Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;

Η ψηφιακή υπογραφή (ή ηλεκτρονική υπογραφή, ηλεκτρονική υπογραφή κ.λπ.) έχει γίνει απαραίτητο εργαλείο για τις εταιρείες και τους ιδιώτες για τη διαχείριση εγγράφων με πιο αποτελεσματικό και φιλικό προς το περιβάλλον τρόπο. Σε αυτό το άρθρο, παρέχουμε ένα σημείο εκκίνησης για όποιον θέλει να φέρει μια παλιά διαδικασία - την υπογραφή εγγράφων - στην επικαιρότητα.

Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια ασφαλής και αποτελεσματική μέθοδος υπογραφής συμβάσεων σε ψηφιακό περιβάλλον ως εναλλακτική λύση στις χειρόγραφες υπογραφές.

Η ψηφιακή υπογραφή λειτουργεί όπως το ανθρώπινο δακτυλικό αποτύπωμα, καθώς κάθε έγγραφο έχει το δικό του μοναδικό ηλεκτρονικό δακτυλικό αποτύπωμα. Κανένα άλλο έγγραφο δεν μπορεί να έχει την ίδια ψηφιακή υπογραφή. Εάν ένα ψηφιακό έγγραφο "σφραγιστεί" με μια υπογραφή, μπορεί να αποδειχθεί ότι

• το αρχείο δεν έχει αλλάξει μετά την υπογραφή (ακεραιότητα).
• ένα συγκεκριμένο πρόσωπο έχει υπογράψει το έγγραφο (αυθεντικοποίηση).
• ο υπογράφων έχει πράγματι υπογράψει το έγγραφο. Το άτομο δεν μπορεί να αρνηθεί ότι έχει υπογράψει το έγγραφο μετά τη δημιουργία μιας ψηφιακής υπογραφής.
• το έγγραφο δεν είναι πλαστό.

Οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται ήδη σε πολλές βιομηχανίες για ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών.

Τι δεν είναι μια (έγκυρη) ψηφιακή υπογραφή;

Μόνο μια υπογραφή που μπορεί επίσης να επαληθευτεί από μια εγκεκριμένη διαδικτυακή υπηρεσία επαλήθευσης (π.χ. Acrobat Reader, RTR ή απευθείας στο sproof sign) μπορεί να χαρακτηριστεί ως νομικά συμβατή.

Ο κανονισμός eIDAS ρυθμίζει για την Ευρώπη τον τρόπο με τον οποίο τα έγγραφα μπορούν να υπογράφονται με νομικά έγκυρο και επαληθεύσιμο τρόπο. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα εδώ.

Πώς λειτουργεί η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων PDF

Η εφαρμογή μιας έγκυρης ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο (PDF) είναι μια τεχνικά πολύπλοκη διαδικασία που εκτελείται διακριτικά στο παρασκήνιο κατά την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου.

Επομένως, μια σωστή ψηφιακή υπογραφή διαφέρει σημαντικά από την απλή εισαγωγή μιας σαρωμένης χειρόγραφης υπογραφής.

Μια έγκυρη ψηφιακή υπογραφή επιτρέπει την αναγνώριση μεταγενέστερων αλλαγών στο έγγραφο. Αυτό δεν συμβαίνει όταν απλώς εισάγονται εικόνες.

Έτσι λειτουργεί η ψηφιακή απόδειξη πρόθεσης με μια πλατφόρμα υπογραφής:

Βήμα 1: Φόρτωση και μετατροπή

Αρχικά, ανεβάζετε το έγγραφό σας ηλεκτρονικά μέσω του λογαριασμού σας σε μια πλατφόρμα υπογραφών. Το έγγραφο μετατρέπεται σε έγγραφο PDF.

