Асоциацията за насърчаване на доброволните социални услуги организира Доброволната социална година (FSJ) в Австрия вече повече от 56 години. Асоциацията прави това, за да даде възможност на младите хора да навлязат в социалния сектор, придружени от служители на FSJ, на които им е присърце благополучието на участниците в FSJ. Сдружението с нестопанска цел си сътрудничи с множество големи социални организации, като Каритас, Lebenshilfe и регионални клиники, както и с много по-малки институции, като например частни детски групи.
Участниците във FSJ работят 34 часа седмично в социална институция в Австрия, като придобиват опит, професионална ориентация и личностно развитие. Асоциацията осигурява подкрепящи и справедливи условия в социалните институции със задължителни наставнически срещи и срещи за размисъл за осигуряване на качеството. В зависимост от сферата на работа и местоположението се включват различни дейности. Основната цел на всеки стаж на FSJ е да се подкрепят съответният екип и клиентите, за които се полагат грижи.
Портрет
**Име на организацията:**Асоциация за насърчаване на доброволните социални услуги - Voluntary Social Year
**Кратко описание на проекта:**Цифровизация на процесите на подписване с цел значително намаляване на административната работа и оптимизиране на обработката на договорите.
Защо sproof sign:"За нас беше важно да намерим решение, което да е практично и достъпно. Трябваше да бъде спазено изискването за защита на данните. Инструментът, използван за обработка на подписите, трябваше да бъде компетентен, надежден, професионален и най-вече да "чува" от какво имаме нужда. Всичко това намерихме в sproof."
MMag. Елизабет Маркус, изпълнителен директор на Асоциацията на доброволните социални работници (©privat)
Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?
Когато поех поста на изпълнителен директор преди три години, асоциацията, която съществуваше повече от 50 години, все още беше в начален стадий на цифровизация. Дотогава всички договори със социалните институции и участниците в FSJ се създаваха с помощта на бланкови писма, разпечатваха се, подписваха се, подпечатваха се, поставяха се в плик и се изпращаха в пощенската станция. И се подписваха и връщаха по пощата. Ако се налагаше промяна, всичко започваше отначало. Това все още беше осъществимо при по-малък брой участници, но колкото повече млади хора правеха FSJ, толкова по-невъзможно ставаше начинанието. Да не говорим за вероятността от грешки в различните списъци в Excel. Това означаваше, че трябва да се намерят дигитализирани решения за XXI век.
Първата стъпка беше да намерим ИТ компания, която да дигитализира всички наши процеси. Това означаваше, че вече не можехме да получаваме кандидатури като прикачен файл в електронно писмо (чиято информация след това трябваше да се вкарва в списъци в Excel), както беше обичайно и необходимо преди, а чрез инструмент за регистрация. След това данните можеха да се използват директно за автоматично създаване на необходимите договори, след като бъде потвърдено настаняването в FSJ. Това означаваше, че създаването на договори е завършено, но все още липсваше възможността за цифрово подписване. След известно проучване и най-вече благодарение на препоръка от приятел, най-накрая попаднах на sproof.
Колко важна е цифровата трансформация за FSJ?
Значението на цифровата трансформация за FSJ не може да бъде надценено. Годината на FSJ винаги започва през есента. Това означава, че лятото е пиковият период за стажове, както и пиковият период за договори. За всяко настанено лице са необходими два договора с нашата асоциация: Със социалната институция и с участника в FSJ. Ние трябва да подпишем тези договори и, разбира се, другата страна също. sproof ни предложи и продължава да ни предлага идеалното решение! Тази година очакваме около 700 назначения на FSJ и следователно около 1400 договора, които трябва да бъдат подписани.
Кои критерии бяха решаващи за вас, когато търсехте подходящия доставчик на електронни подписи?
За нас беше важно да намерим решение, което да е практично и достъпно. Трябваше да бъде спазена защитата на данните. Инструментът, използван за обработка на подписите, трябваше да бъде компетентен, надежден, професионален и най-вече да "чува" от какво имаме нужда. Намерихме всичко това в sproof.
За кои приложения се използва цифровият подпис?
За подписване на нашите споразумения за ФСС със социалните институции и с участниците във ФСС, както и за договори с финансиращи органи, договори за услуги и др. Просто за всички документи, които изискват официално валиден подпис. И така, sproof ни помага не само за договорите, свързани със задачите на FSJ, но и за документите, които трябва да бъдат подписани от председателя и управляващия директор на сдружението, тъй като ние не се виждаме толкова често - което затруднява подписването на ръка - а контактуваме главно по електронна поща и телефон.
Откакто разполагаме със sproof, който ни позволява да подписваме чрез ID-Austria, вече няма нужда от срещи, които преди се свеждаха основно до получаване на подпис за важен документ. Ние също така отбелязваме решението за безхартиено използване на документите. Това ни позволява да пестим ценни ресурси. Днес не отпечатваме почти нищо.
Дотогава всички договори със социалните институции и участниците в FSJ се изготвяха с помощта на бланково писмо, разпечатваха се, подписваха се, подпечатваха се, поставяха се в плик и се изпращаха до пощата. И се подписваха и връщаха по пощата. Ако се налагаше промяна, всичко започваше отначало. Това все още беше осъществимо при по-малък брой участници, но колкото повече млади хора правеха FSJ, толкова по-невъзможно ставаше начинанието.
MMag. Елизабет МаркусИзпълнителен директор на Асоциацията на доброволците от социалната година
Как работи интеграцията в облака?
ИТ компанията, която направи цифровизацията за нас и sproof, се погрижи за това директно. От специалист на специалист, така да се каже. Това беше идеално за нас като клиент.
Какви изисквания за сигурност, съответствие и защита на данните има организация като FSJ?
Разбира се, ние имаме изключително високи стандарти. Въпросът за защитата и сигурността на данните беше един от първите, които си зададохме, когато попаднахме на sproof.
Какво особено ви харесва в знака sproof?
Всички служители на sproof са изключително компетентни, приятелски настроени, професионални и винаги се стремят да намерят най-доброто решение за нас. Те са на разположение и на разположение за въпроси и проблеми и правят всичко възможно, за да гарантират, че ние като клиенти ще получим резултата, от който се нуждаем и който искаме. sproof е най-доброто нещо, което можеше да ни се случи, наред с голямата ИТ компания, с която подходихме към цифровизацията.
Използвате ли работни потоци с подпис за вашия случай на употреба?
Да, особено когато подписвам документи в цифров вид с нашата председателка, се използва работният процес на подписване. Но също така и за договори с доброволчески позиции и участници във ФСС. Като преминахме от ръчно подписване на договори, изпратени по пощата, към цифрово подписване по електронна поща, осигурихме цифровизация и в повече от 700 социални институции, защото след това ръководството на социалните институции също трябваше да се занимава с цифровия подпис.
Вече трета година го използваме и навсякъде работи чудесно. sproof се възприема като надежден и неусложнен партньор. Между другото, цифровата рисунка никога не е била предизвикателство за участниците в FSJ. Младежите го правеха за нула време с мобилните си телефони, сякаш никога не са го правили по друг начин. Това също говори за лесната и разбираема използваемост на sproof. Бихме искали да кажем едно голямо БЛАГОДАРЯ за чудесното сътрудничество!!!
Още записи в блога
Най-големите в областта на хотелиерството и кетъринга: Hogast signs with sproof sign.Цифровият подпис навлиза в австрийските адвокатски кантори.Съответствие с GDPR: какво трябва да знаете, останалото не е задължително10 предимства на облачното решение e-SaaSИстория на успеха PÖTTINGER
