Töövoogude loomine ja kasutamine

Järgnevalt näitame teile, kuidas saate töövooge optimaalselt kasutada. Siin on ülevaade: A) Töövoogude loomine B) Töövoogude kasutamine C) Töökäikude uuendamine D) Töökäikude jagamine oma meeskonnaga

A) Töövoogude loomine

Uue töövoo loomiseks on kaks võimalust: Võite kas laadida üles dokumendi, saata selle ja salvestada oma seaded töövooluna või koostada uue töövoolu töövoogude redaktori abil. Esitame teile mõlemad võimalused:

Saadetud kutse salvestamine töövooluna

Allkirjade saamise protsessi saate läbida tavapäraselt. Pärast kutse saatmist küsitakse teilt, kas soovite salvestada oma protsessietapid töövooluna. Tegutsege järgmiselt:

1. Vajutage nupule "Save as workflow" (Salvesta töövooluna).
2. Andke oma töövoole unikaalne nimi
3. Valige parameetrid, mida soovite oma töövoo jaoks salvestada
4. Vajutage nupule "Save workflow" (Salvesta töövoog)

Töövoogude loomine töövoogude redaktoris

Nutika töövoo redaktori abil saate luua töövoo, ilma et peaksite esmalt dokumenti saatma: Selleks navigeerige armatuurlaual töövoogude juurde*(Kontaktid ja töövood > Töövood)* ja klõpsake nuppu "Loo töövoog". Nüüd avaneb töövoo toimetaja. See toimib järgmiselt:

1. Andke töövoole nimi: Vasakul üleval saate anda oma töövoogudele unikaalse nime.
2. Küljepalk: Töövoogude redaktoril on sama struktuur ja loogika kui tavalisel kasutajaliidesel. Kuid alguses ei ole dokumenti ja mõned küljeriba menüüpunktid on erinevad.
3. Dokumendi lisamine: Saate salvestada töövoo ilma dokumendita ja seejärel rakendada seda mis tahes dokumendile. Mõned funktsioonid (nt vormiväljade lisamine) on siiski seotud dokumendiga ja neid saab kasutada ainult koos dokumendiga. Dokumendi üleslaadimiseks klõpsake valgel väljal "Add document to workflow".
4. Save & Cancel (Salvesta ja tühista): Kui olete lõpetanud, salvestage oma töövoog, klõpsates "Save workflow" (Salvesta töövoog). Kui soovite töövoo tühistada, klõpsake nupule "Cancel" (Tühista).

Allpool on lühidalt kirjeldatud üksikute menüüpunktide taga olevad funktsioonid:

1. Vastuvõtjad: Nagu tavaliselt, saate lisada inimesi, määrata järjekorra ja rollid ning seejärel paigutada allkirja- ja vormiväljad. Kui jätkate protsessi, saate teha ka meeldetuletuste, tähtaegade ja e-posti kutse seadistusi. Kui te seejärel klõpsate nuppu "Finish", siis naasete töövoogude redaktori menüüsse.
2. Muuda dokumenti: Valmistage oma dokument ette nagu tavaliselt ja paigutage üldised vormiväljad või ainult lugemiseks mõeldud tekst. Selle kohta saate lisateavet Akadeemia moodulis Vormiväljade kasutamine .
3. Meeldetuletused ja tähtpäev: See on otsetee automaatsete meeldetuletuste ja dokumendi tähtpäevaga seotud seadistuste juurde. Te ei pea seda menüüelementi enam eraldi välja kutsuma, kui olete need seaded juba teinud jaotises Vastuvõtjad.
4. Kutsete seaded: See on samuti otsetee. Kui olete juba teinud e-posti teksti, edastamise, kutsete keele jne. seaded jaotises Recipients, ei ole teil enam vaja seda menüüelementi eraldi üles kutsuda.

Allpool on esitatud praktiline funktsioon kontaktide lisamiseks, mis muudab teie töövoo kasutamise veelgi paindlikumaks: Niinimetatud isiku paigutajad. Isikuplatsihoidja tähistab kutsutud isikut, kes määratakse ainult töövoo kasutamisel. Seda tüüpi paigutussalvestit kasutatakse näiteks A) kui dokumendi ettevalmistamisel ei ole veel teada, milline konkreetne isik dokumenti allkirjastab/vaadab/häälitseb, kuid soovite siiski teha kõik seadistused selle isiku jaoks või B) kui on kaasatud erinevad inimesed.

Näide: Te valmistate ette töölepingu töövoogu ja teate, et dokumendile kirjutavad alati alla juhtkond ja töötaja, kuid ei soovi konkreetseid isikuid määrata alles hiljem, sest need võivad olla erinevad inimesed.