Βήμα 2: Εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής

Για την ίδια την υπογραφή, χρειάζεστε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό που αποδεικνύει την ταυτότητά σας ως υπογράφοντος. Αυτό δημιουργείται για εσάς κατά την εγγραφή σας σε μια πλατφόρμα υπογραφής. Εάν θέλετε να υπογράψετε με το υψηλότερο πρότυπο, την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή , το βήμα αυτό πραγματοποιείται από μια αναγνωρισμένη από το κράτος αρχή πιστοποίησης .

Με μια πλατφόρμα υπογραφών, έχετε τη δυνατότητα να προσαρμόσετε την υπογραφή σας (παρόμοια με τη χειρόγραφη έκδοση) και να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ υπογραφής.

Βήμα 3: Κρυπτογράφηση του εγγράφου και των υπογραφών

Στο τελευταίο βήμα, ολόκληρη η σύμβαση, συμπεριλαμβανομένων των επισυναπτόμενων υπογραφών, κρυπτογραφείται κρυπτογραφικά. Δημιουργείται η λεγόμενη τιμή κατακερματισμού. Η σύμβαση καθίσταται ανθεκτική στην παραποίηση και επαληθεύσιμη.

Οι επισυναπτόμενες υπογραφές έχουν την υψηλότερη αποδεικτική αξία και δεν μπορούν πλέον να πλαστογραφηθούν.

Φυσικά, οι υπογεγραμμένες συμβάσεις μπορούν να μεταφορτωθούν, να αποσταλούν ή να αποθηκευτούν οπουδήποτε.

Μπορώ επίσης να υπογράψω ψηφιακά στο Word ή σε άλλα προγράμματα του Office;

Κατ' αρχήν, πολλές μορφές αρχείων μπορούν επίσης να υπογραφούν ψηφιακά. Ωστόσο, προκειμένου η εφαρμοζόμενη ψηφιακή υπογραφή να είναι αμετάβλητη, κάθε έγγραφο πρέπει πρώτα να μετατραπεί σε έγγραφο PDF. Όπως είναι γνωστό, τα έγγραφα PDF δεν μπορούν πλέον να τροποποιηθούν (σε αντίθεση με τα έγγραφα docx, για παράδειγμα). Οι πλατφόρμες ψηφιακών υπογραφών μετατρέπουν αυτόματα πολλές μορφές αρχείων σε σωστό έγγραφο PDF, συνήθως κατά τη μεταφόρτωση του εγγράφου.

Πώς μπορώ να αποκτήσω ψηφιακή υπογραφή;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να αποκτήσετε μια ψηφιακή υπογραφή.

Εγγραφή σε μια πλατφόρμα ψηφιακής υπογραφής (AES)

Όπως έχει ήδη εξηγηθεί, η δημιουργία μιας ψηφιακής υπογραφής είναι το κεντρικό στοιχείο μιας πλατφόρμας ψηφιακών υπογραφών. Καθιερωμένες και γνωστές λύσεις είναι, για παράδειγμα, η DocuSign , η AdobeSign ή νεότερες ευρωπαϊκές λύσεις όπως η sproof sign ή η yousign, οι οποίες έχουν επίσης εξειδικευτεί ειδικά για χρήση σε ευρωπαϊκές εταιρείες.

Μια προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται για εσάς κατά την εγγραφή σας.

Ταυτοποίηση με μια πλατφόρμα υπογραφής (QES)

Πολλοί πάροχοι εξοπλίζουν επίσης τους χρήστες με μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία είναι βαθιά ενσωματωμένη στην ίδια την εφαρμογή. Εκτός από την υψηλή αποδεικτική αξία αυτού του προτύπου υπογραφής, επωφελείστε από τις πολλές επιλογές για την προσαρμογή της διαδικασίας υπογραφής σας.

Ταυτοποίηση με κρατική υπηρεσία (QES- π.χ. υπογραφή από κινητό τηλέφωνο)

Στην Αυστρία, πάνω από το 50% των πολιτών διαθέτουν ήδη υπογραφή από κινητό τηλέφωνο. Αυτή εκδίδεται από δημόσιες αρχές και συμμορφώνεται με το πρότυπο αναγνωρισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής.

