Ψηφιακές συμβάσεις, πραγματική δέσμευση: το FSJ και η πορεία προς τη διοίκηση χωρίς χαρτί

Όταν ανέλαβα τη θέση του διευθύνοντος συμβούλου πριν από τρία χρόνια, η ένωση, η οποία υπήρχε για πάνω από 50 χρόνια, βρισκόταν ακόμη στα σπάργανα όσον αφορά την ψηφιοποίηση. Μέχρι τότε, όλα τα συμβόλαια με τους κοινωνικούς φορείς και τους συμμετέχοντες στο FSJ δημιουργούνταν με τη χρήση εντύπων επιστολών, εκτυπώνονταν, υπογράφονταν, σφραγίζονταν, τοποθετούνταν σε φάκελο και στέλνονταν στο ταχυδρομείο. Και υπογράφονταν και επιστρέφονταν με το ταχυδρομείο. Αν χρειαζόταν μια αλλαγή, όλα ξεκινούσαν από την αρχή. Αυτό ήταν ακόμη εφικτό με μικρότερο αριθμό συμμετεχόντων, αλλά όσο περισσότεροι νέοι ενήλικες έκαναν FSJ, τόσο πιο αδύνατο γινόταν το εγχείρημα. Για να μην αναφέρουμε την πιθανότητα λαθών στις διάφορες λίστες του Excel. Αυτό σήμαινε ότι έπρεπε να βρεθούν ψηφιοποιημένες λύσεις για τον 21ο αιώνα.

Το πρώτο βήμα ήταν να βρούμε μια εταιρεία πληροφορικής που θα μπορούσε να ψηφιοποιήσει όλες τις διαδικασίες μας. Αυτό σήμαινε ότι δεν θα μπορούσαμε πλέον να λαμβάνουμε αιτήσεις ως συνημμένο σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (οι πληροφορίες των οποίων έπρεπε στη συνέχεια να εισαχθούν σε λίστες Excel), όπως ήταν μέχρι πρότινος σύνηθες και απαραίτητο, αλλά μέσω ενός εργαλείου καταχώρισης. Τα δεδομένα μπορούσαν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν άμεσα για την αυτόματη δημιουργία των απαραίτητων συμβάσεων μόλις επιβεβαιωνόταν η τοποθέτηση σε FSJ. Αυτό σήμαινε ότι η δημιουργία συμβάσεων ήταν πλήρης, αλλά εξακολουθούσε να λείπει η δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής. Μετά από κάποια έρευνα και, κυρίως, χάρη στη σύσταση ενός φίλου, έπεσα τελικά πάνω στο sproof.

Η σημασία του ψηφιακού μετασχηματισμού για το FSJ δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Ένα έτος FSJ ξεκινά πάντα το φθινόπωρο. Αυτό σημαίνει ότι το καλοκαίρι είναι η περίοδος αιχμής για τις τοποθετήσεις και επίσης η περίοδος αιχμής για τις συμβάσεις. Για κάθε άτομο που τοποθετείται απαιτούνται δύο συμβάσεις με την ένωσή μας: Με τον κοινωνικό φορέα και με τον συμμετέχοντα στην FSJ. Πρέπει να υπογράψουμε αυτές τις συμβάσεις και, φυσικά, το ίδιο και το άλλο μέρος. η sproof μας προσέφερε και συνεχίζει να μας προσφέρει την ιδανική λύση! Φέτος αναμένουμε περίπου 700 αποστολές FSJ, και επομένως περίπου 1400 συμβάσεις που πρέπει να υπογραφούν.

Ήταν σημαντικό για εμάς να βρούμε μια λύση που να είναι πρακτική και προσιτή. Η προστασία των δεδομένων έπρεπε να ικανοποιείται. Το εργαλείο που χρησιμοποιήθηκε για την επεξεργασία της υπογραφής έπρεπε να είναι ικανό, αξιόπιστο, επαγγελματικό και, πάνω απ' όλα, να "ακούει" τι χρειαζόμασταν. Όλα αυτά τα βρήκαμε με την sproof.

