работния процес, сега можете да ги зададете.

Накрая изпратете поканата си както обикновено. Ако сте направили промени в работния поток, можете да го актуализирате по-късно - можете да научите повече за това в следващия раздел "Актуализиране на работни потоци".

C) Актуализиране на работните потоци

Имате две възможности за редактиране/актуализиране на работен процес:

А) Използвате работен процес и правите промени по време на процеса на покана. След като сте изпратили поканата, можете да приложите тези промени към работния процес. Б) Можете да редактирате работен процес директно в редактора на работни процеси.

И двете възможности са описани по-долу:

А) Използвайте работния процес и след това го актуализирайте

Използвайте работен поток (повече за това в раздела "Използване на работни потоци"), направете желаните промени и след това изпратете поканата(ите). В наслагването, което се появява сега, имате възможност да презапишете използвания работен процес и да актуализирате променените параметри. За да направите това, щракнете върху "Актуализиране на работния процес".

Б) Редактиране на работния процес в редактора

От таблото за управление можете да изберете "Редактиране на работния процес" или чрез подробния изглед на работния процес (1), или чрез менюто с 3 точки (2). Отваря се редакторът на работния поток и можете да промените желаните параметри. Накрая щракнете върху "Запазване на работния процес".

Г) Споделяне на работните процеси с вашия екип

Имате възможност да споделяте отделни работни потоци с екипа си. Това може да ускори или опрости процесите за целия ви екип.

За да направите това, отидете в подробния изглед на работния процес в таблото за управление. Щракнете върху бутона с икона за споделяне в долния десен ъгъл, за да споделите работния процес (1). Потвърдете действието си в последващото наслагване (2). Всички членове на екипа вече могат да използват работния процес. Можете да оттеглите одобрението по всяко време, като щракнете върху същия бутон и след това потвърдите преразглеждането (3).