Νομική εγκυρότητα μιας ψηφιακής υπογραφής

Μια έγκυρη σύμβαση συνάπτεται όταν και τα δύο μέρη εκφράζουν τη συγκατάθεσή τους. Ο νομοθέτης αφήνει γενικά στα συμβαλλόμενα μέρη να αποφασίσουν αν θα συνάψουν μια σύμβαση προφορικά, γραπτά ή ηλεκτρονικά. Αυτό είναι γνωστό ως ελευθερία του τύπου.

Εάν επιλέξετε μια λύση ψηφιακής υπογραφής, έχετε το πλεονέκτημα ότι όλες οι υπογραφές ενσωματώνονται στο αρχείο PDF με τρόπο αμετάβλητο και μη παραποιήσιμο.

Όπως και να έχει, είναι απαραίτητο να επιλέξετε το σωστό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής ανάλογα με τη σύμβαση.

Για το σκοπό αυτό έχουν θεσπιστεί τρία πρότυπα, τα οποία ορίζονται στον κανονισμό eIDAS και χρησιμεύουν ως νομικό πλαίσιο.

• Απλή ηλεκτρονική υπογραφή (EES)
• Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)
• Αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES)

Η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES) πληροί τα υψηλότερα κριτήρια ποιότητας και είναι νομικά 100% ισοδύναμη με τη χειρόγραφη υπογραφή.

Καθώς οι νομικές επιπτώσεις μπορεί να ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό, παράγοντες όπως το κόστος εφαρμογής, η ευκολία χρήσης (εμπειρία του πελάτη), η νομοθεσία, οι πολιτικές της εταιρείας και ο εκτιμώμενος επιχειρηματικός κίνδυνος θα καθορίσουν συνήθως ποια μέθοδος θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί σε μια συγκεκριμένη κατάσταση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο οδηγό λήψης αποφάσεων για να σας βοηθήσει.

Επομένως, δύο παράγοντες επηρεάζουν την επιλογή του κατάλληλου προτύπου για την ηλεκτρονική υπογραφή:

• Κίνδυνοι ευθύνης, λειτουργικοί κίνδυνοι
• Νομικές απαιτήσεις

Τα πλεονεκτήματα μιας πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής είναι ότι μπορείτε

• μπορείτε να αλλάξετε το πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής ανά πάσα στιγμή ανάλογα με τον τύπο της σύμβασης
• μπορείτε να προσδιορίσετε το επιθυμητό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής κατά την προμήθεια εξωτερικών υπογραφών.

Οι ευρωπαίοι πάροχοι υπογραφών έχουν ως επί το πλείστον επικεντρωθεί στα δύο υψηλότερα πρότυπα ψηφιακής υπογραφής.

Η sproof sign είναι ειδικός στον τομέα των αναγνωρισμένων ηλεκτρονικών υπογραφών (QES) ειδικότερα.

Μάθετε περισσότερα

Είναι έγκυρη μια σαρωμένη υπογραφή ή εικόνα υπογραφής;

Ο όρος "σαρωμένη υπογραφή" σημαίνει ότι πρόκειται για ψηφιακή εικόνα χειρόγραφης υπογραφής. Η πρωτότυπη χάρτινη υπογραφή μετατρέπεται σε ψηφιακή μορφή (.jpg, .doc, .pdf κ.λπ.) με τη χρήση σαρωτή ή φωτογραφικής μηχανής.

Κατ' αρχήν, οι εν λόγω σαρωμένες υπογραφές είναι έγκυρες εφόσον δεν απαιτείται γραπτός τύπος για την αντίστοιχη δήλωση βούλησης.

Ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο δεν είναι νομικά έγκυρο, καθώς ο υπογράφων δεν μπορεί να ταυτοποιηθεί και η συναίνεση δεν μπορεί να αποδειχθεί.

