Συμμόρφωση με τον GDPR: τι πρέπει να γνωρίζετε, τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες στην Ευρωπαϊκή Ένωση και πέραν αυτής χειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα. Το παρόν άρθρο παρέχει μια λεπτομερή επισκόπηση του ΓΚΠΔ, εξηγεί τη σημασία του για τις εταιρείες και παρέχει έναν πρακτικό κατάλογο ελέγχου με 7 βήματα για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ.

Τι είναι ο ΓΚΠΔ;

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ ) αποτελεί κεντρικό στοιχείο του δικαίου της ΕΕ και αποτελεί τη βάση για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στην Ευρωπαϊκή Ένωση και τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο . Κύριος στόχος του είναι να δώσει στα άτομα μεγαλύτερη εξουσία επί των δεδομένων τους μέσω ολοκληρωμένων επιλογών ελέγχου. Ταυτόχρονα, οι κανόνες για τις διεθνώς δραστηριοποιούμενες εταιρείες πρόκειται να τυποποιηθούν και να απλοποιηθούν, ώστε να καταστεί δυνατή η απρόσκοπτη και ασφαλής ανταλλαγή δεδομένων σε διασυνοριακό επίπεδο.

Ποιος επηρεάζεται από τον ΓΚΠΔ;

Κάθε εταιρεία που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πολιτών της ΕΕ, ανεξάρτητα από το αν έχει την έδρα της στην ΕΕ ή όχι, πρέπει να συμμορφώνεται με τον ΓΚΠΔ. Σε αυτούς που επηρεάζονται περιλαμβάνονται:

• Οργανισμοί εκτός ΕΕ που συλλέγουν προσωπικά δεδομένα ενώ προσφέρουν αγαθά ή υπηρεσίες σε πολίτες της ΕΕ.

• Οργανισμοί που αναλύουν τη συμπεριφορά ατόμων εντός της ΕΕ.

Τι προβλέπει ο ΓΚΠΔ;

Ο ΓΚΠΔ καθορίζει ακριβείς κατευθυντήριες γραμμές για τον χειρισμό των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και επιβάλλει αυστηρές απαιτήσεις συμμόρφωσης στις εταιρείες και τους οργανισμούς. Οι ακόλουθες βασικές διατάξεις αποτελούν τον πυρήνα του κανονισμού:

• Σαφής απαίτηση συναίνεσης: Πριν από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, πρέπει να λαμβάνεται σαφής και ενημερωμένη συγκατάθεση από τα υποκείμενα των δεδομένων. Η συγκατάθεση αυτή πρέπει να δίδεται για συγκεκριμένο σκοπό και μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή.

• Δικαίωμα πρόσβασης: Τα άτομα έχουν το δικαίωμα να ζητούν πληροφορίες σχετικά με το αν και ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν υποβάλλονται σε επεξεργασία και, εάν ναι, να ζητούν πρόσβαση στα δεδομένα αυτά και περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία τους.

• Δικαίωμα διόρθωσης: Εάν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι ελλιπή ή ανακριβή, τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν τη διόρθωση ή τη συμπλήρωσή τους χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

• Δικαίωμα διαγραφής: Γνωστό και ως "δικαίωμα στη λήθη", το δικαίωμα αυτό επιτρέπει στα άτομα να ζητήσουν τη διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων, ιδίως εάν τα δεδομένα δεν χρειάζονται πλέον για τον αρχικό σκοπό ή εάν έχει ανακληθεί η συγκατάθεση για την επεξεργασία.

• Ειδικοί κανόνες για τη διαβίβαση δεδομένων εκτός ΕΕ: Ο ΓΚΠΔ επιβάλλει ειδικές απαιτήσεις για τη διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τη διαβίβασή τους σε τρίτες χώρες. Κατά συνέπεια, η διαβίβαση δεδομένων επιτρέπεται μόνο εάν η χώρα παραλήπτης προσφέρει συγκρίσιμο επίπεδο προστασίας ή εάν υπάρχουν κατάλληλες εγγυήσεις, όπως τυποποιημένες ρήτρες προστασίας δεδομένων ή δεσμευτικοί εσωτερικοί κανονισμοί προστασίας δεδομένων.

Παραβίαση της προστασίας δεδομένων

Η μη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ έχει σοβαρές οικονομικές συνέπειες και συνέπειες για τη φήμη. Ο κανονισμός ορίζει ότι οι εταιρείες που παραβιάζουν τις διατάξεις του μπορούν να υποστούν υψηλά πρόστιμα. Τα πρόστιμα αυτά μπορεί να φθάσουν έως και το 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών της επηρεαζόμενης εταιρείας ή εναλλακτικά έως και 20 εκατ. ευρώ, όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο.

