"Κάνουμε τη λογιστική της Αυστρίας". Η ομοσπονδιακή λογιστική υπηρεσία (BHAG) υπογράφει ψηφιακά.

Η ψηφιοποίηση εξελίσσεται σε όλους τους τομείς της καθημερινής ζωής. Ωστόσο, πολλές εταιρείες που είναι δημόσιες εξακολουθούν να βρίσκονται σε μεγάλο βαθμό στον αναλογικό κόσμο. Η κατάσταση είναι διαφορετική στην Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Λογιστηρίου! Η εταιρεία που αριθμεί 500 εργαζόμενους και λειτουργεί σε 7 τοποθεσίες σε όλη την Αυστρία, βασίζεται σε μια συνειδητή και μακροπρόθεσμα προγραμματισμένη στρατηγική ψηφιοποίησης. "Είμαστε σχεδόν υποχρεωμένοι να εφαρμόσουμε τις διαδικασίες ψηφιοποίησης πολύ έγκαιρα", λέει ο Alexander Sellner, επικεφαλής του τμήματος πληροφορικής της Ομοσπονδιακής Λογιστικής Υπηρεσίας.

Η συνέπεια: η εισαγωγή μιας πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής ως ένα περαιτέρω βήμα προς τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών. Με αυτόν τον τρόπο, μία από τις πιο κρίσιμες επιχειρησιακές διαδικασίες - η ασφαλής & νομικά έγκυρη υπογραφή εγγράφων - διευκολύνεται σημαντικά.

Αρχική κατάσταση

Η ψηφιοποίηση είναι στα χείλη όλων, συμπεριλαμβανομένων των υπευθύνων των δημόσιων επιχειρήσεων. Ολοένα και περισσότερες εταιρείες καταργούν το χαρτί, δικτυώνουν τις τοποθεσίες τους ή προσφέρουν νέες υπηρεσίες στο διαδίκτυο. Με τον τρόπο αυτό, βελτιώνουν την εμπειρία του πελάτη, αλλά και τη συνεργασία με τους συνεργάτες, τους προμηθευτές και όλους τους άλλους ενδιαφερόμενους.

Κατά την αξιολόγηση περαιτέρω μέτρων ψηφιοποίησης για τη δική τους εταιρεία, η ανώτατη διοίκηση της ομοσπονδιακής λογιστικής υπηρεσίας συνειδητοποίησε γρήγορα ότι η εισαγωγή μιας πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής θα μπορούσε να αποφέρει τεράστια οφέλη. Αυτή η μορφή υπογραφής είναι 100% ισοδύναμη με τις χειρόγραφες υπογραφές σε όλη την Ευρώπη και υπόκειται στις αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές του κανονισμού (ΕΕ) 910/2014 για την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και την πιστοποίηση ταυτότητας (eIDAS).

Ωστόσο, πολλοί επιχειρηματίες δεν γνωρίζουν τα πλεονεκτήματα μιας εταιρικής πλατφόρμας για την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων. Μια πολύ συνεπής "πίστη" εξακολουθεί να κρατείται ενάντια στην εισαγωγή μιας πλατφόρμας υπογραφών: "Έχω την υπογραφή μέσω κινητού τηλεφώνου και μπορώ ήδη να υπογράψω ψηφιακά.

Στην πραγματικότητα, σχεδόν οι μισοί Αυστριακοί πολίτες χρησιμοποιούν ήδη την υπογραφή μέσω κινητού τηλεφώνου ως δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

Ωστόσο, η ψηφιακή υπογραφή από μόνη της είναι συνήθως εντελώς ανεπαρκής στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό που λείπει είναι οι διαδικασίες- προσαρμοσμένες ροές εργασίας. Ένα κοινό "ταμπλό" για να έχετε μια τέλεια επισκόπηση των σημαντικών εγγράφων στην εταιρεία, και πολλά άλλα.

Εν τω μεταξύ, ορισμένες διεθνώς δραστηριοποιούμενες εταιρείες έχουν ήδη επιλέξει μια ψηφιακή πλατφόρμα που μπορεί να χαρτογραφήσει ψηφιακά όλες τις ροές εργασίας και τις περιπτώσεις χρήσης υπογραφής στην εταιρεία.

Διαδικασία

Σε ένα πρώτο βήμα, η ομάδα έργου BHAG γύρω από τον Sellner αξιολόγησε ποιοι ευρωπαίοι ή αυστριακοί πάροχοι έχουν ήδη εδραιωθεί και έχουν φέρει ισχυρά εργαλεία στην αγορά.

Εκτός από την ασφάλεια και τη συμμόρφωση της αποθήκευσης των δεδομένων, μια πλατφόρμα υπογραφών προορίζεται να υποστηρίζει διάφορες λειτουργίες υποκριτηρίων που αποτελούν μέρος της καθημερινής εργασίας στην ομοσπονδιακή λογιστική υπηρεσία.

Έτσι, η προσοχή έπεσε γρήγορα στην sproof. Μετά από μια εντατική φάση δοκιμών και ελέγχου, η επιλογή έπεσε τελικά στη νεαρή εταιρεία με πιστοποίηση IÖB. Η λύση cloud παρουσιάστηκε πολύ καλά ως μια πλατφόρμα "όλα σε ένα" με τα υψηλότερα πρότυπα ασφάλειας και προστασίας δεδομένων. "Ήταν πραγματικά τιμή μας που η επιλογή έπεσε σε εμάς και που τελικά μπορέσαμε να ανταποκριθούμε στις πολύ υψηλές απαιτήσεις της Ομοσπονδιακής Λογιστικής Υπηρεσίας", λέει ο Dr. Fabian Knirsch, συνιδρυτής και CTO της sproof GmbH.

Αποτέλεσμα και προστιθέμενη αξία

Η ανατροφοδότηση μέχρι στιγμής είναι πολύ καλή. Πολλοί από τους υπαλλήλους, ιδίως στη διοίκηση, χρησιμοποιούν την πλατφόρμα για διάφορες διαδικασίες υπογραφής και έχουν εξοικονομήσει μετρήσιμα χρόνο και πόρους. Τα έγγραφα δεν χρειάζεται πλέον να εκτυπώνονται, να υπογράφονται με το χέρι, να σαρώνονται και να αποστέλλονται ταχυδρομικά, αλλά μπορούν να υπογράφονται ψηφιακά με λίγα μόνο κλικ.

Αυτό είναι επίσης καλό για το περιβάλλον! 500 φύλλα χαρτιού καταναλώνουν 7,5 κιλά ξύλου, 130 λίτρα νερού και 26,8 κιλοβατώρες ενέργειας. Αυτή είναι μια θετική παρενέργεια που ωθεί όλο και περισσότερες εταιρείες να εισάγουν μια πλατφόρμα υπογραφής.

Η ομαλή ενσωμάτωση της πλατφόρμας στο τοπίο πληροφορικής της εταιρείας ήταν ιδιαίτερα εντυπωσιακή στο πρώτο βήμα μετά την εισαγωγή. Χάρη στο σύννεφο, η εισαγωγή στο σύστημα διήρκεσε μόνο λίγες ώρες και υποστηρίχθηκε από την sproof καθ' όλη τη διάρκεια.

Η ομαλή επικοινωνία και η ευελιξία έπεισαν τον Alexander Sellner. "Η sproof είναι ανοιχτή στα σχόλια και τα αιτήματα των πελατών και έτσι ακολουθεί την προσέγγιση της συνεχούς βελτίωσης της πλατφόρμας", εξηγεί ο Sellner.