Allkirjade saamine (koos allkirja tööprotsessiga)

Oluline teave kõigepealt:

• Kutsuja maksab alati allkirjade eest.
• Teie vastaspoolel ei pea olema sproof sign'i kontot ja ta võib lihtsalt avada teie kutse (nt e-posti teel) mis tahes mobiilseadmega (nutitelefon, arvuti, lauaarvuti) ja järgida juhiseid.

Samm-sammult juhised

Selles õpetuses soovime teile näidata, kuidas saate allkirjade obrain-allkirju kasutada nutikate töövoogude abil. Nn töövoog aitab teil kaardistada isegi keerulisi allkirjastamisprotsesse ja muuta need taaskasutatavaks. Töövoogude kohta leiate rohkem teavet õpetusest Töövoogude loomine ja kasutamine .

Niipea, kui olete sisse loginud, on teil mitu võimalust ühe või mitme dokumendi üleslaadimiseks dokumendikausta. Võite alustada ka malliga, mille soovite allkirjastamiseks saata.

Dokument või dokumendid avatakse sproof signi redaktsiooni vaates. Avage paremal pool olev vahekaart "Vastuvõtjad".

Klõpsake parempoolses külgribas olevale otsinguväljale "Lisa saajad". See õpetus käsitleb allkirjade saamiseks töövoo kasutamist. Töövoogude kohta saate lisateavet õppemoodulis [Töövoogude loomine ja kasutamine] (sproofacademyworkflowlink ). Ühe töövoo valimiseks toimige järgmiselt:

1. klõpsake pealekandmisel raamatu ikoonil, millel on tekst "Select from contacts & workflows" (valige kontaktidest ja töövoogudest). Nüüd avaneb ekraan, kus on loetletud kõik teie kontaktid, rühmad ja töövood.
2. üleval saate filtreerida kontaktide, rühmade või töövoogude järgi. Oma töövoo lihtsamaks leidmiseks klõpsake nuppu 'Workflows'.
3. töövoo valimiseks klõpsake rohelist plussmärki (+) vastava nimekirjakande juures.
4. seejärel saate oma valiku kinnitada, klõpsates rohelisele nupule "Apply selection".

Kui olete oma valiku teinud, klõpsake nupule 'Next'.

Valitud töövoo seaded on nüüd rakendatud. Siiski saate seadeid igal ajal muuta. Näiteks saate lisada rohkem inimesi või eemaldada töövooga salvestatud inimesed vastuvõtjate nimekirjast. Üldiselt on teil järgmised võimalused:

1. Määrake järjekord, milles kutsutud isikud peavad teostama teie interaktsiooni (allkirjastamine, vaatamine, kinnitamine). Samuti saate määrata, kas teie vastuvõtjad peavad allkirjastama konkreetse allkirjastamisstandardiga (AES/QES). Kui te seda seadistust ei tee, on kutsutud isikutel endil võimalus valida. Sproof signiga allkirjastate teie ja teie vastaspool 100% eIDAS-konformselt täiustatud või kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga. Tänu integreeritud liidesele kõigi eID-teenuste pakkujate jaoks on teile või allakirjutama kutsutud isikutele kättesaadavad kõik eID-teenuste pakkujad kogu Euroopast. Näiteks ID-Austria või Saksa ID-kaart koos online-funktsiooniga.
2. Allpool näete oma saajate nimekirja. Kui olete valinud märkeruutu "Set order", saate nüüd üksikud isikud soovitud järjekorda lohistada.
3. Klõpsates 3-punktilise ikooni, saate teha vastava vooru seaded. Näiteks saate määrata, et ainult üks inimene sellest voorust peab teiste inimeste nimel allkirjastama/vaatama/ heaks kiitma.
4. Klõpsates saaja kõrval oleval noole ikoonil (>), saate juurdepääsu vastava isiku seadistustele. Neid selgitatakse üksikasjalikumalt teises graafikus.

Teil on vastuvõtja seadetes järgmised valikud:

1. klõpsake pliiatsi ikoonil, et kohandada isiku isikuandmeid (nt nimi).
2. määrata isiku roll: saate valida "Allakirjutaja", "Vaataja" ja "Kinnitaja" vahel. Allkirjastaja peab dokumendile alla kirjutama. Vaataja võib dokumenti ainult vaadata ja heakskiitja peab andma oma nõusoleku (kinnitama). Oluline: Allakirjutajad ja heakskiitjad mõjutavad töövoo kulgu. See tähendab, et kui määratud positsioonil olev isik ei allkirjasta ega kinnita, ei saa protsessi lõpule viia. See ei kehti vaatleva isiku puhul!
3. määrake vastava isiku jaoks individuaalne allkirja tüüp: Individuaalne allkirja tüüp kirjutab üle dokumendi üldise allkirja tüübi seaded. Info: Kui soovite, et teie vastaspool allkirjastaks kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga (QES), kuid sellel isikul puudub QES, saate katta identifitseerimiskulud. Lisateavet selle kohta leiate juhendmaterjalist OnDemand allkirjad .
4. saate vastuvõtja eemaldada, klõpsates punasel nupul.