Μια σαρωμένη υπογραφή είναι εύκολο να πλαστογραφηθεί, έτσι ώστε ο παραλήπτης της υπογεγραμμένης σύμβασης να μπορεί εύκολα να την αντιγράψει (#SnippingTool #Screenshot). Είναι προφανές ότι αυτό δεν είναι νόμιμο.

Μια σαρωμένη υπογραφή δεν έχει καμία αποδεικτική αξία στο δικαστήριο, καθώς είναι μόνο ένα αντίγραφο της πρωτότυπης υπογραφής σας. Χωρίς απόδειξη του τρόπου με τον οποίο έγινε η υπογραφή, θεωρείται απλό αντίγραφο και όχι αυθεντική υπογραφή. Για το λόγο αυτό, είναι άκυρη, ιδίως σε επιχειρηματικές συναλλαγές.

Η διαφορά μεταξύ ψηφιακής και ηλεκτρονικής υπογραφής;

Οι όροι "ηλεκτρονική υπογραφή" και "ψηφιακή υπογραφή" μπορούν εύκολα να συγχέονται. Οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά, αλλά αυστηρά μιλώντας δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Η ηλεκτρονική υπογραφή (ή ηλεκτρονική υπογραφή) είναι μια μέθοδος σύναψης μιας νομικής συμφωνίας σε ψηφιακό περιβάλλον. Είναι, τρόπον τινά, το ψηφιακό ισοδύναμο της υπογραφής ενός εγγράφου σε χαρτί.

Ενώ η ηλεκτρονική υπογραφή αποδεικνύει τη συγκατάθεση του υπογράφοντος το έγγραφο, η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί απόδειξη της γνησιότητας του ίδιου του εγγράφου. Αυτό σημαίνει ότι ο συνδυασμός εγγράφου και υπογραφής έχει σχεδιαστεί τεχνικά και κρυπτογραφηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε η σύμβαση να είναι ανθεκτική στην πλαστογράφηση. Έτσι, οι όροι συγχωνεύονται ή συνεργάζονται με τέτοιο τρόπο ώστε μια ψηφιακή συμφωνία να καθίσταται επαληθεύσιμη και νομικά εκτελεστή.

Τα πλεονεκτήματα μιας πλατφόρμας ψηφιακών (ευρωπαϊκών) υπογραφών

Εξαιρετικά ασφαλές cloud, έτοιμο γιαχρήση Το sproof sign είναι μια διαδικτυακή λύση για την ψηφιακή υπογραφή συμβάσεων και λειτουργεί σε όλες τις κινητές συσκευές (desktop, smartphone, tablet). Το sproof sign εδρεύει στην Αυστρία και όλα τα δεδομένα υποστηρίζονται αποκλειστικά σε κέντρα δεδομένων εντός της ΕΕ. Εγγυόμαστε τη συμμόρφωση με τον GDPR σε όλα τα επίπεδα, τόσο σε εμάς όσο και στους υπεργολάβους μας. Προσφέρουμε στους πελάτες μας αυτές τις εγγυήσεις σε μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων παραγγελίας (ADV), η οποία βασίζεται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της ΕΕ και, ως εκ τούτου, προσφέρει επίσης μέγιστη ασφάλεια δικαίου.

Διεπαφές & υφιστάμενα συστήματα

• Το sproof sign μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα στα υπάρχοντα συστήματά σας.
• Υπογράψτε απευθείας σε κοινά εργαλεία όπως MS Teams, Word, Google Drive κ.λπ. (λίστα όλων των ενσωματώσεων ).
• Ενιαία εγγραφή
• Απλό API για προσαρμοσμένες περιπτώσεις χρήσης. (τεκμηρίωση API )

Αποθήκευση εγγράφων & έλεγχος προόδουΟι σημαντικέςσυμβάσεις αποθηκεύονται σε κεντρική τοποθεσία με σαφή, ιδιαίτερα ασφαλή και κρυπτογραφημένο τρόπο. Παρ' όλα αυτά, η πρόσβαση στα έγγραφα είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή και από οποιαδήποτε τοποθεσία. Επιπλέον, η πρόοδος των διαδικασιών υπογραφής μπορεί να προβάλλεται ανά πάσα στιγμή και να αποστέλλονται υπενθυμίσεις, εφόσον απαιτείται.

