Allekirjoitusten hankkiminen (allekirjoituksen työnkulku)

Tässä opetusohjelmassa haluamme näyttää, miten voit poistaa allekirjoituksia käyttämällä älykkäitä työnkulkuja. Niin sanottu työnkulku auttaa sinua kartoittamaan monimutkaisiakin allekirjoitusprosesseja ja tekemään niistä uudelleenkäytettäviä. Löydät lisää työnkuluista opetusohjelmasta Luo ja käytä työnkulkuja .

Tärkeää tietoa ensin:

• Kutsuja maksaa aina allekirjoitukset
• Vastapuolellasi ei tarvitse olla sproof sign -tiliä, vaan hän voi yksinkertaisesti avata kutsusi (esim. sähköpostitse) millä tahansa mobiililaitteella (älypuhelin, tietokone, pöytä) ja noudattaa ohjeita.

Vaiheittaiset ohjeet

Tässä opetusohjelmassa haluamme näyttää, miten voit poistaa allekirjoituksia käyttämällä älykkäitä työnkulkuja. Ns. työnkulku auttaa sinua kartoittamaan monimutkaisiakin allekirjoitusprosesseja ja tekemään niistä uudelleenkäytettäviä. Löydät lisää työnkuluista opetusohjelmasta Luo ja käytä työnkulkuja .

Heti kun olet kirjautunut sisään, sinulla on useita vaihtoehtoja yhden tai useamman asiakirjan lataamiseen asiakirjakansioon. Voit myös aloittaa mallin, jonka haluat lähettää allekirjoitettavaksi.

Asiakirja tai asiakirjat avataan sproof signin editorinäkymään. Avaa "Vastaanottajat"-välilehti oikeassa reunassa.

Napsauta oikeanpuoleisen sivupalkin hakukenttää kohdassa "Lisää vastaanottajia". Tämä opetusohjelma käsittelee työnkulun käyttämistä allekirjoitusten hankkimiseen. Voit lukea lisää työnkuluista [Luo ja käytä työnkulkuja] (sproofacademyworkflowlink ) -oppimismoduulista. Voit valita yhden työnkulun seuraavasti:

1. napsauta päällekkäisikkunassa kirjakuvaketta, jossa on teksti 'Select from contacts & workflows'. Nyt avautuu näyttö, jossa kaikki yhteystietosi, ryhmät ja työnkulut on lueteltu.
2. yläreunassa voit suodattaa yhteystietojen, ryhmien tai työnkulkujen mukaan. Löydät työnkulusi helpommin klikkaamalla 'Työnkulut'.
3. valitse työnkulku klikkaamalla vihreää plussaa (+) kyseisen luettelomerkinnän kohdalla.
4. voit sitten vahvistaa valintasi napsauttamalla vihreää 'Käytä valintaa' -painiketta.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta 'Seuraava'.

Valitun työnkulun asetukset on nyt otettu käyttöön. Voit kuitenkin muuttaa asetuksia milloin tahansa. Voit esimerkiksi lisätä lisää henkilöitä tai poistaa työnkulkuun tallennettuja henkilöitä vastaanottajaluettelosta. Yleisesti ottaen sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

1. Määritä järjestys, jossa kutsuttujen henkilöiden on suoritettava vuorovaikutustoimenpiteet (allekirjoittaminen, katselu, hyväksyminen). Voit myös määritellä, onko vastaanottajien allekirjoitettava tietyllä allekirjoitusstandardilla (AES/QES). Jos et tee tätä asetusta, kutsutut henkilöt voivat valita itse. Sproof signin avulla sinä ja vastapuolesi allekirjoitatte 100-prosenttisesti eIDAS-yhteensopivasti kehittyneellä tai hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella. Kaikkien eID-palveluntarjoajien integroidun käyttöliittymän ansiosta kaikki Euroopan eID-palveluntarjoajat ovat sinun tai allekirjoitettavaksi kutsuttujen henkilöiden käytettävissä. Esimerkiksi ID-Austria tai saksalainen henkilökortti, jossa on online-toiminto.
2. Alla näet vastaanottajien luettelon. Jos olet valinnut valintaruudun "Aseta järjestys", voit nyt vetää ja pudottaa yksittäiset henkilöt haluamaasi järjestykseen.
3. Klikkaamalla 3-pistekuvaketta voit tehdä asetuksia kyseiselle kierrokselle. Voit esimerkiksi määrittää, että vain yksi henkilö kyseiseltä kierrokselta saa allekirjoittaa/katsoa/hyväksyä muiden henkilöiden puolesta.
4. Klikkaamalla vastaanottajan vieressä olevaa nuolikuvaketta (>) pääset kyseisen henkilön asetuksiin. Nämä selitetään tarkemmin toisessa kuvassa.