7 βήματα για τη συμμόρφωση με τον GDPR

Τα 7 βήματα για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ παρέχουν σαφή καθοδήγηση στις εταιρείες ώστε να διασφαλίσουν ότι πληρούν τις αυστηρές απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων. Κάθε βήμα είναι κρίσιμο για την ασφάλεια και τη νομιμότητα της επεξεργασίας δεδομένων:

Βήμα 1: Κατανόηση του ΓΚΠΔ και των απαιτήσεών του

Πριν από την εφαρμογή ψηφιακών λύσεων, είναι ζωτικής σημασίας να αναπτύξετε βαθιά κατανόηση του ΓΚΠΔ. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τη γνώση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων και των υποχρεώσεων των υπευθύνων επεξεργασίας δεδομένων.

Βήμα 2: Ορισμός υπευθύνου προστασίας δεδομένων

Είναι σημαντικό να ελέγξετε αν η εταιρεία σας πρέπει να διορίσει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Ιδιαίτερα οι εταιρείες που επεξεργάζονται τακτικά μεγάλες ποσότητες προσωπικών δεδομένων θα πρέπει να καλύψουν αυτή τη θέση.

Βήμα 3: Διενέργεια ελέγχου προστασίας δεδομένων

Ένας ολοκληρωμένος έλεγχος των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων σας βοηθά στον εντοπισμό πιθανών κινδύνων για την ασφάλεια των δεδομένων.

Βήμα 4: Αξιολόγηση κινδύνων και προσαρμογή των διαδικασιών

Αξιολογήστε τους κινδύνους που σχετίζονται με τις τρέχουσες διαδικασίες σας και προσαρμόστε τις στον ΓΚΠΔ. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την εφαρμογή πρόσθετων μέτρων ασφαλείας ή την αλλαγή του τρόπου λήψης της συγκατάθεσης.

Βήμα 5: Επικαιροποίηση της πολιτικής απορρήτου σας

Οι κατευθυντήριες γραμμές σας για την προστασία των δεδομένων θα πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ και να είναι εύκολα προσβάσιμες σε όλα τα υποκείμενα των δεδομένων. Οι τακτικές επικαιροποιήσεις είναι απαραίτητες για τη συμμόρφωση με τα τρέχοντα πρότυπα.

Βήμα 6: Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους

Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας στις αρχές του ΓΚΠΔ. Η τακτική εκπαίδευση είναι ζωτικής σημασίας για την ευαισθητοποίηση σχετικά με την προστασία των δεδομένων και την αποφυγή παραβιάσεων.

Βήμα 7: Συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση

Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ είναι μια συνεχής διαδικασία. Εφαρμόστε μηχανισμούς για τη συνεχή παρακολούθηση και αξιολόγηση των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων σας, ώστε να διασφαλίζεται ότι συμμορφώνονται πάντα με τα ισχύοντα πρότυπα προστασίας δεδομένων. Προσαρμόστε τις διαδικασίες σας στις νέες νομικές απαιτήσεις ή στις τεχνολογικές εξελίξεις, εφόσον απαιτείται.

Συμπέρασμα

Η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων είναι απαραίτητη για όλες τις εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην ΕΕ ή προσφέρουν υπηρεσίες σε πολίτες της ΕΕ. Με την εφαρμογή των παραπάνω βημάτων, οι εταιρείες μπορούν όχι μόνο να αποφύγουν πρόστιμα αλλά και να αυξήσουν την εμπιστοσύνη των πελατών τους. Η προσαρμογή στον ΓΚΠΔ μπορεί αρχικά να αποτελεί πρόκληση, αλλά παρέχει επίσης την ευκαιρία να επανεξεταστούν και να βελτιωθούν οι πρακτικές επεξεργασίας δεδομένων. Μια προληπτική προσέγγιση της συμμόρφωσης με την προστασία των δεδομένων μπορεί να δώσει σε μια εταιρεία ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να ενισχύσει τη φήμη της με τους πελάτες και τους συνεργάτες της. Να θυμάστε ότι η προστασία των δεδομένων δεν αποτελεί μόνο νομική υποχρέωση, αλλά και βασικό στοιχείο της σύγχρονης επιχειρηματικής δραστηριότητας που επιδεικνύει σεβασμό και υπευθυνότητα απέναντι στις προσωπικές πληροφορίες των πελατών σας.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον ΓΚΠΔ

Πρέπει όλες οι εταιρείες να ορίσουν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων; Δεν υποχρεούται κάθε εταιρεία να διορίσει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αυτό είναι ιδιαίτερα απαραίτητο για τις δημόσιες αρχές και τις εταιρείες που επεξεργάζονται ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε μεγάλη κλίμακα ή των οποίων οι βασικές δραστηριότητες συνίστανται στην τακτική και συστηματική παρακολούθηση ατόμων.