Η sproof sign υποστηρίζει όλους τους τύπους ηλεκτρονικών υπογραφών (απλές, προηγμένες και αναγνωρισμένες) σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS καθώς και πολλά άλλα παγκοσμίως χρησιμοποιούμενα πρότυπα υπογραφής (π.χ. συμμόρφωση με τον FDA). Μπορείτε να υπογράψετε εντός του οργανισμού σας καθώς και με εξωτερικούς συνεργάτες, προμηθευτές ή πελάτες.

Υπογραφή παρτίδας**: υπογράψτε συμβάσεις ταυτόχροναΜε**την υπογραφή παρτίδας, αμέτρητα έγγραφα μπορούν να υπογραφούν ψηφιακά και νομικά σε μία μόνο λειτουργία. Τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.

Φάκελος εγγράφων: ταυτόχρονη αποστολή συμβολαίωνΣυγκολλήστεδιάφορα έγγραφα ψηφιακά και στείλτε τα μαζί για υπογραφή. Έτσι εξοικονομείτε πολύ χρόνο σε εσάς και στον παραλήπτη.

Εταιρική επωνυμία, εταιρικές σφραγίδες και στυλ υπογραφήςΕίτεείστε μια μεγάλη ομάδα είτε ένας μεμονωμένος χρήστης. Στο sproof sign, μπορείτε να αποθηκεύσετε το λογότυπο της εταιρείας σας ως εταιρική σφραγίδα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαφορετικά στυλ υπογραφής για διαφορετικούς σκοπούς.

eID Hub: Ηsproof sign επιτρέπει την υπογραφή συμβάσεων με διάφορους παρόχους αναγνωρισμένων υπογραφών με τη μοναδική διεπαφή της. Αυτό αποτελεί τεράστιο πλεονέκτημα κατά την απόκτηση και την έκδοση νομικά έγκυρων υπογραφών. Κάντε κλικ εδώ για μια επισκόπηση όλων των ολοκληρωμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης →

Επαλήθευση υπογραφών & λήψη αναφορών επαλήθευσηςΜπορείτενα ελέγξετε την εγκυρότητα των ηλεκτρονικών υπογραφών που εφαρμόζονται απευθείας στο sproof sign με ένα κλικ του ποντικιού. Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε μια έκθεση επαλήθευσης για κάθε εκτέλεση υπογραφής και να δείτε ποιος υπέγραψε με ποιο πιστοποιητικό και πότε.

Διαχείριση ομάδων & κανόνες αντικατάστασηςΤοproofsign επιτρέπει την απλή διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων για τους χρήστες εντός ενός σχεδίου. Επιπλέον, μπορεί να γίνει κεντρική διαχείριση της ποσόστωσης υπογραφών και να γίνουν διάφορες σημαντικές ρυθμίσεις για ολόκληρο το σχέδιο.

Υποστήριξη & Academysproofsign είναι γνωστή για τη γρήγορη και ευέλικτη υποστήριξή της. Η Ακαδημία της sproof sign είναι μια δωρεάν εκπαιδευτική πύλη που βοηθά εσάς και τους υπαλλήλους σας να ξεκινήσετε γρήγορα.

Διαφανής τιμολόγηση χωρίς κρυφά κόστηΣτόχοςμας είναι να είμαστε ο ασυναγώνιστα καλύτερος πλειοδότης στην αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου υπογραφών. Με αυτόν τον τρόπο, δίνουμε μεγάλη αξία στη δικαιοσύνη και τη διαφάνεια. Δύο αξίες που χαρακτηρίζουν την εταιρική μας κουλτούρα. Αυτές οι αξίες καθορίζουν και την τιμολόγηση της λύσης μας στο τμήμα των επιχειρήσεων.