Vastaanottajan asetuksissa on seuraavat vaihtoehdot:

1. napsauttamalla kynäkuvaketta voit muokata henkilön henkilötietoja (esim. nimi).
2. Määritä henkilön rooli: voit valita "Allekirjoittaja", "Katsoja" ja "Hyväksyjä". Allekirjoittajan on allekirjoitettava asiakirja. Katsoja voi vain katsella asiakirjaa, ja hyväksyjän on annettava suostumuksensa (hyväksyttävä). Tärkeää: Allekirjoittajat ja hyväksyjät vaikuttavat työnkulun etenemiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että prosessia ei voida saattaa päätökseen, jos nimetty henkilö ei allekirjoita tai hyväksy asiakirjaa. Tämä ei koske katselmoivaa henkilöä!
3. määritä kyseisen henkilön yksilöllinen allekirjoitustyyppi: Henkilökohtainen allekirjoitustyyppi korvaa asiakirjan yleisen allekirjoitustyypin asetukset. Info: Jos haluat, että vastapuoli allekirjoittaa hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella (QES), mutta kyseisellä henkilöllä ei ole QES:ää, voit kattaa tunnistamisesta aiheutuvat kustannukset. Tästä saat lisätietoja oppaassa OnDemand-allekirjoitukset .
4. voit poistaa vastaanottajan klikkaamalla punaista painiketta.

Palaa vastaanottajiin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-kuvaketta.

Toisessa vaiheessa voit sijoittaa allekirjoitussallit ja muut lomakekentät vastaanottajia varten. Jos olet jo määritellyt nämä työnkulussa, ne otetaan käyttöön automaattisesti. Tärkeää: Sinun on määritettävä vähintään yksi allekirjoituspaikka allekirjoittajaa kohti.

1. Tässä näet, mille allekirjoittajalle määrittelet allekirjoituspaikan ja lomakekentät. Voit vaihtaa vastaanottajien välillä pudotusvalikon avulla.
2. aseta asiakirjaan vähintään yksi paikanmerkki vastaanottajaa kohden, jotta voit määrittää hänen allekirjoitusasemansa ja jatkaa. Voit valita allekirjoituksen (koko nimi) tai nimikirjaimet (esim. A.B.). Molemmat ovat vastaavia allekirjoituksia.
3. tästä löydät lisälomakekenttiä, jotka on määritetty vastaanottajalle ja jotka vain tämä henkilö voi täyttää. Aseta ne asiakirjaan raahaamalla ja pudottamalla. (Huomautus: Kentät, joita ei ole osoitettu - ns. yleiset kentät - ja jotka kuka tahansa vastaanottaja voi täyttää, voidaan lisätä valikossa kohdassa "Muokkaa asiakirjaa" tai jos valitset vastaanottajaksi "Ei osoitettu", kun kutsut yhteystietoja).

Kaikkien allekirjoituksen paikanvaraajien ja lomakekenttien kokoa ja sijaintia voidaan säätää. Poista kenttä uudelleen napsauttamalla vihreää X:ää. Vasemmalla olevasta pikkukuvanäkymästä näet, mille sivulle olet sijoittanut lomakekenttiä ja allekirjoituksen sijoitussalpaajia mille vastaanottajille. Pienet ilmaisimet ovat eri värisiä kunkin henkilön kohdalla.

Kun olet valmistellut asiakirjan valmiiksi, napsauta "Seuraava".

Kolmannessa vaiheessa voit määrittää sähköpostikutsun. Suunnitelmasi ylläpitäjä (tai sinä ylläpitäjänä) on saattanut asettaa oletustekstit sähköposteille. Voit mukauttaa niitä. Lisätietoja siitä, miten voit ylläpitäjänä määrittää sähköpostitekstit ennalta, löydät Branding options -moduulista.

1. Määritä aihe: Valitse yksilöllinen aihe, joka näytetään kutsutuille sähköpostin "otsikkona".
2. yleinen kutsuteksti on sama kaikille vastaanottajille. Laadi viesti tai valitse aiemmista viesteistä.
3. voit myös laatia kullekin vastaanottajalle yksilöllisen viestin, joka näytetään vain kyseiselle henkilölle. Tähän voit lisätä esimerkiksi henkilökohtaisia tietoja ja selityksiä.

Voit tehdä lisäasetuksia neljännessä ja viimeisessä vaiheessa:

1. Muistutuspäivämäärä määrittää ajan, josta alkaen automaattiset muistutukset lähetetään. Eräpäivä määrittää päivämäärän, johon mennessä kutsuttujen henkilöiden on saatava toimensa päätökseen.
2. lisäasetuksissa voit esimerkiksi sallia asiakirjan lähettämisen eteenpäin. Jos kutsuttu henkilö lähettää asiakirjan eteenpäin, tämä valtuuttaa jonkun muun henkilön allekirjoittamaan asiakirjan varsinaisen henkilön sijasta. Voit myös määrittää, lähetetäänkö lopuksi viimeistelty asiakirja. Voit myös määrittää sähköpostin kutsukielen.
3. Klikkaa lopuksi vihreää Lähetä kutsu -painiketta lähettääksesi kutsut vastaanottajille.

Päällekkäisilmoitus ilmoittaa, että kutsut on lähetetty. Jos olet tehnyt muutoksia valittuun työnkulkuun, voit päivittää sen. Napsauta vihreää Päivitä työnkulku -painiketta.

Heti kun asiakirja on lähetetty, voit seurata allekirjoitusten edistymistä asiakirjan kohdassa "Vastaanottajat" ja kojelaudassa.

Kutsun jälkeen voit säätää asiakirjan muistutusasetuksia, tarkastella yleisiä asetuksia ja lisätä jälkikäteen lisää vastaanottajia asiakirjaan.

Napsauttamalla henkilön vieressä olevaa nuolta (>), jos hän ei ole vielä allekirjoittanut, voit muokata tälle henkilölle asetettuja kenttiä, lähettää kutsun uudelleen tai poistaa vastaanottajan kokonaan.