Για τις υπογραφές των συμφωνιών μας για το FSJ με τους κοινωνικούς φορείς και τους συμμετέχοντες στο FSJ, καθώς και για τις συμβάσεις με φορείς χρηματοδότησης, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών κ.λπ. Απλά για όλα τα έγγραφα που απαιτούν επίσημα έγκυρη υπογραφή. Και έτσι η sproof δεν μας βοηθάει μόνο με συμβάσεις που σχετίζονται με τις αποστολές FSJ, αλλά και με έγγραφα που πρέπει να υπογραφούν από τον πρόεδρο και τον διευθύνοντα σύμβουλο της ένωσης, καθώς δεν βλέπουμε ο ένας τον άλλον τόσο συχνά - πράγμα που καθιστά δύσκολη την υπογραφή με το χέρι - αλλά είμαστε σε επαφή κυρίως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφώνου.

Δεδομένου ότι διαθέτουμε το sproof, το οποίο μας επιτρέπει να υπογράφουμε μέσω του ID-Austria, δεν υπάρχει πλέον ανάγκη για συναντήσεις, οι οποίες παλαιότερα αφορούσαν κυρίως την υπογραφή ενός σημαντικού εγγράφου. Γιορτάζουμε επίσης τη λύση χωρίς χαρτί. Αυτό μας επιτρέπει να εξοικονομήσουμε πολύτιμους πόρους. Σήμερα, δεν εκτυπώνουμε σχεδόν καθόλου.

Η εταιρεία πληροφορικής που έκανε την ψηφιοποίηση για εμάς και η sproof φρόντισε γι' αυτό άμεσα. Από ειδικό σε ειδικό, ας πούμε. Αυτό ήταν ιδανικό για εμάς ως πελάτη.

Φυσικά, έχουμε εξαιρετικά υψηλά πρότυπα. Το ζήτημα της προστασίας και της ασφάλειας των δεδομένων ήταν ένα από τα πρώτα που θέσαμε όταν συναντήσαμε την sproof.

Όλοι οι υπάλληλοι της sproof είναι απίστευτα ικανοί, φιλικοί, επαγγελματίες και προσπαθούν πάντα να βρουν την καλύτερη λύση για εμάς. Είναι εκεί και διαθέσιμοι για ερωτήσεις και προβλήματα και κάνουν ό,τι μπορούν για να διασφαλίσουν ότι εμείς, ως πελάτης, θα έχουμε το αποτέλεσμα που χρειαζόμαστε και θέλουμε. Η sproof είναι ό,τι καλύτερο θα μπορούσε να μας συμβεί, παράλληλα με την εξαιρετική εταιρεία πληροφορικής με την οποία προσεγγίσαμε την ψηφιοποίηση.

Ναι, ειδικά όταν υπογράφω ψηφιακά έγγραφα με την πρόεδρό μας, χρησιμοποιείται η ροή εργασιών υπογραφής. Αλλά και για συμβάσεις με θέσεις εθελοντών και συμμετεχόντων στο FSJ. Με τη μετάβαση από τις χειρόγραφες υπογραφές σε συμφωνίες που αποστέλλονται ταχυδρομικά σε ψηφιακές υπογραφές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξασφαλίσαμε επίσης την ψηφιοποίηση στους περισσότερους από 700 κοινωνικούς φορείς, επειδή η διοίκηση των κοινωνικών φορέων έπρεπε στη συνέχεια να ασχοληθεί επίσης με την ψηφιακή υπογραφή.

Διανύουμε τώρα τον τρίτο χρόνο χρήσης και λειτουργεί παντού θαυμάσια. η sproof θεωρείται αξιόπιστος και απλός συνεργάτης. Παρεμπιπτόντως, η ψηφιακή σχεδίαση δεν αποτέλεσε ποτέ πρόκληση για τους συμμετέχοντες στο FSJ. Οι νέοι ενήλικες το έκαναν σε ελάχιστο χρόνο με τα κινητά τους τηλέφωνα, σαν να μην το είχαν κάνει ποτέ με άλλο τρόπο. Αυτό μιλάει επίσης για την εύκολη και κατανοητή χρηστικότητα του sproof. Θα θέλαμε να πούμε ένα μεγάλο ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ για τη σπουδαία συνεργασία!!!