Vastuvõtjate juurde naasmiseks klõpsake paremal üleval oleval X-ikoonil.

Teises etapis saate paigutada allkirjade paigutajad ja muud vormiväljad oma saajate jaoks. Kui olete need juba töövoos määratlenud, rakendatakse need automaatselt. Oluline: peate määrama vähemalt ühe allkirja koha ühe allakirjutaja kohta.

1. siin näete, millise allakirjutaja jaoks te allkirja positsiooni ja vormivälju määrate. Vastuvõtjate vahel saate vahetada rippmenüü abil.
2. asetage dokumendile vähemalt üks allkirja positsiooni määratlemise koha saaja kohta ja jätkake. Saate valida allkirja (täisnimi) või initsiaalide (nt A.B.) vahel. Mõlemad on samaväärsed allkirjad.
3. siin leiate täiendavaid vormivälju, mis on määratud vastuvõtjale ja mida saab täita ainult see isik. Asetage need dokumendile lohistamise abil. (Märkus: määramata väljad - nn üldväljad -, mida võib täita iga saaja, saab lisada menüüs "Dokumendi muutmine" või kui valite kontaktide kutsumisel saajaks "Ei ole määratud").

Kõigi allkirja paigutussalvestiste ja vormiväljade suurust ja asukohta saab reguleerida. Välja uuesti eemaldamiseks klõpsake rohelisel X-il. Vasakul olevas pisipildi vaates näete, millisele lehele olete paigutanud vormiväljad ja allkirja paigutajad milliste saajate jaoks. Väikesed näitajad on iga isiku jaoks erineva värviga.

Kui olete dokumendi ettevalmistamise lõpetanud, klõpsake nuppu "Järgmine".

Kolmandas etapis saate seadistada e-posti kutse. Teie paketi administraator (või teie kui administraator) võib olla seadnud vaikimisi tekstid e-kirjade jaoks. Saate neid kohandada. Lisateavet selle kohta, kuidas saate administraatorina e-kirjade tekste ette määrata, leiate moodulis Branding options .

1. määratleda teema: Valige unikaalne teema, mis kuvatakse kutsututele e-kirja "pealkirjana".
2. üldine kutsetekst on kõigile saajatele sama. Koostage sõnum või valige eelmistest sõnumitest.
3. saate koostada ka iga saaja jaoks individuaalse sõnumi, mis kuvatakse ainult vastavale isikule. Siia saate lisada näiteks personaalset teavet ja selgitusi.

Neljandas ja viimases etapis saate teha täiendavaid seadistusi:

1. meeldetuletuse ja/või tähtpäeva määramine: meeldetuletuse kuupäev määrab aja, millest alates saadetakse automaatseid meeldetuletusi. Tähtaeg määrab kuupäeva, milleks kutsutud isikud peavad olema oma tegevuse lõpetanud.
2. täiendavates seadistustes saate näiteks lubada dokumendi edastamist. Kui kutsutud isik edastab dokumendi edasi, volitab see kedagi teist tegeliku isiku asemel dokumendile alla kirjutama. Samuti saate määrata, kas lõplikult vormistatud dokument tuleb saata lõpus. Saate määrata ka e-kirja kutsekeele.
3. Lõpuks klõpsake rohelisele nupule "Saada kutse", et saata oma kutsed saajatele.

Ülevaade teavitab teid sellest, et teie kutsed on saadetud. Kui olete teinud valitud töövoos muudatusi, saate seda uuendada. Selleks klõpsake rohelisel nupul "Update workflow".

Niipea kui dokument on saadetud, saate jälgida allkirjastamise edenemist dokumendis jaotises "Vastuvõtjad" ja armatuurlaual.

Pärast kutse saatmist saate dokumendis kohandada meeldetuletuse seadeid, vaadata üldisi seadeid ja lisada dokumendile hiljem täiendavaid vastuvõtjaid.

Kui isik ei ole veel allkirjastanud, saate isiku kõrval olevale noolele (>) klõpsates muuta selle isiku jaoks määratud välju, saata kutse uuesti või kustutada saaja täielikult.