Ως υποκείμενο των δεδομένων, πώς μπορώ να ασκήσω τα δικαιώματά μου βάσει του ΓΚΠΔ; Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να διεκδικήσουν τα δικαιώματά τους, όπως το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής ή περιορισμού της επεξεργασίας, απευθείας έναντι της υπεύθυνης εταιρείας. Οι εταιρείες είναι υποχρεωμένες να απαντούν στα αιτήματα αυτά εντός ενός μηνός.

Ποιο είναι το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων; Το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων επιτρέπει στα άτομα να λαμβάνουν τα προσωπικά τους δεδομένα που έχουν παράσχει σε έναν υπεύθυνο επεξεργασίας σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο και να διαβιβάζουν τα δεδομένα αυτά σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς εμπόδια.

Ποιος είναι ο ρόλος των παρόχων υπογραφών στη συμμόρφωση των ψηφιακών υπογραφών με τον ΓΚΠΔ; Οι πάροχοι υπογραφών διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη διασφάλιση της συμμόρφωσης των ψηφιακών υπογραφών με τον ΓΚΠΔ, καθώς πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι πλατφόρμες και οι υπηρεσίες τους συμμορφώνονται με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, την ασφάλεια των διαβιβαζόμενων δεδομένων, τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις συγκατάθεσης και την παροχή μηχανισμών για τη διασφάλιση της ακεραιότητας των ψηφιακών υπογραφών.

Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι ο πάροχος υπογραφών που έχω επιλέξει συμμορφώνεται με τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων του ΓΚΠΔ; Για να διασφαλίσετε ότι ο πάροχος υπογραφών που έχετε επιλέξει συμμορφώνεται με τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων του ΓΚΠΔ, μπορείτε πρώτα να ελέγξετε αν ο πάροχος διαθέτει τις σχετικές πιστοποιήσεις ή αποδείξεις συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ. Επιπλέον, συνιστάται να εξετάσετε προσεκτικά την πολιτική απορρήτου του παρόχου και να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ. Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε τον πάροχο σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας, τις πολιτικές απορρήτου και τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα, ώστε να διασφαλίσετε ότι συμμορφώνεται με τα πρότυπα του ΓΚΠΔ.

Πού μπορώ να δω το πλήρες κείμενο του ΓΚΠΔ και να λάβω περισσότερες πληροφορίες; Μπορείτε να δείτε το πλήρες κείμενο του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και να λάβετε περισσότερες πληροφορίες στον επίσημο ιστότοπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Αυτός ο ολοκληρωμένος πόρος παρέχει λεπτομερή εικόνα όλων των πτυχών του ΓΚΠΔ και χρησιμεύει ως σημείο αναφοράς για εταιρείες, οργανισμούς και υποκείμενα δεδομένων που ασχολούνται με την προστασία των δεδομένων.

Ποιοι παράγοντες επηρεάζουν το ύψος των προστίμων βάσει του ΓΚΠΔ; Το ύψος των προστίμων βάσει του ΓΚΠΔ επηρεάζεται από διάφορους παράγοντες, όπως ο τύπος της παράβασης, ο βαθμός σφάλματος, οι προηγούμενες παραβιάσεις και οι οικονομικές επιδόσεις της εταιρείας.

Υπάρχουν διαφορές στα πρόστιμα για τις μικρές και μεσαίες εταιρείες σε σύγκριση με τις μεγάλες εταιρείες; Ναι, ο ΓΚΠΔ προβλέπει διαφορετικά πρόστιμα για τις μικρές και μεσαίες εταιρείες σε σύγκριση με τις μεγάλες εταιρείες. Ενώ το ύψος των προστίμων μπορεί να είναι σημαντικό και στις δύο περιπτώσεις, ο κανονισμός λαμβάνει επίσης υπόψη την οικονομική ικανότητα της οικείας εταιρείας κατά τον καθορισμό του προστίμου.