1. Kontaktide lisamisel leiate isikute paigutussätted nimekirja ülaosas. Lisage nii palju isikute paigutussätteid, kui soovite.
2. Isiku paigutussalvestid kuvatakse nagu kõik teised kontaktid vastuvõtjate nimekirjas.
3. Saate teha seadistusi nagu tavaliselt vastuvõtja seadetes. Soovitame anda igale isiku kohatihoidjale unikaalse nime (nt töötaja, juht jne), et te teaksite, kellele millise kohatihoidja määrata, kui kasutate töövoogu.

Kui navigeerite töövoogude redaktori menüüsse tagasi lõpus või vahepeal, näete rohelisi märkmeid nende menüüpunktide kõrval, kus olete juba seadistusi teinud. Kus ja milliseid seadeid teete, on teie enda otsustada - teil on täielik paindlikkus. Kui olete oma töövooga rahul, klõpsake nuppu "Save workflow" (salvesta töövoog).

B) Töövoogude kasutamine

Töövoogude kasutamiseks on mitu võimalust. Esimene viis on armatuurlaua kaudu: Te leiate oma töövood kontakte ja töövooge ning seejärel vahekaardil töövood. Töövoo kasutamiseks klõpsake kas:

1. vastaval nimekirjakandjal, et avada üksikasjalik vaade ja klõpsata rohelist nuppu "Kasuta töövoogu" all paremal või
2. vastava nimekirjakande 3-punkti ikoonil ja valige kattekuval "Kasuta töövoogu".

Teine viis töövoo kasutamiseks on otse redaktoris: laadige dokument üles nagu tavaliselt ja seejärel navigeerige vahekaardile Vastuvõtjad. Klõpsake otsinguväljal ja valige "Valige kontaktidest ja töövoogudest". Nüüd avaneb ülekanne. Selles kattekihis saate nüüd valida, kas soovite lisada üksikisikuid, rühmi või töövooge:

1. Saate filtreerida töövoogude järgi, et leida soovitud töövoog kiiremini.
2. Klõpsake töövoo valimiseks plussikoonil (+).
3. Seejärel klõpsake "Apply selection", et valitud töövoog dokumendile üle kanda.

Selle teema kohta saate rohkem teavet Akadeemia moodulis Allkirjade hankimine (allkirja töövoogudega ).

Kui kasutate töövoogu, luuakse töövoost alati uus dokumendikanne, töövoog ise jääb esialgu muutumatuks. Kõik töövoo seaded kantakse üle uude saatesse, neid saab endiselt kohandada ja muuta vastavalt vajadusele. Kui olete töövoos aktiveerinud automaatsed meeldetuletused ja tähtpäeva, saate neid nüüd määrata.

Kui teie töövoog sisaldab ühte või mitut isiku paigutussalvestit, peate nüüd need määrama. Selleks minge vahekaardile "Vastuvõtjad". Overlay's saate nüüd valida, kellele soovite määrata esimese isiku paigutussalvestaja. Seejärel klõpsake "Assign & Proceed" (kui teil on rohkem kui üks isiku kohatähis) ja korrake protsessi kõigi kohatähiste jaoks. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu "Assign & finish".

Lõpuks saatke oma kutse nagu tavaliselt. Kui olete teinud töövoos muudatusi, saate seda hiljem uuendada - selle kohta saate rohkem teavet järgmises jaotises "Töövoo uuendamine".

C) Tööprotsesside ajakohastamine

Teil on kaks võimalust töövoo muutmiseks/uuendamiseks:

A) Te kasutate töövoogu ja teete muudatusi kutsumise ajal. Pärast kutse saatmist saate neid muudatusi töövoole rakendada. B) Te saate muuta töövoogu otse töövoogude redaktoris.

Mõlemaid võimalusi kirjeldatakse allpool:

A) Kasutage töövoogu ja seejärel ajakohastage seda

Kasutage töövoogu (sellest rohkem jaotises "Töövoogude kasutamine"), tehke soovitud muudatused ja seejärel saatke kutse(d). Nüüd ilmuvas kattekihis on teil võimalus kasutatud töövoogu üle kirjutada ja muudetud parameetreid uuendada. Selleks klõpsake nuppu "Update workflow".

B) Töökorralduse muutmine redaktoris

Armatuurlaualt saate valida "Edit workflow" kas töövoo üksikasjaliku vaate (1) või 3-punktilise menüü (2) kaudu. Avaneb töövoo toimetaja ja saate muuta soovitud parameetreid. Lõpuks klõpsake nuppu "Save workflow" (Salvesta töövoog).

D) Jagage töövooge oma meeskonnaga

Teil on võimalus jagada üksikuid töövooge oma meeskonnaga. See võib kiirendada või lihtsustada protsesse kogu teie meeskonna jaoks.

Selleks minge töövoo detailvaatele armatuurlaual. Töövoo jagamiseks klõpsake nupule, mille all paremal pool on jagamise ikoon (1). Kinnitage oma tegevus järgneval pealekandmisel (2). Kõik meeskonnaliikmed saavad nüüd töövoogu kasutada. Te saate igal ajal heakskiidu tagasi võtta, klõpsates samal nupul ja seejärel kinnitades muudatuse (3).